新形势下档案管理现代化问题及改革对策

王素娟

摘 要：新形势标志着我国社会市场经济进入全新的发展阶段，推动着我国档案管理工作的全面发展，为档案管理现代化、信息化、数字化建设奠定了坚实的基础，然而在迎接新时代挑战的过程中，档案管理现代化却面临着诸多问题，极大限制了档案管理事业的长远发展，难以满足新形势对企业长远发展的需求。因此在档案管理改革进程中，应解放思想、开拓创新，突破传统档案管理理念，寻求出全新的发展途径。本文集合档案管理现代化中所存在的问题，提出相应的改革原则及路径。

关键词：新形势;档案管理;现代化

引言

在信息社会蓬勃发展的过程中，计算机互联网技术得到了广泛普及与应用，使得我国档案管理不断向现代化的方向发展，切实地实现了档案事业的现代化发展目标。根据理论阐述及实证研究能够发现，档案管理现代化具体指档案管理工作在信息、资源、技术等层面上的现代化与规范化，是利用互联网思维、科学方法及现代化手段对传统档案管理进行有效的统筹与规划，实现提升工作效率、社会效益及经济效益的发展目标。新形势标志着社会经济的现代化发展趋势，明确了现代化发展的渠道及思路，推动了档案管理的信息化、现代化、自动化发展的进程。然而在档案现代化发展的过程汇总依旧存在着诸多的问题，深入分析档案管理新问题的形成原因，发展机制及改革路径，能够有效推动档案管理现代化的发展进程。为我国档案事业的健康发展，指明鲜明的发展方向。

一、档案管理现代化内容与重要性

1.档案管理现代化内容

新时期发展过程中，档案管理模式发生改变，同时，档案管理现代化也出现很多新的管理内容。在采用现代化档案管理方式和内容的过程中，最主要的是档案工作技术的现代化，通过档案工作技术的现代化工作方法，实现对档案的有效查找、记录、整理，这种现代化的工作方法是以先进的设备和技术为基础，不断达到优化档案管理流程、实现各方面档案信息内容共享的目标。同时，在档案现代化管理过程中，对于档案管理标准化工作也提出新要求，需要档案管理人员，结合现代化档案管理工作的相关标准和依据，实现对档案信息工作的有效记录和整理，进而保障相关资料在应用的过程中更加方便，提升档案管理工作效率和质量。对于档案管理现代化人员的能力和素养也提出新要求，需要通过档案干部知识化的方式，提升档案管理人员较高的素养和能力，并且还要在档案现代化管理工作中，具有计算机技术使用和创新能力，合理对档案管理现代化设备，进行优化和管理，从而最大程度地满足新时期背景下的现代化档案管理工作需求，提升工作质量和发展效率。

2.重要性

档案管理在现代化发展过程中，通过现代化档案管理模式和方法，有助于满足档案数量快速增长的实际需求和客观需要。并且经济的快速发展，使得档案管理的信息内容变得复杂多样，为有效提升档案分类记录、整理的质量，减少工作花费的时间，需要通过现代化的档案管理方法，对各单位数据资料进行合理统计和整理，并且发挥现代化技术和计算机技术，促进档案管理工作效率提升。同时，档案管理在现代化过程中，还存在缺乏档案管理意识、投资力度有限的问题，这给档案管理工作带来很大挑战。所以，加强档案管理现代化发展，利用信息化技术管理档案资料和数据，对于档案信息高效处理和精准利用起到积极作用和影响，也能间接地提高档案管理人员对档案管理工作的正确认识和理解，全面参与到现代化技术和计算机信息技术的学习当中，实现对信息资源和档案信息的高效分类处理，极大促进工作效率提高。

二、档案管理在现代化过程中所存在的问题

1.科学认识缺乏

现阶段，我国社会群体及单位机构对档案管理缺乏规范意识，简单地认为档案管理是对作业流程、人员信息的总结与记录。在档案建立及存储后，也很少能够帮助单位提升现有的经济收益、社会效益及体系改革，很少得到充分地应用。甚至存在部分单位或部门无法深入理解档案管理现代化发展的价值与意义，无法及时地提供技术与资金层面上的帮助。导致档案管理设备、技术及方法不能真正地引入到档案管理体系中，致使档案管理依旧沿袭传统的分类、整理、记录等作业体系。由此可知缺乏科学认识是阻碍档案管理现代化发展的重要原因及基本问题。在现代化、信息化、数字化发展的过程中，管理阶层应深入理解档案现代化的价值与作用，从档案管理改革的角度，创新管理方法，提升管理效率，增强档案管理在经营管理、政务管理中的作用，使現代化思维真正成为我国档案管理健康发展的思维枢纽及理论引导。

