高校档案管理存在的问题与对策研究

胡莹

摘 要：本文主要针对高校档案管理展开研究，先提出了其必要性分析，然后通过高校档案管理中存在的问题，重点制定出了几点有效的完善对策，如高度重视高校档案管理工作、加强档案建设的现代化和信息化建设、完善档案收集内容、提高档案管理人员的素质水平、强化服务功能等，借助多方力量和措施，确保高校档案管理工作得以顺利进行下去。

关键词：高校;档案管理;问题;对策

高校档案，可以将学校各个时期的情况真实反映出來，这对于高校各项工作的开展产生了很大的影响，如教育教学、行政管理等。现阶段，在高校档案不断发展过程中，其规模和效益得到了显著增强。但是在高校档案管理过程中，存在着较多的问题，这对于档案管理工作的开展产生了很大的影响。所以要制定可行的完善对策，促进高校档案管理工作的顺利进行，确保档案管理的准确性和真实性，将档案管理工作对高校各项管理工作的作用发挥出来，在整体上推动高校健康发展和进步。

一、高校档案管理的相关概述分析

1.内涵分析

对于高校档案来说，作为高校发展的重要凭证之一，其权威性特点显著，对其内涵进行分析，主要是指高校在科研和教育教学过程中，应实现档案保管模式的顺利转变。高校在保管档案原始记录方面，主要借助于书面材料和声像等。在高校管理过程中，档案管理占据着举足轻重的地位，有效收集和整理档案，借助高校档案的材料，可以对学生成长和学校发展情况等进行记录，其历史借鉴价值和功能显著。

加强高校档案的管理，还可以将一个学校的综合管理水平展现出来，对于国家发展的作用也是比较大的。同时，加强高校档案管理制度的构建，可以不断提高高校发展的成熟度。

2.特点

（1）周期性和专业性。在高校教学管理和教学活动制订的工作计划中，注重学期或学年等因素，并且开展相应的检查工作，所以在教学档案方面，周期性特点显著，需要根据学期或学年来进行档案建设。而在学科档案建设方面，不同学科专业人才所具有的特征是不相同的，进而影响其培养方式，所以要保证人才培养方案制定的科学性与可行性，与各类人才的培养需求相互协调、一致，贯彻落实好专业性原则。

（2）复杂性和多样性。通过对高校档案工作内容的分析，可以看出其复杂性、繁琐性特征比较明显，比如包括教师个人教学档案、专业设置等方面。同时，对教学档案资料形式进行分析，主要以图表、电子等形式为主，可以进一步丰富档案管理工作形式，其多样性特点显著。

二、高校档案管理工作的必要性分析

在高校管理工作实施中，档案管理工作为重中之重，主要对高校从事招生、人才管理、教学以及科研等内容予以了涵盖。一般来说，高校管理的特殊性显著，在档案管理工作中，其学术价值显著。但是在新形势下，市场经济等因素，严重影响着高校档案管理工作的开展，不利于完善档案管理工作，一些档案管理人员缺少良好的思想政治意识和风险意识，档案管理工作整合机制的完善性、系统性不足。基于此，在高校教育发展中，必须要对档案管理工作予以高度重视，采取可行的应对措施，不断优化和改进档案管理工作。

三、高校档案管理中存在的问题

1.对档案管理工作的重视度不足

目前，一些高校尚未正确认识档案管理工作，档案管理人员在认识档案知识结构方面，出现了片面化趋势。在基层部门立卷归档过程中，一些部门的管理者存在着心理误区，难以保证档案立卷的时效性，甚至导致档案材料积压现象的出现。同时，部分学校对档案收集和管理的重视程度缺失，不利于档案管理工作的顺利实施，与学校建设发展进程也出现了一定的差距。此外，一些高校没有充分了解档案知识，在实际教学中，档案管理课程尚未全面开设，诸多学生对档案的了解比较有限，尚未掌握档案的具体内容和用处等。

在宣传力度方面，也存在着不足。档案信息具有高度的潜在性质，档案管理部门要对档案信息的作用予以积极宣传，从而使档案的利用价值充分发挥出来。但是在实际上，档案价值的宣传效果并不是十分理想，高校师生对于档案室内留存的信息并不是很了解，无法将这些档案信息的价值挖掘处理。

2.缺少先进的管理手段

在科学技术的强大推动下，显著提高了高校的办学条件，且计算机技术的应用价值较高，诸多学校对现代化管理设备予以了设置，相比于先进技术，档案管理工作的手段并不先进。比如在基础性管理环节中，如检索和统计等，档案数据库中，条目数据比较常见，这对于档案的处理和应用产生了局限性。

