医学装备档案管理存在的难点及优化措施

贾栋

【摘要】作为医疗设备管理中的一项常规性工作，医学装备档案管理工作向来受到业界重视。基于此，本文将简单总结医学装备档案管理中的难点，并深入探讨医学装备档案管理的优化路径选择，希望能够为医学装备档案管理工作水平的提升提供帮助。

【关键词】医学装备档案;医疗设备;档案管理

虽然近年来我国很多医院在医学装备档案管理工作中投入了大量精力，但结合实际调研可以发现，医学装备档案管理意识淡薄、精细化和信息化管理缺乏、医学装备档案收集和利用不足仍属于医学装备档案管理工作存在的普遍性问题。

一、医学装备档案管理中的难点总结

（一）医学装备档案管理意识淡薄。结合实际调研可以发现，现阶段很多医院的医学装备档案管理存在管理意识淡薄问题。作为医院正常运营的基础，档案管理能够为各项工作的开展提供依据，但相较于其他档案管理工作，医学装备档案管理工作受到的重视较低，医院大多会重点开展医疗档案管理，医学装备档案管理工作往往难以取得令人满意的效果。在具体的医学装备档案管理工作中，医疗设备的购置往往会在工作中得到重点体现，但忽视医学装备档案资料库建设的情况却较为常见。由于相关部门未能提供详细的医学装备档案管理要求及指导，相关人员很容易在医学装备档案管理工作中产生应付心理，这不仅会影响医学装备档案管理工作质量，医院的长期可持续发展也会受到一定负面影响。

（二）精细化和信息化管理缺乏。精细化和信息化管理缺乏同样属于医学装备档案管理工作面临的普遍性难点。医学装备档案管理工作具备涉及面广、信息量大、内容多、技术含量高等特点，如单纯采用传统管理模式，医学装备档案管理工作很容易出现长期保存困难、纸质查找不便、携带不便、操作烦琐等问题。受精细化和信息化管理缺乏影响，日常医疗设备管理工作与医学装备档案管理工作将无法实时结合，这种情况下医学装备档案往往被单纯的视作技术资料，严重的资源浪费可能因此出现，医院的长期可持续发展也会受到较为负面的影响。

（三）医学装备档案收集和利用存在不足。作为医学装备档案管理中的难点，医学装备档案收集和利用不足带来的负面影响同样不容忽视。医学装备档案收集存在较高难度，这是由于医学装备档案属于科技档案且需要贯穿医疗设备的整个生命周期，医学装备档案管理周期甚至长于医疗设备的使用周期，这种情况下档案的动态管理自然存在较高难度，而由于医学装备档案收集还需要多部门联合协作，这就使得收集的难度进一步提升;医学装备档案利用需关注医疗设备的维修维护和安全使用指导，医疗设备的效益评价、为迎接上级检查提供资料、捍卫医院合法权益等均属于医学装备档案的典型利用方式。但在具体实践中，医学装备档案往往被归档后便束之高阁，档案的利用价值往往被忽视，因此无法得到充分利用的医学装备档案大量涌现，医学装备档案管理工作人员很容易因此产生懈怠心理，工作的质量自然难以得到保障。

二、医学装备档案管理的优化路径选择

（一）完善医学装备档案管理制度。为改善医学装备档案管理意识淡薄这一现状，医学装备档案管理制度的完善必须得到重视，以此保证医院全体人员均能够认识到医学装备档案管理工作的重要性。医院应针对性设置医学装备档案管理职位，医学装备档案专职管理人员需认真学习相关法律法规，并严格践行医院内部制定的医学装备档案管理制度，医学装备档案管理人员的职责、医学装备档案形成的过程、医学装备档案的管理均需要由此明确。以医学装备档案的管理为例，管理人员的明确、制度的严格执行、档案柜的针对性配置、定期开展的全面檢查、借阅过程的严格控制、档案管理工作的定期检查均需要得到重视，这类制度内容的严格践行应纳入科室、个人绩效考核之中，医学装备档案管理工作的受关注程度可由此大幅提升。

