信息技术在高职院校档案管理中的应用

吕伟

摘 要：目前来说，大多数高职院校在进行档案管理工作的过程中逐渐抛弃了纸质档案，使用电子档案进行教学信息与招生信息以及科研信息的传递，但是在这一过程中产生了一些尴尬的现象，也就是学校档案管理工作中，很多依然是将纸质信息作为主要使用方面，在这样的情况之下，适应当前高职院校的改革，需要来将其从纸质档案逐渐转变成为电子档案，并且其逐渐成为在高职院校之内进行档案管理工作过程中的重要内容之一，需要对其进行深入的研究，在这一过程中需要了解计算机信息技术在高职院校档案管理中的作用，从中找出其存在的问题，从而提出与之对应的对策，促进信息技术在高职院校档案管理中的应用与发展。

关键词：信息技术;高职院校;档案管理

一、信息技术在高职院校档案管理中的应用

1.信息技术在高职院校档案管理中的优势

（1）提高档案的严密性

在档案进行保存的早期大多使用纸质档案来进行信息的保存，但是随着时间的推移，逐渐出现页面泛黄，导致自己不清晰，使得很多珍贵的档案无法进行良好的保存，甚至经常会出现档案丢失等情况，影响了档案管理的工作质量。其主要因素是档案管理工作较为繁琐，很难快速的进行核对，但是通过进行计算机信息技术的广泛使用能够让管理人员在进行档案的管理过程中进行数据库的使用，这样不仅方便查找，并且能够迅速的对其进行调取，通过进行密码的设置能够提升档案的保密度与安全度，想要进行档案的调取需要进行密码的输入，否则无法获取档案内容，提升了档案的严密性，有效防止档案盗取情况的出现。在这样的情况之下管理人员进行档案管理更加的轻松，增加了档案的严密性与安全性。

（2）提高归档效率

高职院校的档案种类多、数量大，仅仅依靠人力难以快速对档案进行分类整理，导致档案管理工作进展缓慢、效率低下。为了改变现状管理者应积极学习使用网络技术，计算机信息技术，从而功能灵活的使用计算机程序，从而能够快速读取机密文件，提高档案管理的质量。与传统的档案管理方法相比，计算机信息技术有很多优点，使管理人员感受到管理工作非常轻松。在工作中，计算机可以节省员工时间，高效存档，压缩不同的文件信息，备份和保存，防止文件丢失。在这一过程中，档案管理人员在搜索栏输入关键词，根据文件的类型，根据不同的文件类型，分类存储，从而方便日后查找与使用，在这一过程中极大的减轻了人力负担并且提升了档案管理的工作效率。

（3）方便检索和储存

在进行档案管理的过程中需要着重的进行档案的分类，否则必然会难以查找需要的档案。所以需要明确档案的总量、信息内容以及类别，之后使用信息技术来进行档案信息的检索，其目的是为了方便的进行信息的存储与查找。在进行查找的过程中只需要进行时间与关键词语的输入能够快速的进行档案的查询。同时进算计能够有效的进行存储不足问题的解决，减少占地面积，将档案信息压缩在文档之中，自动的进行信息的存储，这一过程高效快速并且能够进行大量时间的节省有效的进行了工作效率的提升，在这一过程中可以使用二维码进行档案信息的存储，方便进行档案信息的查找，同时，新时代档案管理人员需要紧跟时代的步伐，使用计算机信息技术来进行档案的存储，提升档案的时效性与有效性。

（4）提高档案传递速度

在高职院校中对于信息技术的合理运用能够在一定程度上提升档案信息的传递速度。具体来说以3亿字的文档来说，纸质档案需要使用车辆来进行资料的搬运，但是电子档案与之不同，其仅仅需要一张存储卡就能够完成档案资料的调查与使用，这样的差距在其中是显而易见的，同时其能够有效的提升档案传递的速度与安全性，通过网络闪存的速度很快，能够良好的进行信息的传递。在高职院校中不可避免的会经常的用到档案信息的传递，具体来说例如对于学生毕业证的发放等方面，但是如果使用纸质档案，必然只能够对相关文件进行邮寄，但是这样的情况极容易造成文件的丢失，但是这样的档案的使用對于使用者来说具备极大的影响，所以需要进行电子档案的使用，电子档案提升了档案传输的安全性。

