电子文件全数字管理的实现框架研究

杨莉

摘 要：随着新时代中国特色社会主义现代化企业走向深入和信息科技的迅猛发展，大数据覆盖面不断扩大，档案管理软件系统的不断开发、电子文档大量生成，档案的数字化建设和管理，成了档案工作中的一个新课题，已成为档案开发、利用和管理的发展趋势。基于此，本篇文章对电子文件全数字管理的实现框架研究，以供相关从业人员参考。

关键词：电子文件;数字档案;数字化

数字档案数量呈急剧增长态势，如何鉴定，管理和存储这些海量的档案数据是档案学界的热点问题。数字档案馆作为新型的档案仓库和窗口，既具备传统档案馆的功能和性质，也承担着在信息时代更大程度的发挥档案价值的重任。然而，数字档案因自身的脆弱性，与载体的不可分离性等特点，保存期限较短，其长期安全保存较传统纸质档案更加困难。

1 档案数字化

档案数字化是指应用信息技术，将记录在传统载体上的档案信息输入计算机系统，将模拟形态存在的档案信息转换成由0和1组成的二进制编码的数字形态，形成计算机可以识别和处理的数字信息的过程，可以转换为数字信息的传统载体档案类型包括纸质档案、照片档案、微缩胶片档案等。

2 数字化档案概述

2.1 数字化档案建设趋势与可能性

文件是特定主体在社会活动中形成并有意识地利用多种形式和载体保存的资料、文字、视听等信息痕迹的历史记录。历史、安全性、便利性和服务是文件的价值。传统的纸质文本文件是将“类型信息资源”收集到特定位置，供需求者审阅。因为作为时间和空间的限制，使用起来有很多不便。数字文件是电子计算机处理的文件，消除了纸质文件的“类型”障碍，允许不同请求者在相同的时间和地点利用一个文档，从而提高文件利用率和查看者生产率。

2.2 档案数字化的重要性

数字档案是在传统档案的基础上建立起来的，它与传统档案既有联系又有区别。数字档案是档案在数字时代的一种组织形态，它与传统档案的性质一致，基本职能相同。数字档案的发展是以传统档案为基础的，传统档案的一些管理原则、管理方法和管理实践，将会在数字档案中得以体现。数字档案是对传统档案的继承和新环境的变革。

3 数字化管理所具备的条件

数字化工具不断发展。随着科技进步，数字技术、信息技术的不断发展，新技术体系规模不断的扩大。从20世纪90年代后期，我国的办公计算机化得到了发展和普及;再者到了21世纪初，互联网的发展，让所有信息传递变得更加流畅;到了21世纪第二个十年，移动终端的普及让数字化工具成了人们生活和工作中不可分割的一部分。这就意味着企业在日常档案管理过程中，逐渐实现了无纸化、电算化的数字事务处理。数字技术也在不断升级，从磁盘、光盘再到如今的云存储，升级速度越来越快，通信技术、电子信息技术也越来越稳定。数字化工具的发展为企业的档案管理提供了硬件基础。

4 数字化的实现策略

4.1 强化实施框架全数字目标导向

以全数字目标为导向，把全数字管理环境培育、意识提升、能力建设、实践普及化作为实现目标模块，有助于明确构建电子文件全数字管理实施框架的必要性以及主要方向。

4.2 重视打造数字化管理的科学体系

未来的企业档案管理工作应当是纸质、电子的结合，数字化、信息化的结合，传统和现代的管理方式融合。所以，要更好地利用信息技术，提升数字化效率，应当要着力打造数字化管理的科学体系。要把数字化工作作为一切活动的原动力，不断加大档案管理的科技含量，要构建相应细化的管理措施。针对不同类型、不同性质、不同类别的档案，采取不同的管理手段，设置详细的岗位职责和岗位制度，明确具体负责人。档案管理的科技工具采购也要因地制宜，选择适合本企业的软硬件，并及时维护。

4.3 推进实施框架深入应用

必须从以下方面加强实施框架的建设：第一，丰富内容构建，明确实施框架的核心组件，丰富每个组件下的具体措施，有助于明确电子文档全数字管理的具体措施是什么以及如何执行。另一方面，实现框架的“自我运行”程度，即组件之间达成协议并相互促进，以确保组件之间进行匹配、相互对照甚至协调。

4.4 树立数字化观念

文件部门要认识到数字文件管理在当前社会发展形势下的重要作用，相应的文件管理员要积极学习数字文件管理理论知识。只有充分树立对数字文件管理的认识，数字文件管理工作才能有序进行。

4.5 加强数字化档案管理的制度化建设

为了适应數字资源多样性、满足数字资源长期保存、安全共享的需要，必须建立健全数字化档案管理制度，从制度层面加强管理，保证数字化文件的真实性、完整性、有效性、有序性、安全性。根据新设备、新技术、新任务的要求，从制度上规范档案人员的职业道德、职业技能也尤为必要。有了机制约束，管理人员才可能以积极的态度面对挑战，努力熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档数字化文件的各种检索工具，保障转化过程中的管理和服务的衔接工作。

4.6 完备实施框架整体设置

实施框架的整体设置包括：第一，以多元实施措施作为构件的内置框架。第二，各构件之间的协同效应最大程度发挥，这需要我国文件、档案甚至数据等相关管理机构从电子文件管理全流程的角度做好协作工作。第三，以可持续发展的理念推进实施框架的过程性建设，依据我国不同地区、不同阶段、不同系统的具体情况制定相适应的实施框架及其具体应用方案。

4.7 在线数据库的构建

为了满足档案数字化管理工作的基本要求，应该积极的构建起较为完善的在线数据库，这是云时代提出的必然要求，需要对其给予高度的关注。在线数据库的构建成为一种必然的趋势，属于这个时代富有代表性的产物，其对于数字化档案管理工作目标的实现有着深远的影响。在线数据库的建设在一定程度上可以实现资源的科学共享，达到较为理想的资源需求目标，为了让所需要的资源实现方便快捷的获取，同时实现较为合理的检索，需要对档案进行了科学化管理和整理之后，实现合理的分类操作，构建起完善的在线数据库。档案资料的种类多种多样，包括视频和音频等，不同种类在建立数据库的时候，往往需要具备着特定的依据，由此能够满足不同用户的实际需求，便于其在寻找目标资源的时候，在短时间内完成相应的检索操作。数据库的构建需要严格的依照现实的情况加以落实，根据实际的需要建立起相应的资源库，不可出现盲目照搬的情况，还是需要融入自身的特色，建立起符合实际情况的档案资源数据库。

5 结束语

电子文件全数字管理已逐渐成为各国与各地区的战略阵地，它的构建有待从内容与方法上持续充实与优化，以形成完备的实施框架。

参考文献

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