中专学校档案管理信息化研究

陈素兰

【摘要】档案管理在很多行业工作当中都具有重要的作用，但是其受到的重视程度不高。档案管理逐渐趋向于信息化方向，在管理形式上发生了较大的转变。中专学校的档案管理存在较多不容忽视的问题，给中专教学质量产生了一定的影响。在实施中专学校档案管理时，也需要满足信息化管理要求，为教学管理工作的开展提供有效依据。

【关键词】中专学校;档案管理;信息化管理

中专学校是我国职业教育体系的重要组成部分，受到传统教学思想的影响，政府部门对于教学、人事等档案管理缺乏重视，拓展延伸到其他的管理事务当中时，也还是有较多的不足。新时期的发展促使档案管理开始由纸质转变为电子信息方式，能够在较大程度上提高档案管理质量及效率。因此需要明确档案管理信息化对中专学校发展的重要性，明确其中存在的主要问题，提高档案管理的规范性，促进教学工作的开展。

一、中專学校档案管理信息化的必要性

中专学校有关教学工作的开展主要是培养技术型人才，教师在教学当中需要注重学生自身的优势及特点，才能够达到基础的教学目的。而中专学校教学活动是否能够顺利开展，还需要取决于教师对于学生的了解程度及学校掌握相关信息的程度。档案管理作为一种能够记录学生及教师基本资料的形式，可以给教学活动的开展提供基础依据。部分中专学校甚至能够通过档案管理体现其发展状况，其中包括学校学生、教职员工的基本资料、学校的财务状况及固定资产等。由此可见，档案管理信息化能够简化管理工作的流程，让档案管理工作人员减轻工作压力。档案管理信息化可以实现人员高效工作，有关人员可以对档案信息的数据进行分析，使其更加完整有效。中专学校的人事情况相对来说比较复杂，在处理档案信息时要对不同职位的教职员工档案内容进行归类，进而提高管理效率。信息化管理能够让不同岗位的中专教职员工互相了解相关的信息，实现资源共享，强化人事工作实质性效用。

二、中专学校档案管理信息化问题

（一）信息化水平较低。当前，很多学校的档案管理工作的开展虽然相对来说比较顺利，但是其中的信息化水平还是较低，没有借助信息化技术的优势。学校档案的内容较多，庞大的人事数据信息难以得到有效处理，在记录的过程中难以通过人工的方式综合所有的信息。信息化水平较低导致其中部分工作的开展受到限制，在收集和处理信息、数据的过程中难以实现分类归纳。一些中专学校在开展信息化管理过程中，过于注重学生的技能培训，对有关教学过程档案的管理重视不够，对人事相关工作的档案整理也重视程度不足，职工在查找相关资料时耗时耗力，达不到信息化建设要求。

（二）信息化平台建设滞后。信息化建设工作的开展需要以信息化平台的建设为基础，但是中专学校档案管理人员在这个方面比较欠缺。中专学校档案管理过于关注教学工作的开展产生的实际效益，甚至经常计算短期内的效益，缺乏长远规划。学校在发展时没有根据实际情况制定规范的档案业务指导体系，对于自身的学校定位认识不清晰。在对学校档案管理进行信息化建设时，只是初步实现了档案目录的数据库存储，在其数字化信息化方面比较欠缺，导致整体人事工作的开展达不到现代化学校建设的需求。

（三）信息化安全性不足。信息化主要需要依靠网络平台，在对学校档案进行信息化管理时需要利用信息技术。但是网络环境相对比较复杂，在监理管理平台的过程中需要创建相关的网址，然后让管理人员登录及处理相关工作。网址的创建存在一定的不安全性，部分不法分子会利用黑客技术对网站进行攻击，盗取上面的资料数据，导致学生及教职员工的信息泄露。在这种情况下，人事及处室业务档案的完整性不足，存在较大的风险，阻碍很多管理工作的发展。

三、中专学校档案管理信息化的措施

（一）建立管理系统。中专学校管理人员在利用信息化技术开展档案管理工作时，可以建立管理系统对信息数据进行统一的分析。信息化系统下的中专学校档案管理可以实现自动化及智能化，档案管理人员要按照要求实施精细化管理行为，促使档案信息内容得到有效保存。学校需要在统一的标准下实施档案管理工作，基于当前的学校教育教学情况在教职人员需要查询档案信息时给其提供有效的帮助。管理信息系统的建立能够对中专学校的有关信息进行记录，特别是在处理复杂的人事信息时，能够借助管理系统迅速查找工作人员的信息，为中专学校人事管理的有效性提供保障。

（二）科学划分档案类别。中专学校在开展档案管理工作的过程中不仅仅需要给学生及教职员工有关信息的真实性及安全性进行保证，还涉及较多专业内容。工作人员需要了解有关的基层档案管理专业知识，尤其是在处理人事与处室业务档案时，可以通过信息化手段找到同一个工作类别的人员信息与工作内容，反映档案管理的综合形式。在档案管理信息化的过程中，可以对不同的管理内容进行分类，对不同的人事部门要求进行分析，让各种档案信息能够分门别类。在信息化管理形式下，不同类型的档案更加易于管理，在统计、保存及查询过程中更加便利，还能够做好登记、编目及保管等。

（三）加强信息化管控。档案管理信息化要求管理人员做好信息化管控工作，在对档案信息进行管理时提高其安全性。学校在发展当中面临激烈的教育竞争，其不仅需要在实际开展教学工作时做好全面的管理工作，还需要针对档案管理加大监控效用。在实施档案管理信息化之后，需要针对不同的工作内容做好事前管理、事中管理及事后管理等工作，在每个时期对档案的利用及归档情况进行检查。在开展不同的业务工作时，管理人员可以对档案的形成过程进行分析，对其中的信息进行检测，在实际应用时减少问题的产生。管理人员在进行档案管控时，需要定期做好档案管理的总结汇报工作，还需要加强对基层教育人员的指导，在产生问题时给出指导意见。

（四）实施电子资料管理。电子资料管理是档案管理信息化的基础，在实际进行档案管理时，工作人员需要对基础的文本资料等进行电子化整理，对其中涉及的技术进行综合分析。电子资料管理对于工作人员处理文件资料的形式有较高的要求，其不仅需要改变传统的纸质文件整理方式及工作理念，还需要在管理档案时加强资源配置，保证各项资源的合理利用，使其能够达到基础的要求及条件。管理人员在处理档案资料时需要明确档案的处理方式及格式，对其进行统一与规范，明确档案资料的保存周期，在必要时还需要做好检查工作，促使电子资料管理能够按照要求完善整体效用。由于部分电子档案储存系统容易遭受损坏或者遗失，在实施电子资料管理时，可以借助电子技术及设备的记忆功能对档案资料进行备份。电子备份能够加强对资料的有效管理，防止资料遗失或者遭受损坏。

四、结语

总之，中专学校需要加大对档案管理的重视程度，在实施信息化管理时明确学校档案的管理特点，体现信息化管理的价值。

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