信息化时代优化事业单位文书档案管理研究

任艳李慧玲

【摘要】事业单位是我国的行政单位，在我国社会进步的过程中，各级行政单位起到了强劲的推动作用。在事业单位的行政过程中，会产生大量的数据信息，这些数据信息是今后工作开展的依据，所以，高效的文书档案管理工作是提升单位行政效率的一种有效手段。在之前的事业单位中，由于认识上的缺失，文书档案管理工作中存在许多的不足，严重影响了这项工作的效果，事业单位必须要迎合社会的发展趋势，把信息技术与档案管理工作相结合，形成新型的档案管理模式。本文对信息化背景下事业单位文书档案管理工作的优化进行分析。

【关键词】信息技术;事业单位;文书档案管理

当前我国已经全面进入信息时代，信息技术已经在方方面面都得到了充分的应用，并且发挥出了良好的效果。对于事业单位来说，文书档案管理工作是其中的重点工作，这项工作的重要性体现在了许多方面，如果这项工作出现问题，会直接影响到事业单位的工作效果，同时对事业单位的服务效率也会造成严重影响。在信息化背景下，事业单位要在文书档案管理中引入信息技术，利用信息技术提升事业单位的服务效率，为社会进步提供更大的推动力。下文对此进行简要的阐述。

一、事业单位文书档案管理存在的不足

在事业单位中，单位的行政效率是最重要的一项工作指标，文书档案管理工作在其中起到了很大的作用，但是在当前的文书档案管理中还存在一些问题，这些问题主要体现在以下几个方面：

（一）缺乏完善、科学的管理方式。管理工作的开展，必须要依托于一个完善的管理制度，对于事业单位的文书档案管理来说也是一样的道理。在当前的许多事业单位中，还在使用传统的纸质媒介，来进行信息的记录和存档，把各种工作信息通过手抄的方式进行记录，这种文书档案管理的方式存在许多的弊端，各种信息在手抄的过程中，非常容易出现各种抄写错误，而且这种抄写的信息记录方式，很容易因为字迹不清晰等问题，造成信息辨识度降低等问题，严重地降低文书档案管理工作的开展效果，起到了非常消极的效果。另外，许多的事业单位在文书档案管理的过程中，缺乏一个完善的管理制度，制度中存在许多的缺失，不能对文书档案管理工作产生规范的作用，这种存在漏洞的制度，会给文书档案管理工作带来漏洞。有一些单位在文书档案管理过程中，认识到了各种先进技术的重要性，并且注重工作与技术相结合，但是由于网络安全管理工作的缺失，很容易造成信息的丢失，或者被他人违法窃取，这种情况会造成非常严重的后果，给事业单位的工作带来很大的威胁。

（二）管理人员能力不足。在事业单位文书档案管理工作中，管理人员的能力在其中起到了非常重要的作用。随着社会的进步，文书档案管理工作也在不断地发生变化，但是在当前阶段，许多管理人员并没有做出相应的改变，还是在沿用之前的管理方式对档案进行管理，这种管理方式与当前的事业单位工作需要存在不相匹配的现象，会严重地降低单位的工作效果;在一些事业单位中，由于工作人员紧缺，事业单位对文书档案管理工作没有应有的重视，让一些其他部门的人员来兼任文书档案管理工作，给单位带来了非常不良的影响，很容易出现各种工作上的失误。文书档案管理工作具有一定的专业性，这种兼职的方式，很容易造成文书档案管理中出现各种问题，对事业单位会产生非常不利的影响;当前许多事业单位缺乏文书档案管理人才，特别是信息化的人才，更是凤毛麟角，信息化的文书档案管理工作必须要依靠信息技术人才才能实现，这种人才的缺失，给文书档案管理工作的信息化带来了很大的阻碍。

二、提升事业单位文书档案管理效果的建议

（一）改观传统的观念。在信息化背景下，事业单位必须要加强对信息技术的重视程度，积极地把文书档案管理与信息技术相结合，形成信息化的文书档案管理模式，提升事业单位的工作效率，充分地发挥出事业单位的职能作用，推动社会的进步。在我国的许多事业单位中，文书档案都是以纸质媒介的方式存在的，这样的情况给档案的存储工作带来了许多的问题，随着事业单位工作量的增加和时间的推移，信息的数量会逐渐地增加，往往要浪费大量的空间来完成档案的存储，对于事业单位的发展会造成非常不利的影响，如果档案占据了大量的空间，会造成事业单位空间紧张的情况。而信息技术在事业单位文书档案管理的应用有效地解决了这个问题，电子档案是以数据信息的方式存在的，存储起来非常的方便，只需要一个容量足够大的移动硬盘就可以完成事业单位文书档案的存储工作，而且相比于传统的档案管理，这种信息存储的方式速度更加的快捷，出错的概率非常低，对空间的要求非常低，而且这种存储的方式可以有效地避免档案的损坏和丢失，在档案存储的过程中，可以进行备份，复制一份同样的档案信息，这样即使移动硬盘丢失或者是损坏了，也不会对事业单位的工作造成严重的损失。事业单位必须要认识到信息化文书档案管理模式的重要性，管理人员要积极引入信息技术，并且要对当前的文书档案管理制度不断地进行完善。增加在文书档案管理中的资金投入，充分发挥出信息技术的重要作用，减少人工劳动力的投入，同时，提升文书档案管理的效率和精准性，利用高效的文书档案管理工作来提升事业单位的工作效率。

（二）加强信息人才的培养。文书档案管理的信息化，需要专业的信息技术人才才能得以实现，事业单位在发展的过程中，要把信息技术人才的引入作为事业单位中的重点工作，通过人才队伍的建设，实现文书档案管理的信息化，提升档案管理的效果。对于在岗的文书档案管理人员，事业单位要加强对他们的培训工作，通过培训来提升他们的业务能力。同时，也要在培训的过程中，加入大量的信息技术内容，提升他们的信息技术知识储量;事业单位要加强人才的引入工作，通过事业招聘或者定向培养的方式，吸引更多的人才进入事业单位，打造一直具有高水准的管理队伍，利用信息技术人才的专业能力，建立一个信息化的管理平台，事业单位可以把各种档案信息都发布到这个信息平台中，这样可以实现各个部门之间的信息共享，通過这样的方式，人们在办理相关业务的时候，可以在一个部门进行办理，不需要为了验证各种信息往返于多个部门之间，可以达到精简事业单位工作程序的效果;信息技术人才还需要做好网络安全防护工作，避免信息的泄露。通过高端人才的引入，来提升事业单位文书档案管理的效果。

三、结束语

综上所述，信息技术是当代影响力最大的技术，在社会进步过程中起到了非常大的推动作用。给许多行业都带来了改变。在信息化背景下，作为我国重要的行政机构，事业单位的相关工作也要做出相应的改变。事业单位管理人员必须要对先进的技术给予高度的重视，加强信息技术的引入，实现信息技术与文书档案管理相结合，实现信息化的文书档案管理，提升管理的效果，为我国的社会进步作出积极的贡献。

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