新形势下企业档案管理问题探究

潘升升

摘 要：企业档案管理一直都属于我国持续关注的热点问题，企业的档案属于机密文件，往往都承载着一个企业的最高机密以及未来发展的行业策略等等重要信息。目前我国对新形势下的企业档案管理已经有了初步的模型构架，但是想要完善都是缺乏一些理论经验。本文将分不同的层面对新形势下企业的档案管理作出策略总结，首先从企业档案管理存在的意义入手，深化挖掘出目前新形势下企业档案管理目前存在的问题，对挖掘出来的问题提出相应的解决策略。企业档案管理作为我国重要的管理手段，仍然面临着重视程度不够的问题，希望本篇文章可以在提高企业对企业档案管理关注度的同时，也能为企业档案管理中有疏漏的企业作理论参考。

关键词：企业档案;管理问题;企业机密

企业档案作为企业的最高机密，其重要程度是不容小觑的。根据我国目前企业的档案管理程度来看，还是缺少一定保密措施的，各个企业在档案管理这一部分虽然都能做到严加看管，但是难免会有薄弱的地方。本文立志于从提高企业对于企业档案管理的重视程度入手，让企业工作者可以在企业档案管理的问题上有适合自己企业的管理措施。同时提高企业的档案管理质量，为企业提供参考。希望各个企业对于文中的问题可以有则改之，无则加勉。让自己企业的档案管理更加完善，为未来企业的发展打下夯实的后盾基础，同时降低因为机密泄露而导致企业损失的可能性，彻底断绝竞争对手对于企业的机密窥探行为。

1 企业档案管理的意义

企业档案作为企业的最高机密是承载了一个企业最高的管理机密，是坚决不允许被泄露的。而传统的企业档案管理，是把在企业管理和生产经营工作中产生的原始工作记录保存下来归档，以实现工作记录在必要时刻的能够查证[1]。企业档案的这种形式不仅仅可以提高企业员工的重视程度，而且是可行的，可以考虑在企业档案管理的时候大幅度的应用。而且我建议在对企业档案管理时多采用电子档案，电子档案相对比纸质版档案来说更加容易保存，并且更加容易设置加密措施，可以降低企业档案泄露的风险。

2 企业档案管理目前存在的问题

2.1 对档案工作的认识和重视程度不够

我国企业档案管理所存在的最主要的问题就是对档案工作的认识和重视程度不够。目前就我国的大部分企业来说，档案管理仍未处于加密状态，这就导致在档案的保存途中非常容易出现资料泄露的问题发生。我国企业目前仍有将企业档案随手放置，且没有备份的情况发生，加之目前企业的档案仍旧以纸质版为主，保存能力相比较电子版本并不高，如果得不到妥善的保存，容易造成企业档案缺失，为企业带来没必要的损失。

企业的员工也存在对档案工作的认识不足的问题出现，目前有很多员工仍不知道企业档案管理的重要性，更不知道如何对企业的档案进行管理，该种员工如果得不到能力以及认知能力的提升，可能会不经意间泄露企业机密，给企业带来没必要的损失。

2.2 缺乏组织协调机制

目前企业对于档案管理的问题还有缺乏组织协调机制，根据调查，目前我国企业的各个部门仍在存在各司其职，缺少紧密联系的情况。档案管理的工作要求工作人员有紧密的细致能力，而目前我国的相关理论建设并没有只要负责的部门进行沟通以及协调，这就导致相关的理论体系建设没有呈现片状，还仅仅在点状发展，使用技术和理论建设相互脱节，导致档案的工作人員并没有进行通力合作。该行为很容易导致沟通脱节，信息交流困难等事件的发生，为企业的档案管理增加无形的困难。

2.3 保障投入不足

企业档案管理问题存在的第三个问题就是保障投入不足的问题。保障投入不足就容易导致企业的档案管理疏漏出现。根据目前企业的目前档案状况来看，企业的信息化是十分有必要且需要提上日程的。而且保障投入不足，就会导致企业内部对于档案管理的重视程度不高，而且投入保障不足，就会直接导致企业所能依据的资料变少，研究成果也相对较少，企业如果想进行档案管理的革新措施很难找到理论依据。

3 对企业档案管理存在问题的对策

3.1 完善组织和决策体制

对于企业档案中管理存在的问题要完善组织和决策体制。首先要根据企业的档案管理制定相关的政策制度，例如泄露企业档案所要承担的后果以及如何才能构成泄露企业档案等等。并且对于泄露企业档案的行为进行大力制止，发现任何有人泄露企业档案或者有意向泄露企业档案根据情节轻重进行不同的处罚方法，严重者可以进行报警[2]。

第二，工作人员在进行企业档案管理的时候应该将企业的各个部门整合起来，加强各个部门之间的联系，企业的档案并不是单独一个部门的档案，应该是整体部门的档案总和。各级人员应该都能做到自觉对企业档案进行保密，并且有自觉保护企业档案不被泄露的意识。同时该行为也能保证先进的技术可以通过各个部门的人员进行吸收，对企业档案有一定程度的保护作用。

3.2 政府部门以及专家大力支持

对于企业档案的管理应该有的对策，第二点就是征得政府部门以及专家的大力支持。获得政府部门的支持可以潜移默化的提高企业员工对企业档案管理的重视程度，并且企业部门获得政府部门的支持也就意味着设立了无形的法律墙壁垒，也相对来说降低了企业档案泄露的可能性[3]。

获得专家的大力支持可以让企业在进行企业档案管理时获得专业知识依靠，专家可以在研制出新型的企业档案管理模式时对企业进行最新的技术转达，让企业掌握更高的企业档案管理技术，降低企业档案管理失效的可能性，提高管理的安全性。

3.3 理论与实证相结合

在企业档案的管理过程当中光有理论基础是不够的，理论应该与实证相结合。首先，对于企业档案管理的理论应该从专家的研制中获得，对于这些企业档案管理新型技术，企业不应该盲目使用，应该进行试验，选择出最适合本企业的档案管理方式，并且采用。具体问题，具体分析，选择适合企业的档案管理措施，更加方便以后的管理，也能降低工作人员对于档案管理的操作难度，一举两得。

4 结束语

本篇新形势下企业档案管理问题研究已经到此结束了。本文详细剖析了目前企业档案管理的意义，和目前企业存在的对档案工作的认识和重视程度不够，缺乏组织协调机制，保障投入不足的问题。针对这些问题也提出了完善组织和决策体制，政府部门以及专家大力支持，理论与实证相结合的解决措施，希望企业都能够以文中的解决措施为基础，融合贯通成适合自己企业的理论基础。希望本篇文章能够对目前对企业档案管理存在问题的企业提供帮助，并且更加希望所有的企业都能够完善本企业的企业档案管理，为未来我国的经济事业发展提供夯实的保密基础，同时也希望本篇文章能够为以后未来企业的发展贡献微薄的力量。本篇文章到此结束，谢谢大家。

参考文献

[1]倪晓敏.新形势下加强企业档案管理的思考[J].机电兵船档案，2009（4）：24-25.

[2]张兰.关于新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考[J].办公室业务，2012（1）：5-5.

[3]刘茹涵.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].企业改革与管理，2017（14）：56-78.