2.投入力度有限

在档案管理现代化发展的过程中，企业所面临的最大难题是经费有限。由于档案管理在经营管理、组织架构中的作用与价值不够突出、不够明显，导致管理经费有限，难以配置信息化设备，尤其在基层单位及中小企业中，依旧存在档案馆管理设备简陋、基础条件差、管理工作不标准、不规范等问题。并且在传统管理模式上，依旧存在着诸多的问题。根据现代化发展的理念及要求，提升资金投入比例，改革管理模式，深化信息化发展理念，是档案管理信息化、现代化发展的必然要求，如果相关资金、设备及人力难以满足现代化建设的需求，将导致现代化建设论文形式、纸上谈兵，无法切实地深入到单位建设、企业发展及政务管理等层面中，难以真正地推进现代市场经济的发展需求，进而阻碍了档案事业的健康发展，丧失了基本的功能及作用。

3.缺乏标准和规范

标准化和规范化是我国档案管理信息化、现代化发展的有机组成部分，是社会各领域实现现代化的基本要素及制度保障。能够使社会各行业部门在现代化建设的过程中，有章可循、有理可依，规避档案管理管理混乱、责任不清，制度模糊等问题。然而根据相关调查显示，我国部分单位及部门在档案管理层面，存在着明显的不规范、不标准等问题，导致存储不合理、分工不明确，随意使用、随意整理等问题。进而给企业其它工作及活动带来不便，进而使企业蒙受损失。虽然我国相关政府部门对档案标准化、规范化提出了严格的要求，部门及单位领导也深刻认识到问题地严重性，但在实际的现代化建设与工作中，该类问题依旧难以得到有效地解决。

4.忽略人员专业培训

档案管理现代化发展，需要增强对管理人员专业培训工作的重视，进而才能在档案现代化建设和发展中，防止档案现代化管理工作缺乏专业性的问题发生。从目前发展形势来看，新时期背景下的档案管理现代化发展，还存在忽略人员专业培训的问题。由于档案管理工作上的投入有限，进而使档案管理工作在推进中，对于档案管理人员的培训工作较少。通常是对人员进行简单培训后，让其进行档案管理工作，在有效提升档案管理人员安全意识和风险意识方面存在不足。此外，虽然相关部门对档案管理人员进行档案管理系统操作和问题处理能力方面的培养，但是在增强档案管理人员维护档案信息安全性的能力上缺乏培养力度，进而很难避免档案管理现代化发展过程中专业性错误的发生，影响相关工作的现代化发展，也会降低档案现代化发展与管理工作效率。

三、档案现代化的改革思路

1.解放思想

档案现代化中的解放思想，主要指改变传统档案管理的理念及观念，采用新的工作方式及模式，推动档案管理工作的持续发展。其理论内涵是破旧唯新，打破旧思想、旧理念，建立新模式与新方法，其实践基础是传承与发展，保留传统方法、传统理念及传统模式的精髓，去除影响现代化建设的制度、观念及认识。简而言之，就是在保留有利思想、实践经验的前提下，改变，去除传统的工作方法、模式、环节及流程。现代化是新形势下，社会发展的主要内容及重要方向，因此企业及单位要想获得发展，就必须打破传统的认识，建立创新理念，通过继承与发展，解构与重构的过程，推动现代化建设的进程。

2.开拓创新

解放思想是前提，开拓创新是关键。在档案管理开展现代化建设工作的过程中，负责人应提升自身的创新思维、创新理念、创新能力，在打破传统模式、理念及认识的基础上，结合“互联网+”的思想，构建全新的档案管理体系及模式，形成新的管理方法、技术及路径。然而开拓创新，并不仅仅局限在档案管理内，更应注重档案管理的应用范畴、实践模态，使档案管理与单位及企业的组织管理、经营管理、财务管理相联系，使其延伸到部门及企业的各个环节及范畴，提升档案管理的时效性与针对性，使档案现代化逐渐成为企业现代化发展的阶梯与基石，使其真正成为经营管理、组织建设的重要组成部分。

