提高档案管理科学化水平的实践策略分析

谷素萍

摘 要：随着社会的进步，档案管理也随之逐渐进步，模式逐步升级。想要继续完善档案管理工作，就需要具备科学化的档案管理意识，通过信息技术对档案管理进行优化，使其更为科学和高效的发展。本文主要探讨了提高档案管理科学化水平的时间策略。

关键词：档案管理;科学化;实践策略

档案管理部门想要提供优质的档案服务，就要对档案的形式进行完善，管理水平进行提升。随着科学技术的进步，传统的档案管理模式难以满足目前的工作状态，缺陷较多，从很大程度上影响了需要通过档案完成的工作的进度。目前的档案管理，需要结合先进的科学技术提升管理质量，实现科学化管理，升级服务形式，使档案的管理水平从整体得到提升[1]。

1 提升档案管理科学化水平的必要性

1）构建现代化社会的必要条件。档案信息的管理体现了企业的文化实力，提升档案管理水平也就是对企业文化实力的证明。在目前来说，对于科研，经济等相关企业，需要配合做好构建美好，和谐社会的任务，这样一来，做好科学化档案管理极为重要。科学化的档案管理可以帮助企业及时准确的了解国内外最新形式，从而可以快速全面的调整自己企业的档案信息。利用现有的科学技术水平管理档案，可以消除传统方式的不足之处，更清晰地了解大众需求，辅助完成现代化社会的构建。

2）满足档案管理的实际需求。随着社会的进步，经济发展迅速，档案管理的任务更加艰巨，目前的档案管理包括了管理类型和数量。因为许多企业开始使用电子档案，从而加大了档案管理难度，对于及时准确的提供档案信息的难度较大，而这一问题通过科学化的管理可以有效解决。科学化管理档案势在必行[2]。

2 目前档案管理中存在的问题

1）形式单一，缺乏多元化特征。随着社会的进步，档案的管理和利用也需要随之不断完善，在传统的档案管理和利用中，人们对于档案在促进社会经济发展方面的认识不足，对于档案的利用仅为单一的查阅，此时档案的管理完全可以满足用户需求，只需要可以被查阅即可。所以传统的档案管理观念目前仍认为档案是只供查阅的。但在现代社会，人们的思维意识提高，档案的地位也随之提高，但在实际应用中，档案仍然只能满足查阅功能，难以满足用户的实际需求[3]。

2）管理人员素质有待提高。档案的管理和利用工作主要是由相关的工作人员展开，所以，档案利用的服务质量与相关工作人员的专业素质息息相关。因为传统的档案服务仅为查阅一项内容，操作简单，工作人员可以轻松完成。但现代社会已经逐渐进步，档案的利用形式发生改变，越加重视信息技术的应用，这就导致习惯于传统思维的工作人员难以应对的情况。因为工作人员对目前的信息技术了解不足，更无法在实际工作中有效应用，从而严重影响了档案管理和利用服务的发展。

3）档案管理观念陈旧，缺乏科学化意识。档案管理工作在我国具有悠久的历史，已经逐渐形成了比较完善的管理模式，但社会对档案的重视发生了转变，而档案的管理模式目前还停滞不前，创新意识不够，管理和服务形式滞后，难以满足时代的发展需求和用户的实际需求。如不对这一现状进行改善，会严重影响整体的档案利用水平，使其在社会发展中难以发挥实际作用。之所以会这样，主要是因为档案服务观念老旧，创新发展意识不足，从而使其整体服务水平难以提升[4]。

3 提高档案管理科学化水平的策略

1）加强对档案管理的重视程度。目前信息技术在社会各个行业中应用广泛，档案管理中应该也配合信息化技术，从而保证高效运转档案资源，从整体提升管理档案工作的质量。随着经济水平的发展，档案管理也有了新的目标，企业在制定自身的发展目标时，为了保证所制定的目标切合实际，需要根据档案中提供的数据完成，这就需要企业做好档案的管理，保证可以提供真实有效的数据。对档案管理水平的提升，实际上影响着企业科学决策的制定，是提升企业核心竞争力的重要保证。

