机构改革背景下的机关档案接收与管理工作探析

王岩

摘 要：在机构改革背景下，如何做好机关档案接收与管理工作，是目前迫切需要解决和值得我们深入探讨的问题。本文首先论述了机构改革背景下机关档案接收与管理工作的重要性及流程，然后指出了机构改革背景下机关档案接收与管理应当注意的问题，然后通过分析指出了机关档案接收与管理工作存在的问题及原因，然后提出了解决机构改革背景下机关档案接收与管理问题的途径，最后对机构改革后机关档案管理工作进行了展望。期待本文的研究能够为机构改革背景下的机关档案工作提供可资借鉴的参考。

关键词：机构改革;机关档案;接收;管理

自2018年机构改革方案的提出，至2020年机构改革工作的不断推进，机关档案的接收与管理始终都是一项重要的工作。这项工作与机构改革单位的职能撤销、调整、合并同步进行，保证了职能部门工作的连续性和思想性。基于档案接收与管理的重要性，如何做好这项工作就成为了在机构改革背景下迫切需要探讨的问题。目前的机关档案接收与管理中存在着一些问题，如一些单位的业务人员对档案管理的重要性认识不够致使档案收集不全面、不规范，档案在移交过程中由于交接单填写不完全导致责任不明确和档案的错漏丢失，档案移交的单位不明确，不知道档案整理完要转交到何处，等等。对于这些现实存在的问题，如果不能很好地加以解决，就会造成档案资源的破环和难以挽回的损失。

一、机构改革背景下机关档案接收与管理工作的重要性及流程

科学规范的档案管理工作能够有效地提升单位管理的效率，这是因为其既能够为单位的领导层提供准确的人员岗位调整依据，也能够为管理人员及时了解单位的整体状况提供帮助，为广泛开展有益合作奠定基础。档案管理人员只有不断地更新管理理念、创新管理模式，才能做好档案管理工作，才能够使档案能够真实地、全面地反映出本单位的整体情况。近三年来，国家推行的机构改革涉及到了绝大多数的机关事业单位，撤并建是机构改革的核心内容，具有极强的专业性和保密性，因此在机构改革的背景下，如何做好机关档案的接收与管理工作显得尤为重要。档案接收与管理工作做得好，就能够给日后的查考工作提供便利;反之，就将为日后的工作带来接续困难、无据可查等困扰。机构改革背景下机关档案接收與管理工作的流程主要是：首先，要按照政府办公厅印发的有关档案工作意见，结合本市区档案管理的实际情况，制定出详细的机构改革期间档案接收管理预案。然后，对涉及改革的单位进行详细的调查摸底，掌握各单位的业务开展情况及档案数量、管理员等的情况，并根据这些情况制定出档案接收计划和时间表。最后，根据改革期间档案接收与管理预案和调查摸底结果，有针对性地对各单位的档案做不同的档案移交处置。

二、机构改革背景下机关档案接收与管理应当注意的问题

第一，档案管理部门应当提高工作的积极主动性，主动出击，成立档案接收与管理工作小组，制定工作预案并对涉改单位的情况进行摸底调查，为档案的接收与管理工作打好基础。第二，档案管理部门应当加强对涉改单位相关人员的培训，使他们能够及时了解档案局与档案馆的职责区分，并对本单位在机构改革背景下的档案工作职责有一个明确的认知，从而避免因人员的变动和撤离而导致的档案工作无人负责的现象。第三，涉改单位应当提高对本单位档案管理人员的业务水平要求，督促他们加强对档案整理原则、标准等的识记，以及对归档软件的操作熟练程度，同时还要制定相关的档案整理与处置规定，以便有效避免档案错漏和丢失现象的发生，确保档案向上交接工作的顺利进行。第四，档案管理部门要在档案交接时明确规定撤销单位或是职能转移单位的人员应当如何利用原单位的档案，以此来避免日后档案查阅时可能会出现的矛盾。

三、机关档案接收与管理工作存在的问题及原因分析

1.机关档案收集与整理的问题。在机构改革背景下，由于涉改单位的覆盖范围较大，涉及到的文件材料不仅量大，而且也较为复杂，这就使得在档案的收集与整理过程中极易出现问题。另外，机构改革主要是单位的撤销、合并，或者是职能的变化等，这就有可能会使一些单位的档案管理人员出现调离变动的情况，这样就使得档案工作的连续性受到影响。新接手工作的档案管理人员由于业务不熟练，就会在档案收集整理的过程中出现整理不规范的问题。一些单位的业务人员对档案管理的重要性认识不够，日常不注重对业务档案的留存，这也给档案管理人员的归档工作增添了不小的麻烦。