2.信息技术在高职院校档案管理中应用的风险

（1）档案的安全性风险

电子档案的存储具备存储空间小，读写速度快的特点，其决定了电子档案存储设备的丢失与损坏必然会造成严重的后果，与纸质档案来说其损害更大。此外，由于信息时代，进行信息的存储必然是使用相同的字体对其进行标识，这也使得其没有手写汉字的字迹的特点，这样的情况使得其一旦出现多份档案的情况下很难进行其档案真假的辨认，这样的情况对于档案所有者的影响很大，网络的普及极大地增加了进行档案传输的便捷性，但是与此同时也增加了档案的安全性分风险，其为不法人员进行档案的获取与改变提供了方便。在高职院校中其档案管理通常是及西宁教师与学生信息的保存，所以在这一过程中需要对其安全性进行重视。

（2）数据的完整性风险

进行档案管理中传统档案在进行管理中容易发现其进行录入过程中的错误，并能够对其进行修改，但是在电子档案中如果出现录入错误很难发现，更加不容易对其进行修改，与此同时由于电子档案多数会使用批量处理的方式对文件进行设置，使得其一旦出现错误其后果极为严重。电子档案与传统档案进行对比往往会放置于更加开放的环境中，但是如果无法对档案资料进行及时的更新必然会导致学生与教师信息不够全面。同时，电子档案能够与现代办公设备进行共同使用，设备中一旦出现程序性问题很容易导致档案的损坏，这也是高职院校在进行电子档案使用过程中需要注意的一方面。

（3）档案的长期性风险

计算机技术在档案管理中的应用是随着信息技术不断发展逐渐产生的技术，但是现代信息技术的迅速发展使得新技术在不断的进行出现，在高职院校中使用电子文档进行档案的存储能够将其存储在不同的媒介之中，但是信息的储存对于档案管理具备重要影响，需要特定的设备对其进行保障。不断发展的现代信息很难保障设备的稳定性，具体来说如果使用特定的存储设备进行信息的存储，但是在信息进行发展的过程中很难保障设备会不会在未来的信息发展中逐渐被淘汰，并且在这样的情况之下一旦存储设备被损坏必然难以找到合适的硬件对其进行改善，无法进行资料的存储与读取，这样情况的情况的出现在无形之中剪短了电子档案设备的寿命，需要及时的进行相关设备的更换，对于档案的存储来说是十分不利的并且这样的情况很难对其进行改善。

二、计算机信息技术在高职院校档案管理中应用存在的问题

1.信息技术的利用程度不高

近年来，随着信息技术的重要性的提高，信息技术得到了快速发展，现代信息技术逐渐被应用到实际生产中，例如，如物联网、大数据和云计算技术，但是从整体层面来说，我国高职院校现阶段在文档管理力信息技术应用相对较弱，在高职院校的档案管理中，大部分仍是采用传统的信息技术。例如，很多高职院校仍然以简单的计算机技术为主要应用技术，一些高职院校已经实现了文件的网络化管理，但在文件资源共享方面还存在很大的局限性。

2.信息化档案管理的基础设施不完善

高职院校的文件及资料管理应采用信息技术，这也需要高职院校具备比较完整的信息技术基础，但大部分高职院校对信息技术基础设施的建设并不重视。首先，目前大部分的高职院校没有充分了解档案信息管理的重要性，这也使得其没有话费大量的资金来建立信息化档案信息管理。其次，信息化档案管理设施建设需要具备专业的售后服务和管理人员，因此必然会在一定程度上导致管理费用增加。目前我国大多数职业院校在资本开发和实力方面相对薄弱，并且其有限的资金大多数被用在了进行师资力量的建设之中去，对于信息化档案管理基础设施建设不完善。

3.工作人员素质不高

目前在高职院校中，其档案信息管理工作人员的整体素质并不是很高，但是信息化档案管理对工作人员的信息技术水平具备较高的要求，这也使得高职院校中档案管理的工作人员无法对其进行良好的适应。其整体素质的不足对于档案的信息化管理的实施造成了一定的阻碍，同时，在部分高职院校中还使用传统的档案管理模式，甚至部分员工没有与信息化档案管理接触过，使得很多工作人员根本无法进行信息化的档案管理，这样的情况出现使得其无法进行信息化档案管理的实施，所以需要对其进行优化。

三、信息技术在高职院校档案管理中的应用策略

1.重视信息技术在档案管理中的应用

目前，部分高职院校在进行档案管理过程中使用的信息技术手段较为薄弱，现阶段高职院校的管理者对于信息技术的档案管理使用并不关注，这也是导致信息技术无法在高职院校进行良好应用的重要因素，所以高职院校需要对信息技术在档案管理中的重要性进行高度的认知，积极的将信息技术应用在档案管理之中去，同时档案管理工作者需要能够充分的认知到进行信息技术管理的重要性，从专业的角度进行出发，对其中的信息技术应用进行更加全面的理解，及时将其信息传递到领导层之中去。

