创新档案管理方法，提升档案服务质量策略研究

牛婷婷

摘 要：在我国经济水平及科学技术得到迅猛发展的大形势下，信息和知识已经成为社会运行和发展的重要资源，所以在很大程度上对档案管理工作的要求也提高了。现阶段档案管理工作想要为社会发展贡献一份力量就要具备更强大的信息处理和储存能力，这样档案管理服务才能够更加快捷准确。同时档案管理工作质量的有效提高也离不开针对档案管理人员的管理，档案管理手段创新要求档案管理工作者要解放思想、与时俱进、破除因循守旧的观念，跟上信息化发展的社会，学会利用更先进的科技处理手段完成档案的汇总和整理，全面开发和利用档案信息资源，为社会发展提供信息支持。本文就在围绕提高纸质版档案管理水平的基础上提出创新档案管理的手段，并对档案的保密和利用工作进行讨论，旨在对影响档案工作服务质量的各种因素进行全方位剖析和解决。

关键词：档案管理;服务升级;研究策略

随着当前社会的快速发展，工作内容越加复杂，档案资源越加多样化，因此档案资源的价值越来越高，因此传统档案管理工作已然无法满足当前对于档案管理工作的实际需求，档案中丰富的信息也就成为了保密工作的重点。在实际工作中，档案管理对于企业和国家来说都极为重要，档案如果出现损坏或遗失，则很有可能导致企业的日常生产无法正常展开。特别是对于纸质档案管理工作而言，纸质档案容易损坏不易保存，目前我们还未发明出完美保存纸质档案的科学方法，所以就需要从其他渠道实现对纸质档案的保护。只有有效的管理方法才能够合理降低纸质档案的损坏几率，保证纸质档案的利用率可以达到最大化。

一、档案的利用工作

档案管理工作是社会进步的一步重要环节，档案的保存和利用价值会随着社会需求的增加不断提高，而且随着现代档案管理技术的发展与创新，档案管理工作更是实现了跨越式的发展 。档案管理工作主要是指企业内部需要对各项日常生产活动所产生的资料进行分类管理，所以从企业工作人员到整个企业都属于档案管理的工作范畴。档案管理和员工个人的隐私密切相关，和企业能否实现长期发展息息相关，所以企业和负责管理档案的都应该注重档案管理工作，提高档案服务质量。

档案管理工作如果出现处理不当行为一定要及时改正过来，并且要及时和相关部门进行沟通，保证信息正确安全，确保工作效率不被耽误。如果档案因為工作失误被销毁，档案管理人员要及时和相关管理部门联系，及时向领导通报事件的过程和结果，以最快时间找出补救方案，以免造成更大损失。保护档案的完整性，严格保守国家机密是每一个公民应当具备的责任意识，也是档案管理工作的主要职责，但在当前档案管理工作中，大部分管理工作者不重视档案管理的重要性，经常出现玩忽职守粗心大意的情况，从而导致档案出现丢失或者泄露。因此为了能够有效提高档案管理工作质量，最大程度做好保密工作，则需要档案管理人员根据档案的不同特点以及工作内容的不同性质来进行不同程度的保密工作，要充分平衡保密和利用之间的关系，不能倾向任何一方，这样既能够做好档案的保密工作，还不会造成企业或国家的机密遗失、泄露等严重后果。

二、档案管理工作环境会影响到档案管理工作质量

纸质版档案管理具备一定的特殊性，不仅受到主观因素的影响，还影响到客观环境的影响，具体可能会受到光照、温度、湿度、灰尘等因素的影响。

1.光照

阳光照射会对纸张造成损伤，导致纸张发黄发硬笔迹变淡，其主要原因是由于纸张和笔迹中都存在一定的化学成分，在光照的影响下这些化学成分会分解或者变质。因此在档案管理工作中必须要尽可能防止光线长时间直接照射纸质档案。

2.温度

纸质档案在不同的温度环境下也会产生不同的变化，其主要原因是由于纸质档案中的分子运动和温度有直接的联系，如果分子受高温影响剧烈运动必然会导致纸张的使用寿命缩短，最终会导致纸张破碎现象的出现。温度对纸张造成的第二种影响即温度达到一定程度会促成生物的衍生和繁衍，档案储存是极有可能会成为微生物或者极小型生物的繁殖空间，这些生物都会对纸质档案的保存和管理造成一定的威胁。因此在档案实际管理工作中必须要保障温度适宜。