2.机关档案的移交和丢损问题。一是在机构改革背景下，机关档案的移交存在着不规范的问题。例如，移交的档案欠缺目录、没有档案交接单，以及交接单的内容填写不完全等。甚至有的机关档案在移交的时候，并未按照国家有关撤并改单位档案移交的有关规定进行。这些档案移交过程中存在的交接内容不完整、交接手续不严密和政策执行不到位等的问题，导致了机关档案移交过程中极易出现错漏的现象。二是机关档案存在丢损的问题。一般来说，机关事业单位的业务处室所形成的归档材料（如文件、合同、图片等）都是各自存放的，在机构改革背景下，这些机关事业单位的办公处所进行了调整和变更，这就使得在搬迁过程中极易出现档案材料的丢失和损毁问题。另外，在搬迁过程中，负责材料整理的一般也并不是档案管理人员，因此档案材料的存放和保管就难免会出现问题，这也是造成机关档案丢损的重要因素。

3.机关档案的处置问题。首先，部分机关事业单位由于在机构改革之前准备并不充分，欠缺对档案整理相关法规和条例的了解，也未能及时地得到档案行政管理部门的培训和指导，就使得在档案整理和移交过程中出现归档不规范、接管部门不明确和移交材料不正确等的问题。其次，一些单位由于合并成了新单位，档案管理人员对原档案单位的业务并不熟悉，对原档案单位的档案不敢进行处理，使得那一部分档案依然处于原有的状态并没有更新。最后，在机构改革背景下，一些机构按照职能进行了重新的划分，这就导致了原来隶属于同一个卷宗内的档案出现分离的情况，尤其是一些因职能合并而形成的职能单位往往会出现将相关的职能档案进行移交的错误做法，以及撤并单位对还未办理完毕的文件材料存有“不知如何归档”“该由谁来归档”的疑问。

四、解决机构改革背景下机关档案接收与管理问题的途径

1.政府相关部门要加强对机关档案接收与管理工作的重视。首先，要加强政府相关部门领导对机关档案接收与管理工作的重视，只有解决了主抓领导意识观念上的重视度不足的问题，才能够使档案的接收与管理工作不会出现乱作为、缺位等的现象。在具体的机构改革过程中，市内各区县有关领导应当在工作会议上强调档案整理工作的重要性，并对区县范围内的涉改单位提出责任担当的要求，使档案能够得到妥善的处置，档案的接收和管理工作能够最终顺利完成。其次，政府相关部门领导还应当要求涉改单位建立健全档案接收与管理工作的领导机制，建立单位档案处置工作小组，同时要求涉及到并改的单位建立健全单位的档案管理工作制度，安排专人负责档案管理工作，切实推进档案管理工作的规范化、制度化进程。最后，在机构改革背景下，区县档案局、档案管的主要领导也应当根据区县档案工作会议的指示，及时地与区县机构编制委员会办公室联系，提前掌握本区县内涉改单位的职能变动情况并有针对性地做好相应的档案处置计划和时间安排，避免出现档案无人管理的情况出现。

2.档案行政管理部门要加强对涉改单位档案管理人员的培训。第一，对于档案行政管理部门来说，在机构改革的过程中介入涉改单位的档案接收与管理工作中去，加强对涉改单位档案管理人员的业务培训，是非常重要的举措，这不仅是档案行政管理部门体现自身价值的机会，也是做好机关档案接收与管理工作的基础。第二，档案行政管理部门应当使涉改单位的档案管理人员明确地知道档案局和档案馆各自的职责范围，档案局对机关档案接收与管理工作进行全程的督导和协调档案处理归属争议等事宜，而档案馆则是为接收档案资料进馆做准备，采取各项措施预防档案遗漏失问题的出现。第三，要通过对涉改单位档案管理人员的培训解决他们因业务部不熟练而影响工作进度的问题，具体实施过程中，可以由档案局或是档案馆派人在预定的地点采取全员培训的方式，专门讲解档案收集、归档与管理等要求，且在做好保密工作的前提下，借用微信群或是QQ群等基于互联网的实时沟通工具进行群内业务培训和答疑。

