信息化背景下优化事业单位文书档案管理的措施

凌小英

【摘要】随着信息化技术发展，事业单位文书档案管理方式需要根据时代特点进行转变，结合信息化技术，促进文书档案管理水平提升，强化文书档案管理质量，推动事业单位健康发展。通过分析信息化背景下事业单位文书档案管理存在的问题，联系实际情况给出针对性解决措施。

【关键词】文书档案;信息化建设;管理措施

档案管理工作作为事业单位基础保障与流程环节，对事业单位健康发展产生越来越明显的影响。其中档案管理工作的核心就是文书档案管理工作，主要为日常工作中由文书转化而来的档案，既是总结过去经验，也是对未来工作指示的依据。过去事业单位通过纸盒外包纸质保存文书档案，数字存储仅起到辅助作用。但随着信息技术快速发展，社会认可与电子认证水平的提升，事业单位文书档案管理标准与规程出现较大改变，需要及时调整文书档案管理内容与方式以适应新时代的发展，本文就此展开论述。

一、信息化背景下事业单位文书档案管理分析

新时代下信息化技术快速发展，直接改变人们生活、工作方式，直接推动行业改革发展。群体、技术及生产要素等跨界流动，指导事业单位文书档案管理的主要指标就是信息化与数字化，传统文书档案纸质存储管理模式显露出一些问题。时间与资料作为事业单位重要的资源，传统文书档案管理内容与形式烦琐，需要耗费大量人力、物力及财力等，造成实际工作中容易出现一些小问题;存档时也会出现问题，如查阅时需要花费大量时间;保存时难度较大，随着时间流逝档案资料持续增加，意味着需要大量的空间存储，还需要经常性检查保存情况，做好防蛀、防盗等，造成工作难度与强度增加。文书档案管理信息化建设可以解决这些问题，新技术与新模式的革新可满足信息化文书档案管理的需要。通过信息化模式可以增加文书档案的种类与数量，不会受到空间环境的限制;另外，信息化管理会消除管理者对安全问题的担心，提升档案管理的安全质量。档案存储及提取时不再需要大量人力资源，只需要提取信息即可，减少时间与精力的消耗，促进文书档案管理工作效率的提升。

二、信息化背景下事业单位文书档案管理存在的问题

信息化背景下事业单位文书档案管理工作中存在很多问题，需要结合实际情况进行总结，主要问题表现为三点：

（一）档案管理流程存在问题。目前，就事业单位而言，档案管理的流程不够完善，具体体现在以下几个方面：第一，档案的编号不够系统。第二，档案的标题设置不够规范，在寻找相应的档案时，容易由于分类的不准确降低工作效率。第三，传统档案管理模式与现代档案管理模式存在一定的冲突，导致信息的整合标准不一，严重影响工作效率。

（二）档案管理硬件设施匮乏。就目前而言，由于科技发展，信息化时代已经来临，多数人开始使用计算机设备和网络技术对信息进行管理。但大部分事业单位存在着一个严重的问题，就是应用计算机管理的人才相对较少，导致档案管理模式依然非常落后，严重影响了工作效率的提升。并且传统的管理模式，数据丢失、信息不全等现象更为严重，不利于档案信息的长久保存。事业单位文书档案管理工作有时会将档案数据简单放置在办公室，忽视了存放的安全性，并且档案容易在这种情况下出现潮湿、污损等问题，严重影响后期的查阅。

（三）缺少专门档案管理人员。当前，事业单位的文书档案管理工作分工不够明确，通常负责管理的文秘人员没有做到定人定岗，导致相关的员工都具備管理文书档案的权利，相互之间各自为政，对于廉政建设而言，产生较大的阻碍。此外，相关文书档案管理人员专业素养不过关，直接影响到管理质量。