3.档案收集的全面性不足

要想确保高校档案管理工作的顺利进行，必须要收集好档案的信息，在信息收集具有高度的全面性时，可以有效推动档案管理工作，为后续的存储和使用工作奠定基础。目前，一些高校对档案工作的重视程度不足，没有投入充足的人力、物力以及财力，档案管理岗位的工作人员专业素质并不高，在档案收集工作实施方面，收集内容的全面性缺失，且在收集过程中，随意性行为比较常见。在高校档案收集中，要将学校发展中的相关文件、学生的学籍信息、教师的工作历程等涵盖在内。在高校档案资料方面，文字、纸质以及影视等形式的资料尤为常见。但是在实际上，一些学校仅仅对师生的个人档案予以了收集，而且信息收集过于集中在文字形式这一方面，音视频的资料比较少。再加上部分收集工作的工作态度较不严谨，无法有效增强档案信息的真实性和合理性。

4.档案管理人员的综合素质难以保证

相比于其他工作，档案工作具有广阔的涉及范围，而且具有较高的专业延续性，特别在高校不断深入改革过程中，明确提出了对档案管理人员的要求。对于档案管理自身而言，要对档案名目予以了解，并对各档案的用途进行明确化，发挥出档案对推动高校持续发展的重要性。科研和教学工作的综合性较为显著，档案管理也具有一定的繁琐性，要想满足各方实际需求，要求档案管理人员要对档案的基本用途予以了解，做好归类整理工作。但是在实际上，一些高校档案管理发展速度并不快，对于高校长远建设存在着不利影响。此外，由于网络化的迅速普及，加强电子档案的构建非常重要，档案管理中，要注重基础计算机操作的提升，且研发能力也要高度重视。

5.服务性理念有待提升

在高校档案管理过程中，尚未对教育服务性准则予以深入分析，所以在一定程度上无法保证档案管理工作的服务质量，而且管理者欠缺良好的服务意识。高校档案管理者，也没有做到对学生的教育特点的深入性分析，科学性理念尚未在档案管理中得到广泛应用。基于此，不利于更好地协调和管理高校档案管理各个方面，系统化理念有待进一步强化。

四、高校档案管理工作的完善对策

1.高度重视高校档案管理工作

在高校档案管理中，要提高其重视程度。在日常工作中，要积极宣传档案管理工作，积极渗透档案管理的安全意識，推动档案管理影响力的增强。同时，高校档案管理人员要树立高度的服务理念，具备为使用者提供服务的能力和水平，不断提升广大师生的重视程度，大力支持档案管理工作的开展。

在宣传力度方面，在开展档案利用工作中，要保证档案利用者对档案的作用予以了解和掌握，将档案信息的内涵进行高度明确。所以档案管理人员要做好宣传工作，激发档案利用者在档案利用工作中的参与热情，通过积极献言献策，更好地开展档案利用工作。档案利用者也要对检索档案信息的方法加以了解，保证档案使用的准确性。在宣传工作中，档案管理人员要加强新媒体技术的应用，为提高宣传效果助益。

2.积极构建高校档案管理相关机制

要想促进高校档案管理工作的顺利进行，加强完善的管理机制是至关重要的，其中，监督机制的构建必不可少，可以促进高校档案管理工作顺利进行。借助档案管理相关机制，可以将档案的管理职责予以明确化，不断提高责任的细化程度，引导档案管理人员将自身的职责和义务践行到位，进一步规范高校档案管理工作。同时，领导监督机制也要进行不断加强，定期检查相关档案管理工作，如果存在不完善的地方，应加大调整力度，确保档案管理方案具有较高的规范性和完善性，并将档案管理相关程序和流程予以简化，基于自上而下视角，确保管理制度的规范化程度，从而实现高校档案管理的制度化发展目标。

需要注意的是，在档案管理相关制度中，要提高对档案存储制度完善的高度重视，在档案存储过程中，应使存储制度具有固有性。在档案存储制度的帮助下，合理分类档案资料，对档案资料的形式进行分析，使划分区域具有较高的固定性。而要想将使用和管理效果提升上来，应从档案具体内容出发，确保类别划分的严谨性和科学性，同时加强编号机制的构建，确保查阅的准确性和迅速性。在档案室的存储管理过程中，应确保专职人员具有较高的专业化水准，定期进行清洁和维护。而且还要对档案资料的重要性进行考虑，必要时备份管理是可取的。