3.湿度

纸张最大的敌人之一就是水分，所以湿度也是影响纸质档案管理工作质量的主要因素之一。首先档案储存空间如果湿度较大会导致纸张吸收空气中的大量水分，纸张长期处于潮湿的环境中会导致墨水再一次潮湿，从而导致笔迹模糊不清的状况出现，甚至会导致档案资料出现损毁的情况。并且潮湿的环境也是霉菌生长的主要环境，纸张能够吸收水分更加为霉菌提供了适宜的培养机，霉菌在纸质档案上不断繁殖生长，就会对纸质档案造成负面影响。

4.灰尘

灰尘充斥在我们日常生活中的每一个角落，而灰尘也是对纸质档案造成负面影响的主要原因，灰尘如若长时间与纸质档案接触，极有可能会将污渍浸染在纸质档案上，从而导致文字的清晰程度下降，给资料的检查和查阅造成了一定的阻碍，久而久之甚至可能会导致纸质档案的损毁。

三、加强档案管理工作质量的有效途径

1.提升单位内部档案管理和保密意识

长期以来档案的管理工作并没有收到单位内部的高度重视很直接的一个原因就是档案管理工作并不会为企业带来直接的经济收益，大部分管理工作者认为档案管理工作只是对信息进行简单的收集与整理，只需要完整的保存档案即可，不存在很大的技术要求，从而忽略了完善的档案管理可以提高工作效率，完善单位管理制度和用人制度的优势，忽视了其能带来的潜在经济优势。这种不重视的心理导致档案管理被迫排除在核心工作范围之外，档案管理通常和其他工作混合办公，办公人员也只是能保证在工作中不泄露、不遗漏信息，但很难调动积极性实施对外的调查和查询工作，这不仅对企业来说是一种损失，对于国家来说也是一笔不小的损失。档案的保密工作对于档案管理工作人员来说是十分重要的，为了提高工作人员对档案管理工作的重视程度，促使档案管理工作人员树立正确的价值观，并对档案损坏的严重后果进行充分认识，单位要重视档案管理和保密的作用，在人员配备、资金投入、设备优化方面都要实现档案工作的进一步完善，要结合实际情况对档案的完整性进行定期检查，如若发现问题，则应当及时利用科学技术手段解决，并做好档案保存与管理，为档案管理工作的顺利展开打下良好的基础。

2.建立完善的档案管理机制

档案管理工作者必须要重视档案的保密性原则，想要做好档案保密和利用之间的平衡关系，就要根据单位的实际发展情况和人事管理制度制定具有高度科学合理性的数字化管理制度。制度的建立可以帮助档案管理工作人员更好明确工作责任和义务，通过规范衡量自己的工作是否达到标准，来激发员工工作的责任意识。并且工作制度的制定能更好建立档案管理工作的考核制度，通过绩效考核方案的制定规范工作人员的工作流程、提高工作人员的执行力度、促进档案信息的规范化管理。档案管理势必要朝着互联网化、综合服务化、信息化以及市场化发展，管理制度的建立能在很大程度提高工作的进度和规范性。

3.纸质档案管理的保护措施

想要保护好纸质档案，保证档案完好，要做好档案储存空间管理。首先要避免阳光对纸质档案的影响，将档案摆放在光照相对较少的地方，避免阳光直射，对于要特别保管的档案要放在暗处或者绝对安全的地方，以免造成损坏。另外要做好储存空间的温度和湿度控制，要将储存空间的温度控制在一个稳定温度上，最好是控制在14度到18度之间，同时要注意在不同季节储存空间湿度的控制，要利用科学合理的方法保持室内空气干燥，可以在室内设置一些防潮设施，例如可利用石灰石硅胶等吸水能力强的物质吸走空气中多余的水分保证空气的干燥。有条件的企业可以按照国家规定单独兴建档案管理室，但考虑到这会加重企业的负担成本，所以不具备条件的企业可以在办公大楼内选择较为合适的地方存放档案。但是出于对纸质档案的保护，存放地点的选择要合理，而对于档案的保密工作来说，不易于将档案保存室设置在办公楼的最底层，并且在建设档案保存适时要对门窗进行特殊处理，防止人为偷盗档案。并且从档案室设置的结构来说还需要将办公室和阅览区分开，避免出现人为泄密的情况。档案库房管理要指派专人，要按照档案管理制度，严禁一切无关人员进出。要做好电子监控设备的安装，利用技术手段做到实时监控，防止意外情况发生。档案保密管理要严格遵循制度规定，做到科学管理，为档案保密和安全维护打下良好的基础。

4.完善监督措施

长期档案管理工作中出现失误是正常情况，但是为了尽量减少工作失误档案管理部门还需要建立针对档案管理工作人员的监督检查机制，对所有档案和卷宗都需要进行定期检查和校对，一旦发现档案中出现误差或错误则应当及时汇报，做好记录并快速订正。如若在检查过程中出现极为恶劣的档案损坏现象，那么则应当向管理工作人员咨询解决办法，及时采用合理的弥补措施，尽可能挽回档案数据。要做好责任到人，让工作人员认识到档案管理的重要性。

