图书分编工作流程的最优化问题探究

尤咏

摘 要：图书流入图书馆需要经过图书分编工作，因此图书分编工作是图书馆中最基本也是最重要的一环。图书分编工作能否高效、有序的进行，直接决定了图书馆能否更好的服务广大读者，是图书馆功能的直接体现。因此，我们需要尽快探究图书馆分编工作的最优化流程，从而提升图书馆综合水平，更好的服务于广大读者。

关键词：图书分编;工作流程;最优化

1 圖书分编工作探究最优工作流程的必要性

图书分编工作是图书馆内复杂程度最高，难度最大的工作之一。它要求员工具有极强的专业技术以及多人合作能力。如今图书馆中没有制定出相应的分编机制、流程，往往分编过程中各个环节会相互影响，产生问题，大幅度降低了图书分编工作的效率。同时，图书馆管理者不善于或者不乐于制定合理的分编流程，没有明确的目标，导致优秀员工不能发挥出自己的能力，降低员工工作积极性的同时也降低了图书分编效率。应根据图书馆分编工作的现状进行深入分析，找出分编工作中各环节、各部门以及各员工之间的联系，有序、合理的安排各部门、员工的工作任务，并可以各司其职，使分编工作有序的进行。这些举措对于提升图书分编工作的效率，图书馆为读者服务的能力都是十分有效的[1]。另外，图书进行分编后，读者可以根据个人喜好进行计算机查找，或者自行浏览书目等方式寻找自己需要的书籍，为寻找图书找到一条捷径。从而给读者一个良好的阅读体验，大大增强图书馆的功能性。

2 图书分编工作探究最优工作流程的重要性

分编工作执行起来是十分复杂的，它的各种环节相互独立却又相互影响，各环节之间若链接不当，就会导致整个分编效率的降低。探究图书分编工作流程最优化是实现图书馆图书管理信息化的必经之路。随着现代化的科技运用，图书馆内实现信息化管理已在逐渐发展并完善，但对于图书分编工作来说，短时间内用机器代替人工是难以实现的，那么就要求我们探求分编工作流程的最优化，利用有限的人才资源实现高效的图书分编工作。如何实现人才的合理利用，下文将列举几个方法。

2.1 通过制定合理的工作流程来控制工作量

在图书分编工作中应当采用定额方式进行管理。定额指的是规定员工一天工作中应达到的工作量。通过规定员工的工作量，既可以有效地打破传统工作模式的僵局，即员工之间工作相互推诿，分编工作效率低下等现象，又可以激发员工之间的工作竞争，从而提升图书分编工作效率的同时，也大大提升了员工工作的专业性，一举两得。这里需要明确指出的是，限定员工工作量时，应当以合理的工作流程为依据，指定的工作应当是员工力所能及的，否则，只在工作量上做要求，可能会导致员工因大量工作而出现将就心理，导致分编工作错误百出[2]。因此，只有制定合理的工作流程才能充分提高管理水平，提高图书分编工作效率，将图书分编工作的错误扼杀于摇篮之中。

2.2 通过制定合理的工作流程来提高员工的积极性

分编工作环节多而繁杂，每个环节的劳动强度并不相同，因此，通过适当合理的工作流程，进而安排合理的工作。可以让员工认识到工作安排的合理性，大大提升员工的工作积极性。若是分工不明确，工作安排不合理，一定会使员工心理不平衡，打击其工作积极性。

2.3 制定合理的工作流程，使工序职责有章可循

图书分编工作中，每个工序都需要有专人负责，进行合理调控，从而做到不论哪道工序出现了问题都能直追本源，杜绝员工中出现责任相互推诿的现象，使图书分编工作高效、有序的进行。

2.4 制定合理的工作流程，增强员工的责任感

责任感是使人自觉执行活动的第一要素。拥有责任感的员工在进行图书分编工作时，不仅会严格要求自己，还会对身边的人起到监督作用。从而在无形之中每个人相互影响，共同进步，会产生更多有利于加强图书分编工作的小技巧，小方法，也会提高员工的职业素养。

