人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用

燕云涛

摘 要：人事档案的管理对于一些企事业单位的发展具有重要的作用。人事档案是员工德、才等方面的综合反映，人事档案中包含的内容极多，可以帮助单位详细了解员工的基本情况，从而在发展中实现对人力资源的合理利用，发挥人才优势，保障事业单位人才结构的优化。基于此，以下对人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用进行了探讨，以供参考。

关键词：人事档案;机关事业单位;人力资源管理;作用

人事档案管理本身的影响因素比较多，鉴于各种情况，需要注意的是明确各项内容，掌握人力资源管理的注意事项，在实际中落实。人事档案提供的各种信息比较多，在后期管理中需要保持高质量的人事档案管理效率。在后期管理中，变量因素多，可以结合实际需求进行，此外需要了解当前管理的背景要求，明确人力资源的各项指标，提升可行性。

1 事业单位人力资源管理的概述

相比以营利为终极目标的普通事业单位，事业单位的特点是非营利性和公益性。事业单位的主要功能，是利用国有资源在文化、教育等方面进行公益事业建设。科学、良好的人力资源管理能够提高事业单位的运行效率，为事业单位营造出和谐稳定的运行环境，激发事业单位工作人员的工作积极性和责任感，保障事业单位能够持续、稳定、健康的发展。

2 人力资源管理中人事档案管理的作用

1）实现人才的合理配置。人才的合理配置是人力资源管理的具体要求，在后期管理中要求结合自身的特点和要求进行安排，确保人力資源的综合有效管理。在整个阶段合理进行工作岗位的安排之后，一定程度上提升员工的工作效率，发挥最大价值。此外有效发挥人力资源的管理作用，能避免出现资源利用不当的现象。

2）人事档案是对工作人员信息进行记录的载体。在管理和招聘的时候，事业单位可以对人事档案进行完善，充分了解工作人员的实际能力和工作经历，让招聘人员和管理人员更好的了解员工。在管理的过程中，对人事档案进行合理的管理，可以积极的帮助管理人员选择人才，依照人才的能力选择合适的岗位，让优秀人才的能力充分的挖掘出来，对事业单位的管理质量提升具有很大的帮助。

3）有助于员工进行更好的职业规划。通过对员工的档案资料分析，可从教育水平、专业性和薪资报酬等方面入手，进行更好的职业规划。在整个阶段发挥自身的优势，为员工制定正确的职业规划和发展道路。在当前职业创新中，必须使其符合具体管理的要求。

3 当前人力资源管理中档案管理的现状

1）人事档案的利用率低。很多事业单位都有人事档案利用效率低的问题，并没有将档案的作用完全地发挥出来。首先，很多事业单位在观念上就存在着对人事档案的不重视，对于档案都是收藏起来，并没有考虑到应用的需要。导致人事档案资料管理人员完善了资料之后，就极少拿出来使用，人力资源管理人员并不会根据档案来确定人力资源管理的方式和方法，削弱了人力资源档案的作用。其次，由于人事资源档案的重视程度不够，导致事业单位可能缺少专门负责人事档案管理的人员，人事档案的内容并不完整，缺少分类和统计，利用时并不方便，造成人力资源管理者对档案的重视程度进一步降低，人事档案的作用难以得到发挥。

2）档案管理意识不足。人事档案管理对于事业单位发展具有重要的作用，但是很多事业单位认识不到这一点，在日常的工作中档案管理意识不足，存在档案管理认识的误区，没有处理好人事档案管理与事业单位人力资源管理的关系，使得人事档案管理的投入与重视不足，不利于事业单位的长远发展。档案管理意识不足使得在档案管理中的经费有限，有关的设施设备等没有及时更新，在管理过程中，业务流程、操作等具有随意性，管理不规范现象极为严重，事业单位对人事档案的利用率较低，人事档案管理的规范化不足。

3）档案的规范性和真实性不足。对于事业单位而言，档案的规范性和真实性是档案工作的基础，但是目前很多事业单位的人事档案都面临规范性不足和真实性不够的问题。比如一个档案并不能够将一个人的个性完整地表现出来，在内容上也都大同小异，人力资源管理者无法应用这些档案。有些档案的内容并不真实，一些假证明混入其中，很难把档案参考作用和利用意义发挥出来。

4 如何提升档案管理在人力资源管理中的作用

1）重视资源体系的基础建设。根据行业的需求、特点以及人才发展需求等，可以采用档案专用的管理系统，在深入性管理中，要求立足于当下，确保基础建设的尽快落实。在基础设施中了解内容和基本要求，只有明确各项管理系统的优势，才能提升认知能力。在功能性分析中，人社局采用电子档案，不断进行管理体系的优化和调整，进而实现整体有效管理。在事业单位管理中不断提升思想认知能力，强化的是人事档案政策上的宣传和指导。在部分管理中，借助的是人事档案对员工的个人业绩、综合素质以及综合能力等实施系统的评价，结合各项数据做出正确的指标。

2）建立专门的人事档案管理机构。很多事业单位面临着人事档案管理工作人员专业性不足的情况，为此需要建立专门的人事档案管理机构，才能保证档案有更高的质量，以及推动人事档案管理制度的执行。为此，事业单位需要做好人才培养工作，选拔具有专业档案管理背景的人才从事人事档案的管理工作。对于人事档案管理机构，也需要通过定期的培训和学习保证工作人员可以具备足够的素质。事业单位需要加强对人事档案管理人员在文化和业务知识上的培训，不仅要做好技能的训练工作，同时也要通过道德教育，让人员具有更强的保密意识和服务意识，让他们能够具备良好的综合素质，解决人事档案工作中所遇到的问题。

3）完善档案管理制度。要提高人事档案管理的有效性，需要在信息化背景下完善其人事档案管理制度，实现人事档案管理的规划化、标准化，实现人事档案管理的创新。首先，人事档案管理的相关人员要做好有关材料的收集、登记、核对等工作，保证人事档案资料的完整性与真实性。其次，事业单位要对人事档案数据信息的来源等进行规范化管理，保证人事档案的有效利用。最后，事业单位要加强对人事档案管理人员的教育与培训，提升其专业素质。

4）重视科技投入的不断加大和管理策略的不断完善。当今社会，科技飞速进步，就医院的档案管理工作而言，也要与时俱进，走科技化道路，实现管理的信息化。医院要提升科技投入的比例，将档案管理的地位重视起来，将它与医疗卫生项目一样看重，并一同在财政预算中纳入。要购置档案管理的高科技设备，诸如专用微机、专用扫描仪等等，让其较好地服务于档案管理工作。在这个过程中，离不开一套可行性较强、易于操作的管理方法，并且要进行细化，具体到人，要奖惩严格，将档案管理者的能动性充分调动起来。

5 结束语

档案管理工作是一项较为系统的工作，需要长久的坚持，不是一朝一夕就能成功的。就档案管理者而言，需要不断提升自身素养和业务知识，提高自身的使命感和责任感。就机关事业单位而言，也要重视档案管理的重要性，为其提供相应的资金保障和理论支撑，重视档案管理者的培训，如此，才能较好地推进档案管理工作，进而实现事业单位的更深层次发展。

参考文献

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