3.思维革新

根据现代化思想及理念，能够发现档案现代化发展的主要内容，是应用现代技术、前沿设备、信息化手段革新传统的工作模式、体系的过程。这便要求企业从信息化技术的角度，探析档案现代化发展的途径及渠道。通常来讲，“互联网+”思想是影响档案管理信息化、现代化建设质量的关键因素，如果企业负责人不能内化“互联网+”理念，将导致信息化建设停留在表面，无法深入到档案管理体系当中，无法形成真正意义上的档案信息化建设目标。“互联网+”理念要求档案管理者根据信息化内容、技术，解构传统的工作模式及发展体系，围绕信息内容及技术，构建全新的制度体系及发展机制。因此提升“互联网+”理念，是推动档案现代化发展的先决条件

四、档案现代化改革路径及策略

1.增强科学认识，创新档案管理制度

首先，部门及单位领导应明确新形势对单位发展的影响与挑战，深化档案管理在经营管理、政务工作中的价值与作用，明确档案管理现代化的发展目标，提升自身对档案管理的科学认识，进而提升档案管理方面的设备投入、资金投入及资源投入，推动档案管理事业的长远发展。其次，加强思想教育，提升管理人员、部门人员在档案管理中的思维理念，深化现代化在档案管理中的意义，引导相关人员将档案管理现代化作为自身职业发展、岗位发展的基石。最后，为有效推动档案现代化建设的进程，提升现代化发展的有效性与实效性。相关政府部门应通过构建政策机制、规章制度的方式，推动档案现代化的健康发展，提升单位人员的现代化认识。

2.创新应用方法，增强档案管理实效

首先，档案管理部门应深入理解“互联网+”理念，将信息技术、数字技术的理念融入到档案现代化建设的过程中，以信息化技术的特征、特点及内容，重新构建档案管理的录入、整理及分类过程。其次，构建部门联动、协同发展的工作机制，企业应构建实体档案录入与电子档案整合的双向发展机制，即在保持原有的档案录入环节不变的基础上，利用信息技术，将不同部门的档案资源及内容共享并传输到档案管理系统中，形成与实体档案相对应的电子档案。随后根据实体档案的内容，调整电子档案，从而为档案现代化建设奠定基础。最后，在设备引进与应用层面，由于档案管理工作对企业或单位的组织工作作用不明显，处于资金考虑，企业可将日常档案管理业务委派给第三方机构，使其为企业档案管理事业的发展，提供技术支持。

3.构建档案系统，实现档案现代化建设

档案管理系统是档案现代化建设的基础保障，同时也是影响档案管理事业制度化、规范化、标准化发展的重要前提。因此企业在档案管理现代化发展的过程中，应围绕信息系统，构建出规范、标准的档案管理机制。首先，企业应根据“互联网+”理念，构建规范化、标准化的管理机制，尤其在互联网技术得到广泛应用的背景下，企业及部门应明确现代化发展的趋势，使信息资源在流通的过程中，更加规范、标准。其次，在添加空调、复印机、打字機、计算机、扫描仪的基础上，引入云终端、服务器、电脑机房等信息化设备，根据档案管理需求及内容，构建富有实效性的档案管理系统。

4.加强人员培训，提升管理人员专业性

为推动档案管理系统化发展，还需要加强对档案管理人员的培训，提升管理人员专业性与能力。在培训档案管理人员的过程中，不仅要增强档案管理人员的专业能力和信息技术使用能力，还要强化档案管理人员在现代化管理系统中的风险防范意识和信息安全意识，进而才能在档案管理系统运用的过程中，具有维护档案信息安全的能力，更好实现对相关档案的合理管理与维护。此外，在专业化培训的过程中，为防止档案管理工作出现专业性错误，还可以采用强化档案管理人员信息化素养与能力的方式，让其更好通过现代化管理方式进行工作。从而最大化的提升档案管理现代化发展质量，保证企业档案管理工作的顺畅运转。

结语

档案管理现代化对推动我国企业现代化发展具有着重要的发展作用，能够有效提升现代化建设的质量与实效，使档案管理事业呈现出自动化、智能化的发展特征。然而针对现代化建设中所存在的问题，企业应解放思想、开拓创新，积极地创新现代化应用方法、制度体系及管理模式，使档案现代化，真正成为企业发展的有机组成部分。

参考文献：

[1]潘 昕，李名家.高校档案服务校园文化建设的实践与思考——基于档案管理现代化的视角[J].华中农业大学学报（社会科学版），2013

[2]陈永成.档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势[J].中国档案，2003

[3]刘光伟.档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势[J].四川档案，2006

[4]刘中祥.新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策[J].中国卫生产业，2018

（作者单位：1.山东省农业可持续发展研究所;

2.农业农村部华东都市农业重点实验室）