3.加强档案建设的现代化和信息化建设

要想不断提高档案利用的合理性，需充分发挥出资源库的作用，其中，要提高对现代化建设的重视程度，对科技整合档案予以合理应用，使档案的安全性和完整性得以显著提升，并将其存放时间予以延长。在网络技术的帮助下，可以大大提高档案信息处理水平，并且借助部门之间的密切配合，促进其工作效率的提升，并准确传输档案信息，使档案信息的时效性得以顺利增强。各个高校在对档案目录数据库进行开发的同时，要将馆藏开放档案的全文扫描工作落实下去。在扫描过程中，如果档案出现破损和老化等现象，要使其在档案馆网站中体现出来，为网上全文检索提供便利性。各个高校要遵循全校性原则，积极构建统一数据平台，不断提高档案管理系统与其他部门管理系统的兼容性，避免信息孤岛问题的出现。基于此，可以实现校内档案信息资源的共享目标，而且还可以给予电子档案的同步归档强有力的保障。

4.完善档案收集内容和拓展工作范围

（1）完善档案收集内容。在档案收集过程中，如果出现片面缺失现象，要对档案的收集内容予以不断完善。从学校自身实际情况出发，以文件和制度的形式，明确规定档案的收集内容。在该文件中，要对档案管理需求进行分析，将档案的收集范围一一列出，准确核定收集的具体档案内容，避免档案收集内容遗漏现象的出现。在对档案收集内容进行确定方面，要遵循服务师生的宗旨，准确划分其范围。要想不断提高档案收集的完善性，定期开展对档案管理人员的培训，严把档案资料的内容关，并对统一的文件格式予以规定，不断规范档案管理工作，促进后期正常的使用和存储。此外，在高校档案信息收集中，要突破文字形式资料的局限性，专门收集重要的一些影视资料。

（2）在完善高校档案管理工作过程中，要遵循和落实档案法，集中整合文字和图像等相关信息，确保与高校档案管理需求相符。首先，要想将档案管理价值发挥出来，应考虑好不同行业材料的变化情况，不断提高整合范围。其次，对档案管理工作的本质属性进行分析，旨在将历史从事的活动记录下来，所以要将高校档案管理工作范围拓展开来，不断优化档案管理工作。

5.提高档案管理人员的素质水平

在档案管理水平方面，高校档案管理人员的素质非常重要。首先，档案管理人员要具有高度的责任意识和综合素质，而且优先考虑任职时间较长的同志，其工作能力和经验丰富都比较明显，具备了档案工作必需的细心和耐心，与档案管理工作需求相符。其次，由于档案管理工作涉及到较多的内容，且专业性显著，所以在上岗之前，要加强专业培训的实施，推动人员专业技能和操作能力的提升。最后，面对档案管理人员变动频繁这一问题，老员工应将自身的帮传带职能发挥出来，为新员工顺利进入工作状态提供便捷，避免档案管理工作“断线”问题的存在。

6.强化服务功能

要对领导决策加以服务。档案可以对诸多教职工的工作内容予以记录，借助其信息将学校发展进程反映出来。在档案资源储存过程中，档案管理人员要发挥出档案信息的理论扶持，为学校改革发展提供动力，并明确学校未来的发展方向。学校领导通过档案信息，可以为相关决策提供证据，促进学校工作的顺利进行。

对教学科研加以服务。在信息化时代的推动下，学校要加强现代信息技术的应用，促进教学活动的顺利实施。档案管理人员要将多媒体技术的功能发挥出来，对教学科研方面的档案信息予以深度挖掘、开发。在信息手段的帮助下，对这些信息予以转换，将档案信息的共享范围拓展开来，为档案信息使用人员对档案信息的处理提供便利，共享档案信息。

对各类咨询查证加以服务。在校园中的相关文件等资料中，要存储和管理好档案信息，为师生对该信息的查询和访问提供便利性，彰显其服务功能。

7.加强高校档案管理的科学性建设

在信息化社会出现以后，有助于实现现代化与高校档案管理工作的融合。借助计算机技术的应用，使人们的生活出现了翻天覆地的变化。在高校档案管理中，应加强科学性和信息化的渗透，确保与现代化发展需求形成高度的适应性。在高校档案管理工作中，应密切联系现代科学技术，避免档案管理流程过于复杂化、繁琐化，推动大众化在高校档案管理中的逐步落实。

结束语

综上所述，在高校档案管理工作中，要认识到其中存在的问题，采取有效的完善对策加以应对，比如要高度重视档案管理工作，加强档案建设的现代化和信息化建设，发挥出信息化应用的优势，并且不断完善档案收集内容，确保档案信息的全面性和真实性。基于此，在高校档案管理工作全面落实以后，有助于高校各项管理工作的实施和推进，发挥出强有力的支撑性作用。

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（作者单位：广东财经大学）