三、信息化背景下事业单位文书档案管理的优化措施

信息化背景下事业单位文书档案管理工作面临新的问题，需要联系事业单位实际情况，创新信息化管理模式，现将具体措施总结如下：

（一）建立健全文书档案管理制度。制度是提升管理标准的依据，对于事业单位的文书档案管理而言，也符合这种要求。在完善制度之前，事业单位的领导人员应该提高重视程度，并结合事业单位当前的实际情况，积极转变思想观念，充分认识时代变化给管理模式带来的影响，从而对整个文书档案管理模式进行创新。为加快大信息化背景下管理模式的转型，事业单位需要做好以下几个方面的工作：第一，加强硬件的建设，传统的管理模式在效率上表现出明显的滞后性，在信息化背景应该充分借助计算机技术和网络信息技术为管理提供便利。因此需要做好计算机的配置、网络的安装以及内网保密处理工作。第二，应该积极对现有的档案资源进行转化，借助电脑对相应的数据资源进行保存。第三，还应该协调相关的部门积极配合，确保文书档案管理系统的完整性。从而不断完善制度的建设，为数据档案管理提供标准化流程。

（二）推进文书档案信息化建设。对事业单位的文书档案进行管理，需要借助现代化技术的力量，提升管理的水平，为之后的查阅提供便利的平台条件，因此在信息化背景下，需要加快信息化平台建设的进程。其中档案的网络化和数据存储是信息化平台建设的核心工作，通过完善平台，为档案信息传输、交换以及资源共享提供便利。对于平台的建立，应该完善场所建设，设立专门的科室对数据进行管理，并及时将传统的纸质资源转化成数据资源进行存储，重点做好扫描、摄影以及光盘刻录等工作，并做好数据库的加密工作。对于数据库的管理应该结合文书档案管理人员和计算机技术人员，保证在信息技术的指导性，对档案进行系统化管理。需要提高对文书档案管理的重视程度，并充分利用科技对数据进行管理。对于计算机设备的应用，为进一步提升数据管理的安全性，需要格外重视安全防火墙技术的应用，做好内网和外网的隔离技术，不断提升档案管理的安全系数。信息化管理模式改善了工作效率，同时也降低了人力成本，为我国的档案管理带来了新的发展机会。但实际上，目前对于计算机的研究不够完善，在网络技术不断发展的过程中，安全风险问题一直存在，这对于档案信息的保密管理造成了一定的威胁。因此需要重视信息化背景下的信息保密工作。

（三）提升文书档案人员专业素养。就目前而言，事业单位文书档案管理人员在专业水平和综合能力方面存在欠缺，因此不利于职业化发展。在新的时代背景下，对档案管理人员的要求不断提升，事业单位也需要及时调整策略，重视档案管理人员综合素质的提升。具体可以从以下几个方面提升档案管理人员的职业素养：第一，重视对档案管理专业人才的引进，这类人才在事业单位的学习过程中掌握了系统的知识，因此对于档案管理的管理具有一定的思路，还能结合实际情况为创新管理模式提供有效思路。第二，重视对员工的培训。针对当前档案管理人员存在的学历不齐、专业不对口问题可以邀请专业的管理人员对相关的员工进行培训，从技能、技术以及管理等多方面提升档案管理人员的职业素养。第三，事业单位应该完善档案管理管理的相关制度，并由文书档案管理人员贯彻落实。对于书籍管理中出现的破损情况应该统一处理，提升资源的利用率。还应该对文书档案管理人员的日常行为进行监督，制定相应的奖惩措施，激励档案管理人员及时检查书籍，确保档案管理的经营效益。

四、结语

总之，事业单位文书档案管理中信息化运用时间有限，也存在一些问题需要及时解决。当前遇到的大多数是小问题，需要采取科学合理的措施，有效解决这些问题，提升事业单位文书档案管理工作的质量与效率，尤其是科学技术的不断发展。文书档案管理人员要及时转变管理思想，促进管理效率的提升，推动事业单位的健康发展。

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