3.涉改单位要依据档案政策法规制定本单位档案处置方案。首先，涉改单位的档案管理人员应当熟悉并掌握国家档案政策法规中有关撤并单位档案管理的相关规定，并且在机构改革过程中严格执行政府有关部门下发的档案接收管理制度，始终坚持依循法律、合乎规范。其次，涉改单位还需要成立档案接收管理工作小组，对由本单位档案管理人员拟定的针对本单位情况的档案处置方案进行认真的审议，通过后严格监督实行。需要注意的问题主要有五点：一是这个档案处置方案要基于国家档案法规和政府发布的档案接收管理制度，针对单位自身的实际职能侧重情况细化工作的流程、方法步骤和解决措施等，保证责任落实到位。二是根据机构的撤并情况明确区分本单位已形成档案和将形成档案的归属方向和处置方式，如果实在区分有困难，必须及时上报上级单位妥善进行处理。三是并改单位要建立起本单位的档案管理制度，明确对档案接收与管理工作的基本要求，并且安排专职档案管理人员和专门的档案管理室，对接收到的档案进行妥善的整理、归档和调用。四是严格遵守档案行政管理部门制定的档案接收与管理流程时间表，在规定的时间期限内登记备案和上报审批，同时也要制定一个应急预案，遇到紧急突发状况无法按时完成的时候，根据预案的处理方式和流程有条不紊进行，尽量将损失降到可控范围内。五是涉改单位在交接档案的过程中需要明确规定档案的密级，以便职能转移的科室和职员能够方便有效地查阅和利用原岗位形成的档案。

4.涉改单位要明确档案接收与管理的基本原则并完善交接手续。首先，涉改单位要加强本单位档案材料的交接登记工作，一是要制定出文件材料的形成者和整理者之间进行交接的《交接登记表1》，附档案材料明细，由交接双方签字确认;二是要制定档案整理者与单位档案管理部门之间进行交接的《交接登记表2》，附档案材料明细，由交接双方签字确认;三是要根据《机关档案工作条例》的有关规定，做出本单位的撤并改等相关档案的处置工作方案，无论是移交档案馆的档案，还是移交其他接收单位的档案，都要按规定填写《交接登记表3》，附档案材料明细，由交接双方签字确认。其次，涉改单位要制定出内容全面、切实可行的《档案管理与处置工作方案》，对档案管理人员安排、档案管理人员职责、档案收集整理要求、档案交接程序、档案调阅权限、档案交接时间等进行明确的表述。该《档案管理与处置工作方案》经由涉改单位档案工作小组审核通过后，为更加有效地保障档案工作的顺畅进行，还需要送交区县的档案馆业务指导科进行审核，经审核通过后方可进行具体的操作。最后，涉改单位如果未完成档案的收集整理与移交工作，那么相关的档案管理人员是不能够提前撤离的，并且任何档案形成部门人员或者是档案整理部门人员都不能够擅自带走或留存档案。

五、机构改革后机关档案管理工作展望

在实行机构改革重组后，各机关事业单位普遍会或多或少地接收到一些与主营业务相关的档案，这在业务工作上虽然具有一定的承继性，但由于合并改使得工作的环境和职能发生了一些变化，所以档案管理工作后续仍然要进行一系列的协调和创新。第一，涉改单位在档案行政管理部门的指导下要成立日常档案管理工作领导小组，最大程度上维护档案管理人员的稳定性，以确保档案管理工作的延续性。第二，涉改单位要根据自身职能的调整变化相应地做出档案管理制度的调整，在措施和制度上确保档案管理工作的顺利运转。第三，涉改单位主要领导还是要在日常工作会议上强调档案管理的重要性，使单位的档案形成人员、档案整理人员和档案管理人员都能够对职责范圍内的档案材料进行规范性的收集、整理和保管。第四，有条件的单位应当设立专门的档案保管室，对室内的温湿度进行调控，还需要加强软硬件设施建设。第五，涉改单位的档案管理工作要不断创新思路，一是在工作理念上进行创新，充分发挥出档案资源的资本价值;二是要挖掘新的档案资源，在原有档案资源的基础上拓展档案存储的维度;三是要不断提升档案管理工作的信息化水平，逐步实现源头文件的电子档案化，提高档案资源的管理、查阅与利用效率。第六，档案管理部门要转变传统的服务模式，由被动的服务变为主动的服务，主动地进行档案资源的宣传利用。第七，档案管理部门还需要将原有单一的纸面查阅服务，转化为可以利用网络信息技术全方位进行信息查阅的服务，要大力推动基于互联网络、大数据和云存储等技术的新型服务项目，彻底推动机关档案工作的发展。

六、结语

在机构改革背景下，机关档案接收与管理存在着一些问题。为了确保档案在整理和转移过程中的完整性和规范性，顺利实现档案接收与管理工作，可以从加强政府相关部门对机关档案接收与管理工作的重视、加强档案行政管理部门对涉改单位档案管理人员的培训、涉改单位要依据档案政策法规制定本单位档案处置方案、涉改单位要明确档案接收与管理的基本原则并完善交接手续这四个方面入手解决。机构改革重组后，机关档案管理工作将会在服务理念、方式和内容上发生极大的改变，网络信息化等技术的应用将会推动机关档案工作的进一步发展。

参考文献：

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（作者单位：青岛市李沧区政府办公室）