信息化背景下如何优化事业单位文书档案管理

徐娜

【摘要】目前，信息技术已经在各个领域中得到广泛应用，对推动产业升级、行业转型以及促进社会现代化发展作出了重要的贡献。在信息化背景下，档案管理的信息化建设不断加快且已经成为档案管理的必然发展趋势。文章主要对事业单位文书档案管理现阶段存在的问题进行了分析，并探讨了信息化背景下事业单位文书档案管理的优化创新策略。

【关键词】事业单位;文书档案管理;信息技术

档案是人类在各种社会活动中形成的具有保存价值的、形式多样化的原始记录，文书档案是事业单位在日常活动中由通用文字转化的档案，包括报告、决定、指示等，较为复杂，文书档案管理的难度较大。新时期，有效应用信息技术来开展文书档案管理，有利于提高文书档案管理效率与质量，这对于事业单位综合实力的增强及持续健康发展有着重要的意义。

一、事业单位文书档案管理现阶段存在的问题

（一）不够重视信息化建设。就现阶段来说，一些事业单位缺乏对档案信息化建设的重视，其原因在于事业单位领导很多依然存在落后、陈旧的思想观念，因循守旧，缺乏创新意識，依然沿用传统纸质档案、人工管理的模式。也有一些事业单位在开展档案工作的时候已经应用了一些信息手段，但是没有积极、主动地开展档案信息化建设，只是抱着遵循时代发展潮流的想法，在技术投资、相关设施引进等方面存在不足，信息化建设只是徒有虚表，没有得到切实落实，无法为文书档案管理提供有效的支持，导致文书档案管理止足不前，不能得到创新发展。

（二）文书档案管理人员不够专业。信息化背景下，事业单位的文书档案管理人员，既要具备档案管理方面的专业理论知识，还要掌握相应的信息技术、网络技术，同时也要熟练掌握计算机的一些基础功能。但就现阶段来说，事业单位中这种复合型人才相对缺乏，很多档案员专业能力较差、综合素质较低，并非专业人员，或者是知识结构落后、思想观念落后、接受新事物的能力较差，只会按部就班、机械性地重复工作，不能对文书档案管理工作进行创新与优化，这就给文书档案管理的优化与创新带来了一定的阻碍。

（三）无法保障电子档案的安全性。相比较于纸质化档案，电子档案有着易存储以及使用方便等诸多优势，但却存在着信息容易泄露的缺点，这是影响档案信息化建设的主要因素。目前在事业单位中，还存在着一些问题，导致电子档案的安全性无法保证，如比较重视文书档案的收集、文书档案的归档，不够重视保密工作，没有应用防火墙对电子档案进行有效保护等。

二、信息化背景下事业单位文书档案管理的优化创新策略

（一）创新文书档案管理理念。信息化背景下，事业单位若想要实现文书档案管理的优化与创新，首先要改变传统思想观念，正确认识到档案管理信息化建设的必要性，在单位年度计划中纳入档案信息化建设，突显领导对档案信息化建设的重视，提升全体人员对文书档案管理及档案信息化建设的重视。同时，针对档案信息化建设，应加大投资力度，对相关硬件、软件设施进行完备，积极引进新型档案管理系统，加大对文书档案资料数据库的开发，加快档案信息化建设步伐，为文书档案管理工作提供良好的支持。