2）在档案管理工作中融合信息化技术。目前我国的信息化建设水平较高，且广泛应用在各个行业中。档案管理工作想要实现高效运转，也需要配合信息化技术完成。在档案管理形式方面来说，相较于单一的纸质管理方式，电子化档案不仅可以延长档案的保存时间，还不会发生遗失，保证资料完整度。即使电子设备发生损坏，云端服务也会对档案信息进行保护。此外，对于电子档案的管理更为高效快捷，管理效率更高。在实际应用中，首先需要采购信息化设备，同时，需要全面掌握档案资料中各项数据的传输，处理等步骤，这些操作对档案管理人员的专业性要求较高。在管理电子档案时，通过成立电子档案室等方式可以帮助需要档案的人员快速查到自己需要的档案。但有一点需要注意，电子信息化技术是进行档案管理的载体，在应用时注意安全问题，为避免黑客入侵系统，可以使用加密技术[5]。

3）强化人员培训工作，提升综合素质。因为不断增加的数据信息，档案管理的工作量较大，加上电子档案管理对操作技能要求较高，从而加大了档案管理人员的工作压力。为保证工作人员更好的完成工作，可以在上岗之前对其进行培训，在提升专业水平的同时，增强专业素质。培训的内容以理论和实操为主。保证工作人员在掌握工作流程的同时，明确工作重点，熟练完成工作。培养出一批拥有较高综合素质的档案管理人员，才可以保障信息化档案管理工作稳定发展。但培养并非一蹴而就，需要循序渐进，定期培训，定期考核，选拔成绩优秀的管理人员，保障自己企业的人力资源结构不断完善，从而保证企业具备更强的核心竞争力。

4）创新档案管理评估机制。档案管理期间需要管理人员及时更新数据，同时还需要管理人员根据相关标准进行规范化的工作流程。对工作进行评估，需要制定系统化的评估机制，保证管理工作在规定时间内准确完成，且完成质量较高。完善档案管理考核制度，可以不断发現在档案管理中存在的问题，随时针对问题制定解决方案，从而促进档案管理模式逐步进步，更加科学化[6]。

5）建立完善的档案管理科学化工作机制。信息技术具有互动性和社交性这两个优点，尤其重视沟通交流。目前的档案管理需要加强参与度，保证较高的开放性，与用户之间建立良性的互动沟通，加强档案管理的日常强化。随着信息化的不断进步，公众的话语权更大，这对档案管理来说，有优有劣。未来在进行档案的管理服务中，相关部门和工作人员需要树立新型观念，充分利用信息化建设新型档案管理，通过社交媒体与用户进行双向交流，增档案管理的服务格局。

4 小结

综上所述，未来档案的管理必然会逐步进入科学化模式，这样才可以适应社会发展。未来企业在进行档案管理工作的实践中，需要转变传统观念，逐步优化管理模式，积极引起信息化技术展开档案管理工作，与用户之间建立良好的沟通机制，在了解用户需求后保证可以对其进行满足。整合各类资源，保证档案管理的发展向着更加智能和科学方面发展。

参考文献

[1]郑杨.基于“互联网+”的党校档案管理分析[J].卷宗，2019，9（7）：144.

[2]姜海燕.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].企业改革与管理，2014，（14）：68-68.

[3]邓磊.高校档案利用服务质量模糊综合评判的研究[D].辽宁：大连海事大学，2012.

[4]郝纪清.家庭服务商业模式创新研究——以爱家管家网为例[D].北京：中国人民大学，2012.

[5]崔欣.基于新农合信息系统的住院补偿方案调整测算技术研究及模拟[D].上海：复旦大学，2009.

[6]吴卫忠，闫白洋.新高考制度改革背景下学校党建工作创新研究与思考[J].现代教学，2018，000（015）：74-78.