互联网时代档案管理面临的挑战与对策

李彬

摘 要：互联网不仅融入进生活的方方面面，还能帮助人们提高数据处理的效率和速度。文章以互联网为切入点分析了当前档案管理工作中存在的问题及解决问题的措施。

关键词：互联网;档案管理;挑战;对策

互联网技术的广泛应用提高了人们日常工作质量与工作效率。对于档案管理工作来说，只有不断增强管理的信息化水平，才能让档案管理工作始终位于社会发展前沿。档案管理工作的工作难度非常高，因此即使处于互联网时代，仍旧存在着许多挑战，但档案管理人员要认识到一个问题，那就是机遇与挑战往往是并存的。通过分析档案管理工作中存在的问题，制定相应的解决措施，对档案管理工作的长远发展有着重要影响。

1 互联网时代档案管理面临的挑战

1.1 管理人员的综合素质有待提高

档案管理工作的主导为工作人员，工作人员的技能水平、综合素质会直接关系到档案管理工作的效率和质量。当前社会中，档案管理工作人员的信息技术水平普遍较低，甚至许多管理人员没有经过系统的档案管理培训，对档案管理的认识存在不足[1]。上述现象，第一，会造成档案管理工作质量得不到上升;第二，若档案管理工作中出现困难或者问题，工作人员没有相对的应急能力。在互联网时代下，一个优秀的档案管理人员应当将信息技术融入管理工作中，提高管理的速度与质量，但这种要求得不到满足。管理人员之所以综合素质不高，第一是单位制定的档案管理人员招聘标准相对较低;第二是档案管理部门没有对管理人员进行定期培训与考核，导致档案管理人员知识系统较为陈旧;第三，部门内没有完整的员工奖励机制，导致档案管理人员工作积极性较低，从而阻碍了互联网技术与档案管理工作的融合与发展。

1.2 管理理念传统，缺乏创新性

传统的管理理念已不适用于互联网时代。互联网技术已与人们的日常生活紧紧联系在了一起，网络已成为了工作、生活、出行中的必备辅助工具。因此档案管理工作人员也需以互联网技术为依据，更新管理理念。当前档案管理工作人员普遍存在着年龄较大化现象，档案管理部门中年轻化人才数量较低，年龄较大的工作人员工龄很长，接受新鲜事物的速度较慢，即使在档案管理部门内宣传互联网的重要性，也很难改变档案管理人员的传统理念。因此会造成档案管理理念始终处于停滞阶段，无法得到更新与发展。

1.3 档案管理的安全性不足

传统档案管理模式中，档案的安全主要是依靠人员保管，若档案管理人员保管不当，容易出现资料潮湿，虫鼠叮咬等非人力破坏现象。但是互联网时代下的档案管理安全问题，则主要来自于黑客入侵、病毒入侵、资料泄露等等，互联网模式下档案安全问题的后果非常严重。并且随着网络的发展，不法分子盗取文件的途径和方式越来越多，自然也就造成档案的保密性越来越差。甚至有些黑客在盗取了文件后无人发现，信息在不知不觉中就产生了泄漏。因此，如何提高档案管理的安全性是当前档案管理工作人员的重点关注问题之一。

1.4 档案管理工作缺乏统一标准

若想提高档案管理的有效性、便捷性，必须制定统一的标准，统一的标准也是档案管理安全性的前提和基础。但当前许多档案管理部门的互联网管理模式仍旧处于发展阶段，因此各部门之间的档案管理标准、监督体系、具体规范措施都没有明确的规定，造成了档案管理在使用、整理、运行过程中存在很大的漏洞。

2 互联网时代档案管理问题的解决对策

2.1 优化档案管理人员结构

一支优秀的档案管理队伍年龄结构应由老年人员、中年人员、青年人员搭配而成，三个年龄阶段的人员可以互相配合，形成最佳的档案管理方式。老年人员拥有丰富的档案管理经验，中年人员对档案管理部门业务非常熟悉，青年人员则对计算机等信息化技术非常了解。若想形成合理搭配，档案管理部门首先要优化工作环境，吸纳大量的年轻工作人员。其次，互联网时代下的档案管理部门需要将管理中的责任落实到个人，提高档案管理工作人员的责任心。最后，档案管理部门要吸纳拥有计算机、互联网知识的人员，提高档案管理的信息化水平。另外，档案管理部门还需对现存的员工进行信息化培训，提高原有员工的信息化水平。

2.2 更新人员管理理念

当前许多单位的目的是为了获取更多的经济效益，而档案管理部门的存在感并不强，甚至许多领导者认为档案管理部门无法对单位内部带来经济效益，因此对档案管理部门的重视程度也不高，资金支持与技术支持较为匮乏。当前许多单位内部仍旧使用纸质管理方式，这种管理方式中资料的保存度非常差，部分纸质资料会随着时间的推移逐渐泛黄、字迹模糊，对资料查阅与整理造成很大的困难[2]。因此，领导人员需要转变管理观念，加强档案管理人员对工作的认识，了解到利用信息技术保存档案资料，不仅能防止档案资料因时间而消逝，还能减少管理过程中的人力投入，降低档案管理成本。由此可见，提高档案管理者的管理理念，加快档案管理的信息化建设，对档案管理效率和质量的提高有着非凡的影响。

2.3 提高檔案管理的安全性

首先，档案管理部门要提高档案管理人员的安全意识，根据实际情况制定完善的安全管理制度，提高管理人员的法律意识。有了制度必然要有相应的监督，派遣专门的人员或者建立单独的监督部门检查安全管理制度的落实情况。其次，档案管理部门还要建立完善的管理责任制，将管理过程中的各项责任明确到个人，一旦出现信息泄露能够及时找到负责人并采取相关措施，这样一来有效降低了信息泄露的概率。最后，一定要提高档案管理的网络安全防护力度，单位会将过往的所有资料全部存放到网络平台中，如果一旦发生信息泄露，很有可能会造成巨大的经济损失，对单位未来的发展造成不可挽回的影响。因此，档案管理部门要定期升级档案管理系统的防火墙，并进行病毒检测，对网络中的外来文件一定要做好严格排查与筛选。

2.4 建立统一的档案管理标准

随着档案管理信息化的不断推进，统一的管理制度、明确的管理标准，二者缺一不可。规范档案管理部门内部的管理工作，为档案管理的未来发展提供了强有力的支持。

3 结语

综上所述，我们能够了解到，互联网时代下档案管理工作存在着许多问题和漏洞，针对问题提出有效的解决措施才能真正发挥档案管理的作用，推动档案管理信息化的可持续发展。

参考文献

[1]聂丹萍.互联网时代档案管理工作的现状与应对措施[J].办公室业务，2020，（1）：92-93.

[2]张捷.“互联网+”时代档案管理工作的现存问题及优化途径[J].办公室业务，2020，（1）：90-91.