通过制定合理的工作流程，严格的区分各部门的职责，提高员工的工作能力，是提高图书分编工作效率的行之有效的方法之一，对其十分重要。

3 图书分编工作流程优化的方式

每个图书馆的现状都是不同的，人数、规模、当地经济状况等都是影响图书馆发展的要素，因此列举几点一般性原则，期望对各图书馆制定合理的分编工作流程有所帮助。

3.1 严格准寻著录要求

针对图书分编时需要运用的方式，如著者号的取法、编目细则、计算机编目时各标点符号的使用方法等，每个方式都需要严格把关，出现错误就会导致本书目在图书馆“消失”。在图书分编过程中严格性的体现以计算机编目为例进行说明：著录标准需要严格遵循，著录时副题名应该和正题名连贯著录，其中应当用“：”连接，不应当分为两行著录，副标题应当用空格与卷期连接，并非用“（）”对卷期进行标注，“？—”大项符号换行时应当省略“-”;著录时半角，全角应格外注意，外国文字应当严格区分大小写，同时错词、错字，漏词、漏负号等现象应当特别重视，防止读者检索时不能准确查找书籍。下面以实例进行说明：

1）世界知识图册 国家？民族：非洲、大洋洲/石应天主编？-北京：世界知识出版社1999.1SBN 7-5012-1134-5I.世...II.石...III.①非洲-概况-图集②大洋洲-概况-图集IV.D5-64。本书在进行著录时，世界知识图册应当是正题名，与副题名另起一行，不用“：”进行连接，这样一来与图书封面著录并不相同，按照图书封面应著录为“国家：民族”，作为副标题的非洲、大洋洲则应用“：”与正标题进行连接。

2）湖北少年儿童出版社，中国作者（梁衡）著的《数理化通俗演义》。图书在著录时遗漏了上下册，这就会导致检索时无法正确检索严格遵守著录的要求不仅是对员工自身自责的尊重，也是对广大读者的尊重，通过准确的著录，图书分编工作的效率将会大大提升。

3.2 细化图书分编工作

图书分编流程大致分为两种：少量图书分编、大量图书分编。其中少量图书分编指的是员工将新书按照类别堆放在相应书架处，在通过员工人工摆放至相应的专栏处。这样的工作方式可以将大量图书进行分解，方便员工进行少量多次的少量图书分编工作。少量分编工作中，员工可以依据自身专业水平、能力，决定自身的工作强度，选择合适自身的区块，进行高效的图书分编工作。显而易见的是，这样的少量图书分编工作具有很强的适应能力，例如，图书馆对于历史类书籍急需分编时，可以暂缓次要分编工作，调用部分员工直接参与到历史类书籍的分编工作中去。若是以传统分编方式进行对历史书籍的分编，员工需要在众多书籍中找到历史类书目，然后再进行分编，这样不断影响分编效率，在其他书目分编时仍要找出对应种类的书目，大大降低了图书分编效率。同时，少量图书分编可以有效的找出图书分编问题，快速的认责到人，相比“大锅饭”似的大批量分编更有可行性，从而更好的发挥图书馆的职责，更好的服务读者。

3.3 完善管理制度

现阶段图书管理制度并不完善，主要表现为对工作人员管理力度不到位，工作人员无法完全遵守工作准则等。所以为寻求图书分编工作的最优化方式，必须先要完善图书馆的管理制度。首先，我们需要制定图书分编流程规范图，建立相应的奖惩制度、举报制度，从而使员工自身监督、相互监督，引导员工严格遵守行为规范，做好图书分编工作。分编工作大致可理解为三方面：采购，整理、分类以及归档。每方面需要的专业技能不同，因此我们需要明确管理制度，针对这三方面建立起小组制度，选拔小组长，对员工进行有效监督，让员工认识到工作的重要性，必要性以及必须性。在此基础之上，完善奖惩制度。我们需要认识到，小组长的责任应是在做好本职工作的前提下严格监督组员。同时，组员也应当享有监督组长的权利，这样可以防止小组长将责任推向组员，避免了不公平事件的产生。另外，图书馆也应建立评级制度。根据组长、员工日常表现进行公开的评奖评优，给与书籍或现金奖励，以此督促员工自觉地健康成长。为增加员工的职业素养以及制度观念，还可以举办内部竞赛，通过高阶层的组织，举办例如在规定时间内随机图书进行分编，分编图书书目多，准确率高者得胜之类的职业技能比拼。这样一来，进行竞赛不仅可以激发员工的自尊心，让员工自我督促，不断提升，也可以加强员工的制度观念，有利于完善管理制度。

