试析文书档案管理的特点及创新途径

彭旗丽

摘 要：文书档案管理作为企事业单位行政工作中的重要组成部分，记录了企事业单位的整个发展过程，很大程度上体现了企业事业单位在发展过程中所做的一系列决策、对问题的讨论分析、管理等方面的成果。尤其是近年来，随着经济社会的快速发展，各类企事业单位得到了快速发展，相应的，文书档案从种类到数量都得到了快速增长，给文书档案管理工作带了前所未有的挑战。为了提高文书档案管理工作的效率和准确性，必须不断进行管理工作的创新，依托信息化手段，不断创新管理手段和管理技术，推动文书档案管理工作的开展。本文分析了新时期文书档案管理工作的特点和面临的问题，并探讨了创新文书档案管理工作的意义，最后提出了创新文书档案管理工作的途径。

关键词：文书档案管理;创新

1 引言

文书档案管理作为企事业单位档案管理中的一部分，对企事业单位的发展具有十分重要的意义。文书档案管理记录了企事业单位发展的全过程，包括在发展过程中所涉及的各类决策、对问题的解决方案、发展思路、管理制度等。因此，做好文书档案管理工作很大程度上也是为企事业单位的发展理清思路。随着文书档案种类的增多和信息化的快速发展，传统的文书档案管理已经很难满足现代企事业单位档案管理的需求，因此，急需创新文书档案管理工作，提高档案管理效率，同时也提高企事业单位档案管理工作的开展。

2 文书档案管理概述

文书档案管理工作是伴随企事业单位发展全过程的，涉及企业单位的生产经营、管理等多方面内容。主要包括会议记录、行政决策、工作计划、总结报告、管理制度等文件。考虑到这些文件一方面记录着企事业单位的发展历程，另一方面能够对企事业单位未来的发展提供方向性的指导，因此，针对上述文件的整理归档工作就显得十分重要。文书档案管理工作的主要内容就是对这类文件按照一定的规律进行分类整理归档，并按照一定的要求进行科学的管理和存储，以便后续对文档的调取和查阅。

文书档案不同于一般的文件，因此，对于其的管理主要分为收集、整理、归类、编目、保存等几个方面，因为涉及的文件种类繁多，因此，文书档案管理工作具有其特殊性，具体表现在以下几个方面。

首先是综合性强，这个综合性主要表现在文书档案涉及的范围广，包括会议记录、人事档案、设备相关资料、科研成果、党务工作、计划生育工作、发展规划、政策文件、基础建设等，从文书种类可以看出，这些文档不仅种类繁多，而且涉及企事业单位的各个部门，也就是说文件资料的来源也是多方面的。一些文件不仅来自企事业单位自身部门，还有来自其他相关单位的下发文档，比如上级部门印发的通知文件，合作单位的合同资料等。这些文件都属于文书档案归档管理范围内，从文件的种类也可以看出，文书档案管理工作的繁重和重要性。

其次是保密性，这也是文档管理工作的重要特点，因为文书档案是伴随企事业单位整个发展过程中形成的文件，是对单位发展过程的真实客观描述和反映，比如发展规划、经营理念等等，这些内容与单位未来发展息息相关，属于单位内部的机密。因此，从文件的开放程度上来看，也属于比较低的，更多的是面向单位内部人员翻阅。因此，保密性也是文档管理工作的特点之一。

再次，文书档案管理工作还具有阶段性的特点。考虑到文书档案管理工作是一项涉及企业未来发展的日常性工作，因此，对相关文档的管理工作要加强阶段性整理的理念。这样做一方面是便于归档后期的调阅，另一方面，也有利于企业

企业未来的发展规划。通常来说，可以以半年或者一年为一个归档阶段。

3 现阶段文书档案管理工作的困境

3.1 领导层面重视不够

调查发现，很多企业对文书档案管理工作不重视，从领导层面没有认识到文书档案管理工作的重要性。单纯的将文书档案管理工作划归为行政工作中，对于工作中一些文件记录也不注意保存和归档。尤其是对一些规模相对较小、还处于发展初期的企业，这种现象更是严重，这类企业更多考虑的是经济效益，而对于无法直接带来经济效益反而会在一定程度上增加企业行政负担的文书档案管理工作自然不够重视。

