数字时代档案数据化管理问题研究

张育文

摘 要：在数字时代中进行档案数据化的管理，可以有效提升工作质量，满足不同的实际需求。基于此，文章主要对数字时代档案数据化管理的问题以及完善路径进行了简单的分析。

关键词：数字时代;档案数据化;管理问题

在信息化以及数字化存在的主要问题就是交互性过强，档案管理工作的数字化管理中要重视数据安全问题。而在实践中档案数字化管理还是缺乏完善的安全保障。

1 数字时代档案数据化管理问题面临的问题

1.1 发展投入不到位

档案事业的信息化建设管理，需要稳固的发展根基，要保障其投入的各项资源，重视资金、设备以及技术、人才资源等各个方面的内容，基于我国档案数字化建设管理的需求，可以发现其存在的主要问题就是总体投入不足，在设备、技术以及人才等方面还是存在一定的问题。在设备投入的阶段，在数字时代进行档案管理的建设管理，要重视各项硬件以及软件资源的配置管理，在实际的档案机构管理中存在的主要问题就是设备以及资金不足的问题，导致管理机构以及各项运行软件无法满足实际需求的问题。

在进行档案管理技术管理中，要合理的应用大数据、云计算等各项技术，而在实践中，因为管理不足，技术不足等因素的影响，导致在管理中出现了各种问题。

1.2 缺乏完善的管理制度

在进行档案管理工作中，管理人员要根据管理的要求，完善档案管理的工作制度。在档案数字化管理中存在的主要问题就是制度不足，缺乏规范性以及标准性，即便是制定了完善的管理质量，导致制度贯彻力度不足，在档案管理、操作工作等各个方面还是存在一定的问题与不足，进而出现了档案工作隐患问题。

1.3 档案信息建设力度不足

1）平台建设落后。现有的平台管理缺乏完善的数据支撑，在存储技术以及存储介质中还是存在一定的不足，导致数据存储还是出现问题。在信息数据存储中，现有的非结构化数据存储需求无法满足实际需求，出现档案资源无法做到分布式存储，存储效率低下。在进行档案服务信息化管理平台建设中，出现服务路径狭窄，服务效率不足等问题，造成信息的查询以及获取数据信息中出现了各种障碍问题，无法满足实际的需求。

2）安全保障不到位。档案管理市场不足，在网络交易中导致其出现规范性、真实性的问题，造成数据安全受到安全威胁;安全加密技术不足，在进行数据加密、限定权限等各个内容上還是存在一些问题，造成了档案数据被随机盗取的问题。

2 新时代档案数据化创新管理路径

2.1 整合资源，实现协同作业

基于优化档案数据化管理的目的开展，各级档案管理机构，要分析档案管理的实际需求，重视资金、技术以及人才等各项资源的整合，要实现数字化管理。

在实践中，要做好档案数据好管理的设备支持，实现档案数据化管理各个服务器之间的合理衔接，达到快速获得信息，实现对信息有效提取、查询的目的。

2.2 完善管理制度，实现规范化管理

在进行档案现代化以及数字化管理工作的同时，档案结构要制定完善的管理措施，基于组织以及制度的角度开展，实现落实档案数据化管理的各项工作，在进行组织机构以及管理制度的完善中，要明确档案管理的实际需求，根据工作内容进行优化，对现有的管理制度进行调整，实现工作程序的优化与完善，提升各项工作的完整性、增强严谨性，进而达到提升档案数据化管理工作质量的目的。

2.3 重视档案信息化建设

建立智慧档案数据库。通过丰富的数据信息可以分析各种问题，为决策的制度提供完善的数据支持。同时，海量的信息数据也对管理人员提出得了严格的要求，要满足数据处理工作的实际需求。对此，工作人员要根据信息时代的要求，通过大数据等方式建立智慧档案数据库。在实践中要根据要求进行各项档案信息数据的收集处理，核实收集到的档案数据信息内容，保障各项信息的真实性，完整性。

在实践中，要做好档案材料的分类以及编号处理，做好电子文件的检索以及标示处理，通过系统化的方式进行管理，达到提升检索精准性的目的。在进行档案管理中，要做好档案信息数据的数字化处理，在档案数据系统中进行存储。进行之后档案数据库构件中，要制定完善的、统一的数据标准，保障数据库的兼容性。在进行数据库的构件中，要重视信息资源管理的封闭性，要基于数据档案角度进行分析，重视管理。实现电子文件资源的管理，实现格式、元数据内容以及数据提取方式的统一化处理，达到提升档案数据库互通性的目的。

同时，在进行档案数据化管理中要分析公众的实际需求，根据实际状况制定完善的、具有针对性的资源转化管理计划，重视档案数据库的建设管理。智慧档案数据库要重视档案数据信息检索以及服务中心的对接管理，对档案数据价值进行深入的挖掘，进而为档案服务工作的有序开展奠定基础。

2.4 建立档案管理数字化管理平台

档案管理人员要分析馆藏以及实际的状况，对其进行全面、系统的分析。对于档案的类型、状态以及信息利用的实际状况进行分析，根据实际状况合理的进行调整完善。其次，进行档案数据的信息化管理平台建设中，要始终基于“明确重点，分布开展”的基础原则;在进行资源的转化处理中，要基于馆藏信息以及利用率较高的资源信息，合理的调整，保障其可以满足人们的不同需求。在进行档案数据信息化管理平台的建设中，要重视各项信息数据的共享，通过专项档案信息共享平台进行分析，利用共享平台进行管理，根据业务的类型进行分类管理，基于标准进行排列。在进行档案数据化信息平台建设的过程中，要基于平台功能角度分析，合理开展，重视档案知识系统的建设管理。

2.5 云存储以及云服务

在进行档案数据化管理中，要合理利用大数据技术云计算进行管理，通过云存储以及云服务的方式进行系统的管理，对传统的档案信息管理模式进行优化，充分保障档案管理工作质量，在实践中，要合理的进行云存储器的设置，达到提升数据处理能力的目的。

基于云服务的交互特性进行分析，提升数据资源的共享性，实现多样化的服务模式，满足实际的需求。

2.6 重视电子档案的安全管理

电子档案存储以及利用中会出现隐私泄露以及文档损坏的问题，如果出现隐私泄露则会导致严重的后果。对此，档案数据化管理人员在进行电子文档管理中，要提升网络系统的稳定性。通过安全防护技术，实现电子文档数据加密管理以及权限的方式进行管理，通过设置多道不同的权限验证管理，避免其对电子文档造成安全隐患问题。在进行电子档案进行管理中，要做好病毒的实时性监测分析，通过防火墙以及安全代理等方式进行病毒监测管理分析，达到抵抗外部病毒恶意攻击的目的，进而提升信息系统的安全性。

3 结束语

在进行档案管理中，要通过科学的方式进行归纳以及整理上进行分析，在档案信息化管理中进行系统分析，通过科学的方式进行分析，提升档案数据资源在线获取以及利用率，进而实现科学化的管理，为档案机构数字化的发展奠定基础。

参考文献

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