3.4 加强图书分编队伍建设

在探求图书分编工作最优化的道路上，员工也可以贡献出自己的力量。员工在工作中经常会“创造”出很多方便快捷的小方法，管理者要广泛接纳这些方法，才能不断优化工作流程。加强图书分编队伍的建设对图书信息化管理、寻求图书分编最优化具有重大意义。首先，为加强图书分编队伍的建设，管理者需要定期举行会议，通过选举优秀个人并交流工作经验，进而提升全体员工的工作能力。其次，应当倡导“引进来，走出去”的宗旨，因图书馆是服务于全体读者的，不应该只局限于当地的发展进度。各图书馆之间应加强经验交流，互帮互助，共同发展。最后，在信息化越来越发达的今天，图书馆员工在不停提高自身专业技能的同时，也应当掌握与计算机相关的知识，另外也可以聘请专业人员为员工进一步分析、讲解，并引导员工在计算机上进行实际操作，这样一来，通过人工和科技的结合，大大提高图书分编工作的效率[2]。

3.5 增强图书分编员工的基本素质

1）业务素质。业务素质是图书分编员工最重要的素质之一，它体现了员工的专业能力，职业修养，个人水平等要素。作为图书工作者，善于交往、博学多识是必须的。因为在图书馆工作中需有效的解答读者疑问，掌握每类书籍的大致方位，掌握有关书籍的基本内容，这样才可以得到读者的一致好评，对自己，对图书馆都是十分有益的。

2）思想素质。积极的思想可以使图书分编员工乐于工作。每天重复的工作一定是枯燥乏味的，图书馆中尤为明显。作为一名有责任感的员工，对待自己的工作必须给与足够的重视，思想上重视，才能做到行动上重视。正确认识到自身不足，敢于“犯错”，不断纠正自己的不足，而不是躲躲藏藏，耻于问题。高质量的工作态度与良好的思想素质联系紧密，员工思想素质就是提升分编工作效率的重要手段。

3）体能素质。不可否认，图书分编工作是一个体力活。面对大批量的图书，要在规定时间内完成分编，这就意味着员工需要牺牲自身的时间，甚至是休息时间来进行图书分编。因此，良好的体能也是分编员工需要拥有的。在分编工作中，重复的踮脚、抬头、弯腰等运功会导致局部位酸痛，久而久之会产生职业病，这对于个人和家庭来说都是不愿看到的。因此，提升图书分编员工的体能素质也十分重要。

4）创新意识。员工在工作中经常会总结出一些小窍门，看似不正规的方式却可以带来巨大的效率提升。一方面，员工应有创新意识，主动发现小方法，并上报给管理者[3]。另一方面，管理者应当广泛吸收这些意见，经过合理改进，进而应用于实际作业中，达到提升图书分编工作效率的作用。

4 总结

探寻图书分编工作最优化路径是图书馆发展的必经之路。做好图书分编工作可以有效的提升图书馆职能，发挥图书馆的最大作用。优化图书分编工作应从细化分编工作开始，在相对减少工作量的同时，加强管理者的管理水平以及员工的职业技能水平。全方面提升圖书分编工作的效率，找出图书分编工作的最优化路径。

参考文献

[1]李丽博.图书馆图书分编外包模式的构建[J].中国市场，2019（08）：125+127.

[2]王薇.浅析高校图书馆分编发展中存在的问题及解决对策[J].河南图书馆学刊，2018（12）：43-44.

[3]卢凤琴.探究基于信息时代下的图书分编工作[J].传媒论坛，2018（23）：143-144.