3.2 管理制度的不完善

考虑到企事业单位对文书档案管理工作的不重视，管理制度的不完善也不难理解。近年来，随着我国社会的不断发展进步，档案管理意识逐渐加强。各部门各单位已经相继开展并完善自身的档案整理、归档工作，相关制度也在不断的建立和完善，但于文书档案管理工作来说这些还远远不够。尤其是随着信息化技术的飞速发展，企业间的交流合作增多，形成文书档案管理制度呈現出与当今需求不匹配的局面，造成文书档案管理工作中问题频出。由于缺乏有效的指导，很多整理好的文书档案并没有实现其应用价值，很多单位并没有明确文书档案管理的内涵，只是将文档进行了归类和整理，对于其真正的服务性价值意识不足，严重影响了文书档案管理工作的效率。

3.3 缺乏专业的管理人员

文书档案管理人员不专业是现阶段文书档案管理工作开展缓慢的重要原因。一方面，从专业培养角度来说，相关专业每年的毕业生有限。另一方面，很多单位对文书档案管理工作不重视，聘请专业人员进行文书档案管理的单位更是凤毛麟角，造成单位的文书档案工作都是一些行政人员兼任。档案管理知识的缺乏，造成文书档案管理工作更多的是在文件收集整理环节徘徊。及时进行了归档，也缺乏专业性和规律性，造成的后果是，后续接手负责的人工作开展困难。很大程度上造成了工作的滞后和效率的低下。

4 如何加强文书档案管理工作的创新性

为了加强企事业单位的文书档案管理工作，需要多方面的努力，各部门各企业要不断完善和创新自身管理工作，提高文书档案管理工作的效率和有效性。

4.1 不断创新管理制度

文书档案管理工作的顺利开展需要正确的制度指引，因此，制度创新是最基本的。管理制度的创新不是对原有制度的全盘否定，而是在原有制度的基础上，针对企事业单位自身特点和需求，进行有效的补充和适当的改变。目的是让管理制度与时代发展和企事业发展相适应。比如，对比几年前的企事业发展，现在的企事业无论从规模、还是经营范围、市场以及合作对象都发生了变化，这样一来，涉及的文书种类也会相应增多，那么从管理制度上来说，就要做到与时俱进，既结合企业需求也要结合社会发展方向，制定出既满足现在需求又能够与社会和企业发展方向一致的文书档案管理制度，促进文书档案管理工作的顺利开展，同时为企事业发展提供强有力的支撑。

4.2 文书归档管理工作理念的创新

理念的创新更多体现在对文书档案管理的重视程度上，相信随着企业的逐步发展和正规化，会越来越意识到文书档案管理工作的重要性。因此，为了更好的推进文书档案管理工作，需要从思想上进行创新。考虑到文书档案管理工作涉及企事业不同的部门、不同的企事业之间。因此，这是一项需要各部门、各单位配合完成的工作。为了更好的完成这项工作，相关人员要结合自身负责的部分不断创新工作，如何提高归档工作的效率，如何部门间各类文书的交接归档工作。尤其是文书档案管理工作的具体负责人员，更要不断进行工作理念的创新，结合本企事业发展和需求不断完善归档流程、提高归档效率、提升文书归档管理效率，实现文书归档工作的服务性。

4.3 不断创新管理手段和技术

信息化时代的来临，为文书档案管理工作带来极大的便利。传统的文书档案管理工作更多的依赖人工处理，从文件的收集整理、编目的建立、到文档的查阅调取都依靠人工进行。因此，可以说这个时期的文书档案管理工作并没有体现出更多的专业性特点。随着社会的发展和企事业的进步，文书档案管理工作的专业性得到了极大的体现，如何归档、归档的依据、流程等都需要专业知识的辅助，尤其是文书档案管理的信息化。利用信息化档案管理系统对文书档案进行统一管理，将所收集的档案进行统一的编号归档。利用条形码等技术对文档进行信息化存储，统一打印出不同门类的编目之后再进行统一的归档，并对信息化的文书档案按照不同的安全级别进行安全化处理，提高档案的安全性，更方便后期文书档案的调取查阅。

5 结束语

总之，无论对于事业单位还是企业来说，有效的文书档案管理工作不仅能够记录企事业发展的过程，为企事业未来发展提供政策支持和方向。但目前来看，文书档案管理工作开展过程中还面临一些问题，造成此项工作效率不高，文书档案的价值无法得到有效體现。为了改变这种现状，需要企事业单位不断发挥创新意识，结合自身实际需求进行文书档案管理工作的创新，利用信息化优势，不断提升企事业单位文书档案管理工作的效率，为企事业单位的发展提供有力支撑。

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