（二）有效应用信息技术。信息化背景下，事业单位文书档案管理中，应对信息技术进行有效应用，以实现管理模式的优化，即由以往纸质档案、人工管理的模式转变为电子档案数字化、自动化管理模式，这种新型档案管理模式有着明显的优势，主要体现在以下几点：首先，有利于保护档案的安全性与完整性。与传统文书档案管理模式相比，采取信息化管理模式可对档案资料进行统一记录、管理，并可以借助相关软件，将所有操作记录保存下来，还可以对档案资料进行备份，从而可以保障档案原始资料的安全性与完整性。其次，有利于实现档案管理工作效率的提升。虽然档案管理大多数工作内容比较简单，但档案资源较多、信息量较大，采取人工管理模式的时候需要花费大量的时间，且容易发生失误。信息化背景下，档案资料越来越复杂，单纯依靠人工很难高效识别有价值的信息，而通过应用信息技术，便可以将人员从复杂、繁琐的劳作中解放出来，可有效降低档案管理的人力成本，也有利于提高档案管理工作的效率，还可以避免人为因素而导致的失误。最后，可以实现对档案信息的高效利用，有利于实现档案信息资源共享。在以前，事业单位的文书档案仅供事业单位使用，同时纸质档案具有一定的局限性，检索、查阅的手续繁琐，导致档案的利用率不高。信息化背景下，数字信息技术的应用，改变了档案信息资源的保存方法，使档案信息能够以数字化的形式存储起来，便于检索、使用，同时互联网也为档案资源的共享提供了有效的平台。

（三）健全文书档案管理机制。事业单位具有服务性、公益性的特征，文书档案管理对事业单位的决策、发展方向等产生着重要的指导作用。基于这样，事业单位应根据国家相关法律法规的要求，对文书档案管理机制进行建立与完善。首先，应明确文书档案管理的具体职责，完善责任制度，将责任落实到人，从而做到责任明确、权责分明，使事业单位内部全体人员各司其职，并可以相互监督、相互合作。其次，应完善文书档案收集制度、文书档案归档制度、文书档案保管制度、文书档案借阅制度等文书档案管理制度体系，实现对文书档案资源的统一、规范化管理，使全体人员均能依章办事，促进文书档案的收集、文书档案的整理、文书档案的归档、文书档案的存储、文书档案的利用、文书档案的服务等工作，均能有序完成。最后，建立健全文书档案管理人员的监督机制，对文书档案管理人员的日常工作情况进行监督管控，并将其纳入绩效考核中去，完善激励制度、奖惩制度，从而有效调动文书档案管理人员的工作积极性，并以此来促进文书档案管理效率的提高。

（四）加强对文书档案管理人员的培训。对于事业单位的文书档案管理工作来说，文书档案管理人员专业能力的优劣、综合素质的高低，对其产生着直接的影响。只有切实提高文书档案管理人员的综合素质，才能更好地推动文书档案管理工作的优化与创新。基于此，事业单位应注意对文书档案管理人员专业能力、综合素质的培养。可以采取专业培训、学历教育、进修学习等手段，来提升文书档案管理人员的专业能力与业务水平，使其能够做好本职工作。同时，也要开展信息技术的相关培训，使文书档案管理人员掌握信息化办公设备，使其熟练掌握相关信息技术。此外，文书档案管理人员也要加大对相关法律法规的学习，尤其是关于档案信息公开、保密的相关规定，保障档案信息的安全性。

（五）保障文书档案的安全性与完整性。文书档案对事业单位来说非常重要，事业单位应注意做好对文书档案的安全保障，加大投资力度，设置专业防火墙。电子档案主要依赖于计算机，因此，事业单位应做好对电子档案存贮规格、运行环境的管理，对文书档案管理相关软件及操作系统进行规范，统一电子文件的存储载体、存储格式，以便于文书档案的存储、管理。针对受损的文书档案信息，也要做好修复处理，事业单位应引进电子信息存储载体的修复技术、数据库修复技术等修复技术，并要做好对文书档案的备份，以确保文书档案资料的安全性、完整性。

四、结语

综上所述，事业单位目前存在不够重视信息化建设、文书档案管理人员不够专业、无法保障电子档案的安全性等问题，给文书档案整理工作带来了一些不利影响。信息化背景下，事业单位应通过创新文书档案管理理念、有效应用信息技术、健全文书档案管理机制、加强对文书档案管理人员的培训、保障文书档案的安全性与完整性等方面，来对文书档案整理工作进行优化。

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