（二）开展基于二维码的医学装备档案管理探索。为进一步优化医学装备档案管理，解决精细化和信息化管理缺乏问题，本文建议将二维码引入医学装备档案管理工作。二维码技术具备可存储大量数据、成本低廉、编码范围广、可引入加密措施、污损适应力强、可360°读取等优势，而通过将二维码技术引入医学装备档案管理领域，二维码即可从医疗设备申请开始，参与到医学装备档案管理工作中，由此建立医学装备电子档案，即可通过PC端开发的编码软件生成二维码，二维码标签可利用条码打印机打印出来。二维码包含的医疗设备的购置申请论证、购置合同、招标文件、采购日期、基本信息、存放地点、供货单位、设备操作手册、设备保管人、设备计量等信息，这类信息可较好实现日常医疗设备管理工作与医学装备档案管理工作的实时结合，医学装备档案管理的精细化和信息化水平可由此大幅提升。同时，二维码还能够较好服务于医疗设备管理及维修保养，医疗设备的动态管理、即时报修、快速维修均可由此实现，医学装备档案的使用效率可由此大幅提升，医疗设备整个生命周期的电子动态记录也能够由此实现，医学装备档案可由此扩充，基于二维码的医学装备档案管理价值可见一斑。

（三）广泛收集医学装备档案。医学装备档案的广泛收集直接关系着医学装备档案管理的优化，考虑到医学装备档案贯穿于医疗设备的全生命周期，为保证医学装备档案的完整性，各环节的资料收集均需要得到档案管理人员的重视。基于内容，可将医学装备档案细分为三类，即申购过程、设备安装验收过程、设备使用管过程形成的医学装备档案，医学装备档案的收集可由此分别开展。申购过程的医学装备档案包括申请表、论证表、发票复印件、设备购销合同等，设备安装验收过程的医学装备档案包括说明书、设备开箱验收、培训考核、维修手册、检测报告、产品合格证、商检证明、进口产品报关单等，设备使用过程形成的医学装备档案包括计量检测、维修保养、日常运行相关记录。在具体的医学装备档案收集中，设备每年的完好率统计和经济效益分析使用率同样不容忽视，只有明确归档范围，档案管理人员才能够针对性收集医学装备档案资料，并开展针对性的分类管理，为相关工作提供支持。

（四）充分发挥医学装备档案使用价值。医学装备档案管理工作不能图形式、走过场，而是需要设法发挥医学装备档案使用价值，真正将医学装备档案视作跟踪器、晴雨表，充分发挥其监督功能，保证医学装备档案能够较好用于故障维修、临床使用、设备购进等环节。在具体实践中，应将医学装备档案视作临床科室医疗设备更新换代的依据，设备验收环节的合格与否、各科室出现的重复购置设备情况均需要得到重视，医学装备档案管理工作需由此发挥监督作用，减少浪费、降低成本、避免重复购置情况出现。医院部分临床科室出现的忽视医疗设备磨损记载的情况较为常见，这类拼设备拼消耗的行为往往会对维修工作带来负面影响，维修费用高昂而导致医疗设备提前保修的情况也很容易出现，医院将因此遭受不必要的经济损失，这种情况可通过充分发挥医学装备档案使用价值解决，由此开展针对性的医疗设备效益分析，明确医疗设备运行状态，设备的利用价值提升即可得以实现。此外，医学装备档案使用价值的充分发挥还需要真正做到解放思想，积极应用信息化高科技手段，如上文提及的二维码技术、大数据技术、云存储技术、物联网技术的积极应用也需要得到重视，由此医学装备档案的作用可更好发挥，医院的医疗设备购置合理性与经济性也能够得到更好保障，医院的医疗服务水平提升、长期可持续发展实现可获得有力支持。

三、结论

医学装备档案管理工作会受到多方面因素制约，本文涉及的完善医学装备档案管理制度、开展基于二维码的医学装备档案管理探索等内容，提供了可行性较高的医学装备档案管理工作优化路径。为更好提升医学装备档案管理工作水平，医学装备档案管理系统的针对性建设也需要得到重视。

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