企业档案管理与利用工作探究

袁梅

摘 要：档案管理是企业的重要工作内容，直接关系到日常运营工作的顺利开展。新时期，因为互联网的普及，企业档案管理工作面临新的机遇和挑战。基于此，本次就档案管理和利用进行分析。

关键词：档案管理;作用;现状;管理形式;利用策略

1 引言

档案管理工作是所有企业的重点工作，对于历史经营活动的记录以及未来经营活动的优化都有重要意义。档案管理作为企业的日常管理工作内容之一，在企业发展中发挥着重要作用。但是分析当前的档案管理现状，发现在利用互联网技术进行创新的同时也存在一些不足，因此我们对档案管理模式和利用策略进行分析，探究企业如何有效开展档案管理与利用工作。

2 企业档案管理的重要作用

企业的档案资料是企业开展各项工作和活动的真实记录，所以对其进行管理对于企业正常运转有积极意义。首先是见证企业的历史，档案资料真实记录了企业各项活动的历程，可以帮助人们理清企业开展的各项工作和活动，提供的社会服务情况，以及日常事务性工作的政策变动等，属于探究企业历史，追溯企业成长轨迹的关键资料。其次是进行理论研究的资源基础，以我企业为例，主要业务项目是煤矿，因此档案中容纳着全面的矿区地质条件、开采和运输、设备等的信息资料，以此为基础进行总结，可以推动相关研究工作的进展，提供珍贵的工作资源。最后是提升业务能力的重要凭证，企业档案资源中有详细的矿业生产信息，对这些信息进行分析，可以寻找工作中存在的不足，并进行优化和改进，从而提升企业的业务能力。

3 企业档案管理的现状分析

3.1 档案内容复杂，管理难度大

深入发展的市场经济体制下，企业面临的竞争压力更大，尤其是能源领域，因为生态环境保护等政策的推动，企业需要节能减排，推动绿色发展，而这进一步增加了企业的运营压力。为了应对这种压力，企业需要进行管理创新，这就意味着档案管理工作不仅要满足企业的正常运行需求，还要满足管理需求。但企业进行档案管理工作，需要管理的档案内容更加丰富，包括成本预算、采购、会议组织、矿产、能源行业发展等信息，都被纳入档案管理工作中，增加了管理难度。

3.2 更重视档案保存，忽视档案利用

企業更重视业务工作开展，将档案管理工作列为日常管理的一部分。而对于档案资料的采集，属于档案管理的重点内容。但矿业生产本身具有较高的探索性和风险性，尤其是针对拥有复杂环境条件的矿区，进行生产运营的难度更大，在进行决策时需要慎重考虑，存在较大的风险。而此时一旦出现问题，各类档案资料就是进行证明的依据。而企业档案管理人员更重视档案保存，忽视了档案利用，将档案资料保存好就完成工作，没有思考如何进行利用，发挥档案资料的价值。

3.3 管理效率不高

随着时代的发展，企业运营范围扩大，规模不断扩增，使得日常管理的范围也不断扩大，需要纳入档案管理的内容也越来越多，档案种类不断增加，当前的档案管理模式已不能满足新时期的档案管理工作需求。尤其是互联网普及之下，企业进行档案管理很多都已变成电子化管理，与传统纸质档案管理存在一定冲突，需要进行处理。现代社会企业的档案分类较多，包括行政工作、人事工作、设备和技术、财务管理等，有十分详细的分类;档案形式也出现很大变化，除了纸质档案，还出现电子档案，而且有图片、音像等非文字的形式，给档案资料的储存工作增加了难度。

4 企业档案管理的主要形式与有效利用策略

4.1 规范档案管理机制

企业要开展档案管理和利用工作，首先需要健全档案管理机制，完善管理制度，细化档案管理流程，推动档案管理工作的规范化进展。企业要考虑本企业的档案管理工作实际，建立三合一的档案管理制度，严格按照规定对档案资料进行分类、鉴定和整理;严格档案资料收集、整理、编目和保存的流程，保证资料的全面和真实性;制定完善的制度，包括归档制度、保密制度、利用制度、鉴定与销毁制度等;划分清楚档案管理各项工作的责任，严格按照规章制度办事，提升工作的合法性和合规性;建立档案管理信息化部门，明确各部门责任人，要求每个部门都有档案员，明确各自的责任;建立档案管理监督部门，对所有的工作和活动记录进行监督和管理，借助信息技术实现动态和实时监督，打造一体化的档案管理系统;将档案资料的收集和归档工作列为绩效考核的一部分，严格按照相应标准进行检查和考核，与档案管理人员的绩效挂钩，配合科学的奖惩机制，提高工作人员的积极性。

4.2 强化信息化建设水平

在互联网日趋普及的基础上，企业也要积极引进先进的信息技术，实现档案的信息化管理，借助各类软件和系统的应用，进行智能化管理，提高档案管理工作效率。一方面，要加强信息化基础设施建设，企业要注意配备先进的计算机系统，搭建高速的网络，并注意信息化设备的保存，避免潮湿，防止雷电等。规划好信息化管理平台的建设，针对档案管理建立专门的网站和数据库，或者在企业网站中为档案管理单独开辟一个板块，保证档案管理的独立性。结合企业工作实际引进先进的信息化软件和硬件设施，做到信息化录入、管理和查询工作，提升档案管理工作效率。同时借助信息系统的优势，实现对档案信息的实时跟踪，及时收集各个部门的档案资源，借助扫描仪等将纸质资料转变换成电子文件，并使用数据库进行处理，归档保存，同时做好所有档案资料的电子备份。另一方面，因为企业档案管理涉及多个部门和企业，所以要积极与这些部门和企业沟通，实现互动式交流和信息共享，提升档案工作效率。利用信息技术科学设计档案数据库的收录程序、目录、查询系统等，方便进行信息录入和检索工作。另外要借助信息技术加强对档案资料的开发工作，合理分析不同资料的价值，扩大利用范围，挖掘潜在的价值，充分进行利用。

4.3 强化人员培训

当前针对企业的档案管理和利用工作实际，要定期安排档案管理人员进行培训和学习，企业最好引进专职的档案管理人员，专门负责各类档案管理工作，避免兼职情况的出现。企业要重视提升档案管理人员的综合素质，打造高水平的人才队伍，引进先进的档案管理理念和模式，提升档案管理水平。定期组织开展档案管理相关知识培训，提高理论知识丰富水平;组织开展思想意识教育，提升责任意识和法律意识，塑造良好的职业道德品质;积极学习信息技术的使用，提升信息化水平，可以熟练操作应用于档案管理的各类软件。定期召开工作会议，针对档案资源进行汇总分析，强调这项工作的重要性;同时强化档案的规范化书写，并将之作为档案管理人员考核的重要指标之一。另外要培养档案管理人员的创新能力，可以对档案管理模式进行创新，提出更加方便快捷先进的模式，提升档案管理效率。

5 结语

新时期，企业发展面临新的形势，档案管理工作也面临新的机遇和挑战。企业需要正视档案管理的变化，进行创新，实行新的管理模式，并加强对档案的利用工作，提升档案管理与利用成效，借此推动企业的发展。

参考文献

[1]邢丽敏.如何做好企业档案管理与利用工作[J].档案管理，2019，（03）：93-94.

[2]彭聪.如何做好企业档案管理与利用工作[J].中外企业家，2019，（27）：107.