2.加强档案信息化管理基础设施的建设与使用

（1）档案信息化管理基础设施的建设

进行档案管理信息化需要进行基础设施的优化，针对于目前高职院校在档案管理试试过程中其基础设施薄弱的情况，需要进行档案信息化管理基础设施的优化，在进行高职院校的管理中需要提升对于档案信息化管理的投资力度，通过这样的形式来提升对档案信息化管理资金的投入力度，通过这样的手段来为档案信息化管理的实施提供必要的支持，与此同时还需要从软件与硬件两个方面共同进行信息化档案管理基础的优化，具体来说，从硬件方面需要进行激光扫描仪与打印机等现代档案管理所需要的输出设备的购买，通过这样的手段来实施档案管理的电子化。从软件层面来说，需要进行档案管理的信息平台的建设，从而实现档案管理的信息化，并且在这一过程中需要建立专业的局域网，或者是档案管理专业平台，通过这样的软件设施的优化能够良好的提升档案信息化管理的实施速度。在高职院校中进行档案信息化的试试需要建立与之进行对应的数据库，在这一过程中，档案的目录与数据库需要与纸质档案进行良好的链接，这也是实现纸质档案转变为电子档案的重要手段。所以其要求数据库中的每一份未见都能够对应纸质文件的存放位置，只有建立科学的档案数据库才能够保障档案查询的快捷与有效性。

（2）档案信息化管理的使用

对于档案信息化的使用需要结合高职院校的具体网络条件以及电子档案建设情况甚至是政府的服务玩，通过多种方式来最大限度的将电子档案的作用进行良好的发挥，具体来说：

首先需要使用学校的局域网，为教师与学生进行电子档案的实施，这也是其根本任务，在这一过程中进行电子档案的实施需要通过学校局域网奖励能够面向元校内师生的服务平台，从而保障高职院校的教师与学生能够通过这一平台来进行电子档案文件夹的共享在这一过程中需要注意，电子档案服务平台的利用与开发存在一定差异，在这一过程中学校可以使用模糊查询来进行查询效率的提升。也可以使用全称输入从而进行精准查找。

其次，要充分的进行政府网络的使用，高职院校是为了向社会提供高素质人才所成立的，所以需要建立与之对应的服务平台，从而良好的提升毕业生的就业率，通过这样的方式来为学生在毕业后能够找到适合自己的工作。

最后则是需要良好的使用公众网络的建设，来进行公众档案信息服务平台水平的提升，公共档案服务与档案资源的社会共享是其有效的途径之一，有利于公共网络建设，服务于社会平台的需求，促进学校进行有价值的信息的保留，能够更好的了解社会需求，保障教师能够时刻了解社会前沿发展，通过会这样的情况来使得高职院校对于学生的培养能够与社会的发展的需要相契合。

3.提高档案管理工作人员的素质

对于目前档案管理人员素质偏低的情况，需要有效的进行档案管理人员素质的提升通过多种途径满足高校进行档案管理的需求。具体来说，有必要从以下几个方面着手：第一，加强对档案管理人员的培训。例如，可以通过定期举办讲座或对员工进行定期的入职培训来提高高职院校档案管理人员相关技术。第二，招聘具备信息技术档案管理能力的员工来进行这一工作的实施。目前高职院校文件和档案管理属于文职工作，所以在文职人员招聘有必要招收专注于信息技术能力的员工，对于具备一定的信息技术能力的人员优先考虑其入职;第三是将员工的信息档案管理能力作为进行员工评估的一个标准，并针对员工信息技术使用能力来进行其整体薪资待遇的调整，将其作为其中的一个重要方面。

结论

信息技术的发展能够有效的促进社会各方面的进步。良好的进行信息技术的应对于高职院校档案管理具有重要意义。高职院校的档案管理工作人员需要能够与时俱进，良好的进行信息技术的使用，将其良好的运用到档案管理工作中去，将纸质档案上传到档案管理系统之中去，从而方便对其进行整理，在进行文档的查找的时候能够随时的进行文件的查询，病对其进行良好的保存与传输，通过进行计算机信息技术的使用能够有效的进行档案管理工作效率的提升，可以在一定程度上增加档案管理的实用性与先进性，有利于提升档案管理的工作水平，促进高职院校档案管理工作的顺利发展。

参考文献：

[1]刘 莹.计算机信息技术与机关档案管理工作的融合[J].电脑知识与技术，2019

[2]黄 宁.计算机信息技术在高职院校档案管理中的应用[J].湖北工业职业技术学院学报，2019

[3]王雅喆.計算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].电子技术与软件工程，2019

（作者单位：高密市高级技工学校）