5.处理好档案保密与管理利用的內在关系

在日常工作中，档案管理工作者必须要重视档案的保密工作，保守国家秘密不仅是工作人员的责任和神圣职责，更是每个公民应尽的义务，所以档案信息必须做好保密工作。在档案管理工作中，首先需要确认好档案管理期限和保密期限的综合性作用，再结合企业的实际工作需求，制定全方面的档案保存管理机制。在管理工作中有效甄别出档案管理的保存期限，所有档案管理保存需要符合国家相关法律规定，以此来保证档案管理工作不会由于保存期限较短，而对国家安全和利益造成负面影响。但是档案保密的目的之一也是为了更好地利用档案，所以档案也不能束之高阁，要在保证档案保密工作做好的前提下让档案发挥其应有的价值，要在合理范围内加以利用。在使用过程中要注意保证档案信息不被泄露，档案管理部门和使用部门要及时沟通。

6.做好档案审查工作

在实际档案管理工作中，档案审查是一项极为重要的工作内容，为了提高档案的使用效益，必然要认真审查档案内容。档案审查要做到通过专业人员的审查科学、准确地区分和判定档案中的哪些资料可以使用，得到一个明确的控制范围。主要分为三个环节。首先为初审档案管理工作人员需要根据档案管理标准，对开放期限内的文件进行逐一审查，对开放期限内的文件设置合理的开放控制范围。其次为中审，终审工作者需要拥有较高的档案管理工作技能，能够对未开放的档案内容进行合理的审查并且对档案内容进行整理与分析，对于一些不必要保存的档案进行删减销毁，有效减轻档案管理工作压力。第三为终审，终审除了要有专业的档案管理工作人员参与以外，还需要由企业领导共同完成，领导者需要分析档案的内容，在权衡利弊的条件下决定是否能够将档案开放。

7.完成档案解密工作

大量的保密性根据《保密法》确定了三个等级 ，“绝密”、“机密”、“秘密”三级，分级可以让管理人员明确不同等级档案管理的措施，提高档案管理的效率，这样才能在最大程度合理利用档案促使档案可以发挥出其的功能性。需要注意的是，保密档案的等级并不是长期有效的，一旦档案过了保管期限，那么档案的保密价值就会大大降低，为了做好分级管理档案管理工作者需要时刻关注保密档案的期限。尤其是对社会各界要公开的档案，一定要在保密期限到期之前计划解密的步骤，根据时间规定完成开放前的审查工作，把仍然未解密的档案列入可控制的范围内。

8.档案开放前的基础工作

在档案开放前期，档案管理工作人员还需要根据档案的记载信息进行系统整理，科学分类，按照基础信息编纂目录并制作排列目录，方便后期检查和使用。要建立健全档号，原则就是符合检索与管理要求。并且还需要编制检索工具，如文字型、骨干型、基础型检索工具等，促使检索方式更加多元化，可以有效提高检索效率和检索准确度。最后是准备副本，副本准备主要针对内容十分重要且珍贵的档案资料，要确保资料的完整性和正确性，要专门指派专业的工作人员对档案内容进行抄录、复印或者照相，保证资料的完整。

要通过严格的档案管理工作才能保证档案内容不泄露，但是档案管理也要重视其时效性和范围，要在有限的使用范围内创造更多价值，所以现在社会公开的资料在为社会各界利用的同时必须要保证保密工作严格执行，不损害国家利益。

结束语

在经济社会发展如此迅速的今天，创新档案管理一个有效方法就是将档案服务质量优化研究纳入信息治理的宏观体系之中，了解用户的真实需求，全面提升档案管理技术，为提升档案管理部门的管理水平和质量提供新的软实力支持。档案管理工作在现代社会中占有十分重要的位置，无论任何企业还是国家想要获得长期发展，那么都需要做好档案管理工作，合理规划企业、国家的未来发展路径，才能够有效促进企业、国家发展，增强我国综合国力。创新档案管理方式，增强档案服务质量是现代社会发展的需要，所以要做好档案管理工作，要创建档案管理新体制，增强工作人员的工作意识和责任意识，完善监督机制，让档案管理在新体制的规划和约束下，在做好保密工作的前提下发挥更大价值，平衡好档案管理和利用之间的关系。

参考文献：

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[4]周林兴，龙家庆.信息治理视域下档案服务质量优化反馈机制探析[J].兰台世界，2019

（作者单位：陕西省天然气股份有限公司）