档案管理信息化的科学发展路径与创新研究

廖世红

摘 要：随着信息技术的高速发展，档案管理问题也引起了相关人士的广泛的关注，信息化已成为发展的必然趋势。随着社会的发展，档案管理水平需要不断提高。与此同时，效率也有待提高。为了实现这一目标，档案管理机构必须在管理过程中运用高科技设备和技术。为了使信息管理更加科学有效，信息化是一条最有效的快捷路径。本研究围绕信息化在档案管理中的作用，探讨信息化过程中存在的问题，并提出可行性建议。

关键词：档案管理;信息化;发展路径;创新研究

随着信息资源的不断增多，让行政事业单位陷入了机遇和挑战并存的局面，传统的档案管理已无法让行政事业单位的实际发展需求得到满足，严重影响了档案管理的有效性。所以，行政事业单位需对档案管理信息化建设引起重视，充分认识到档案管理信息化建设的重要性以及档案管理中存在的问题，并结合实际制定科学有效的策略，进而提高档案管理信息化建设的有效性，充分发挥档案管理的实际作用和价值。

1 档案管理信息化建设的意义

档案信息是一种非常重要的信息资源，网络信息技术工具的涌现使人们的生产生活发生了很大的改变，同时也有效推动和提高了档案管理工作效率。档案管理信息化建设和发展是时代发展的需要，是实现数字化办公的迫切需求。

1）有助于档案管理工作更加成熟和完善。传统档案管理模式主要为纸质媒介，有诸多弊端存在，无法让档案管理工作的开展需求得到满足。而实施档案管理的信息化，让档案管理方式从传统的纸质文件管理模式向电子文件管理模式转变，降低了信息的空间占有率，并促进了档案管理工作效率的提高。

2）有效提高档案管理的效率。构建以互联网信息技术为代表的档案管理模式，使档案管理和信息技术有效融合起来，实现了以电子信息技术为载体的管理模式，有效提高工作效率。在信息技术模式下，档案管理工作能够使得信息资源的共享成为现实，同一份资料可以突破时间、地点的限制供多人查看，借助于网络工具，档案资料的传输和接收也变得更快，能够有效提高信息资源的利用率，实现信息资源共享，提高管理效率。

2 现阶段我国档案管理信息化发展中的问题

1）档案管理的安全意识对其创新性造成了一定的阻碍。无论哪个时期，档案管理都具有重要的意义，不同的历史时期具有不同的功能。传统的档案管理模式逐渐被淘汰，现代化的档案管理模式正在不断完善。我们要看到信息化处于飞速发展之中，档案管理事业则不可避免的受到巨大的冲击。但是档案管理体系却存在着较多的问题，不能与我国社会同步发展。可见，档案管理虽然处于信息发展阶段，但仍有许多问题亟待解决。由此可知实现档案管理信息化的过程是复杂的，在管理创新与传统档案管理之间存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解决。传统的档案管理目的是明确的，即为了快速查询档案和保障档案的安全性。但在历史档案管理中实现这一目标的难度较大，这对我国现阶段档案管理提出更高的要求，即必须具有多元性。

2）档案管理信息化专业人才不足。档案管理信息化发展和建设，需要专业的技术人才进行管理。但是很多单位都忽视了人才培养工作，档案管理的工作人员计算机水平不高，專业化水平不够，很难发现网络社会下各种潜藏的问题，其专业素养有待加强。如果档案管理人员的专业技术不过关，综合素养不高，那么在面对一些网络病毒时，就无法及时处理，很有可能造成内部的网络瘫痪，更有甚者还有可能导致一些核心的数据资料丢失，给单位造成一些无法挽回的损失，影响单位的经济效益。为此，为更好地应对和处理网络环境中各种不安全的因素，在信息化档案管理建设过程中，应注重引进和培养专业的技术人才，不断强化档案管理工作人员的网络安全意识，有效识别和应对档案管理中的各种风险，从而推动单位的有序经营和发展。

3）档案管理应对电子政务更高要求的挑战。电子政务建设正处于关键时期。从内容上看，其复杂性较高，具有鲜明的时代特征。但要认识办公自动化等虽然重要，但并不仅仅局限于此。首先，我国的电子政务系统不是独立存在的，而是与互联网接轨的。功能性较强，能够满足社会和公众服务的需求，并且还要履行政府职能。而早期的OA系统应用目标则是建立在政府专用的网络之上，服务也只限于自身业务。而电子政务则以计算机网络为媒介，其目标是为社会和公众服务。电子政务系统是由多个系统共同组成的，档案管理系统是不可缺少的重要环节。由此可知电子政务是档案管理信息系统的构建的基础。与传统档案管理信息系统相比较后确定了档案管理信息化系统建设的内容，必须要处理好以下两个方面：（1）安全系统。要增加相的功能，可授权和信任模块是必不可少的。（2）建立自动备份系统。为了避免出现信息丢失的情况，包括电子档案在内的所有档案内容都要备份，即使网络和数据库出现故障，信息也不会丢失。

3 加强档案管理信息化建设的路径

1）加强档案数字化资源建设。为了把高质量的信息化服务提供给社会和需要者，对于档案数字化资源建设工作必须要予以高度重视。档案馆的基础软硬件设施必须要完备，并且把现代多媒体、3D等高科技技术应用于其中，使纸质档案信息资料逐渐实现电子化，并构建出立体展示平台，具有多方位多功能，可以提供视觉、听觉等不同的试听感受，数字化资料文献更加具有带入感和真实性，提供的信息化服务具有更强的吸引力，更加全面和完善。需求者不受时间和空间的限制登陆到网络平台，即可完成对所需档案资料的查询。

2）提高档案管理人员专业水平。档案管理工作归根到底也是对人的管理工作，档案管理工作人员的专业水平直接影响着档案管理效率。单位可以综合考虑档案管理工作的开展需要，结合自身工作的实际情况，定期对档案管理工作人员开展业务培训，进行不定期的测试和考核，从而充实和提高档案管理工作人员的水平，全面提高档案管理工作人员的综合素养。在培训过程中，管理层可以邀请那些行业内的专业人才开展讲座，也可以选择单位内部那些经验丰富的员工进行分享，帮助更多的档案管理工作人员处理档案资料收集和管理过程中的各种难题，继而提高管理人员的专业化水平。学习借鉴、取长补短，并以此为契机，不断提高档案管理人员的思想认识，创新工作形式，有效提高档案管理工作人员的专业素养。除此之外，单位内部还要建立相关的档案管理约束制度，用来指引和规范档案管理工作人员的行为，营造一个良好的工作环境，进一步提高档案管理的效率。

3）搭建档案管理信息化平台。新时期，档案管理工作若要真正实现信息化，则需依赖于信息化平台建设，因此在建设过程中需要做好以下几点：第一，硬件建设。各行政事业单位在发展过程中能够借助自身已有的管理平台，开发出既统一且又相对独立的档案管理功能模块，充分结合档案管理职能和流程特点有针对性地设计功能模块，并立足于业务发展需求建设合理化硬件，在实践过程中完善和升级硬件环境，如此方可把系统平台的价值充分发挥出来，让档案管理信息化建设真正落到实处。第二，资源整合。在将硬件建设做好后，信息化建设过程中另一项重要内容就是资源整合，若要使这一点成功实现，就必须借助相关管理软件，诸如 ERP、EDP 等。因此，除了硬件建设，软件建设也必不可少，档案管理人员可以此为着手点来实现信息化建设目标。

综上所述，档案管理信息化直接关系到各行政事业单位的发展，所以各行政事业单位需高度重视档案管理信息化建设，并进一步加强档案信息化建设，从而保证各行政事业单位档案管理工作的顺利进行，充分发挥档案的价值。

参考文献

[1]姚保华.加快企业档案管理信息化建设的方法分析[J].企业改革与管理，2017.

[2]方楠.事业单位档案管理信息化建设问题研究[J].办公室业务，2013（9）：94.