新时期如何加强食品药品检验档案管理工作

2020-07-13 08:40赵华四平市食品药品检验所
消费导刊 2020年9期
关键词:食品药品档案资料力度

赵华 四平市食品药品检验所

食品药品检验机构作为保障公众饮食用药安全的重要技术部门,加强食品药品检验档案管理,做好食品药品检验记录数据的存管,对于维护食品药品安全具有积极意义,故而应加大对其重视力度。

一、食品药品检验档案管理的内涵分析

我国食品药品检验机构在开展各类食品药品检验时,会生成对应的食品药品检验档案。食品药品检验档案以食品药品检验内容与结果为主体内容,具有极强的专业性,能够如实反馈食品药品检验机构的综合能力。

食品药品检验档案管理工作既有档案管理的共性特征,又具有区别于档案管理的特殊性。按照食品药品检验档案性质与形式差异,可将其分划到科技档案类别中。食品药品检验档案与普遍科技档案存在共通性,具有如下几方面特征:自然形成的档案、还原历史记录的档案、具有极高实用性价值的档案。

食品药品检验档案中的检验材料具有时效性和分散性。其中,分散性是指各类食品药品的生产地、生产环境、生产条件与生产形态等存在差异,相同的品种检验标准也会有所不同。时效性是指食品药品均具有保质期,其检验档案资料应该在产品保质期内形成。总而言之,保证食品药品检验档案管理的标准规范性,对于食品医药行业的良好发展具有重要意义。

二、食品药品检验档案管理的现状

(一)档案管理重视力度不足。食品药品检验档案管理并不存在直观且显著的经济效益增长优势,管理层人员对其重视度相对较弱,这不利于食品药品检验档案管理工作的开展,阻碍了档案资料作用的发挥,进而对人们健康安全的维护带来较多的不良影响。

(二)信息化、现代化管理程度较低。在信息技术大力推广下,食品药品检验档案管理也应该加大信息技术的应用,将传统纸质档案转变成电子档案,以提升管理效率。同时还要加大信息设备的建设力度,完善信息管理系统,改善档案管理的现代化水平。不过结合检验机构的实际情况来看,信息技术的应用率较低,相关设施及管理系统的构建还处在初期阶段,一些检验所仍在沿用传统的管理模式,这使得档案管理现代化水平得不到提升,抑制了档案功效的发挥。

(三)档案管理软硬件设施配置不完善。多数食品药品检验机构在建设时偏重实验室设施建设,对档案基础配套设施重视不足,设施配置尚不完善,如防火装置、防盗装置、防潮装置不完善,档案管理设备以计算机、打印机、扫描仪等常规设备为主。部分检验机构未建立完善的LIMS系统,档案管理单纯依靠人工干预方式,而这也极大的减缓了食品药品检档案管理信息化建设进程。与此同时,食品药品档案信息化管理标准不统一、不明确,无法实现档案资源共享。此外,部分食药检机构的档案管理人员配置不足,现有管理人员责任意识淡薄,专业水平落后,综合素质匮乏。

三、新时代下加强食品药品检验档案管理的具体措施

(一)制定并出台档案管理标准。相关部门需严格参照《档案管理法》,以及档案管理工作要求,建立健全相应的管理制度,完善管理标准规范,如《食品药品检验档案管理办法》《电子档案管理制度》《档案管理人员职责》等,约束和规范档案管理流程。再者,加大食品药品档案管理投资力度,不断改善档案管理工作软硬件环节,完善基础配套设施,进一步明确档案管理人员的职责权限,将责任落实到个人头上,进而加大档案管理执行力度。

另外,还应对档案设备实行定期维护保养,及时清理档案室中的多余资料,同时优化网络电子信息档案库。最后,积极开展档案管理监督工作,及时发现管理环节存在的问题,并采取切实可行的处理措施,加强档案管理的标准规范性。

(二)加大重视力度。为加大人员对食品药品检验档案管理的重视力度,需要从责任意识及战略高度两个方面进行分析和考量。管理层人员应加深自身的责任意识,明确检验档案管理对检验工作开展及科研工作的重要性,构建完善的管理体系,发挥出档案资料的积极作用。在战略高度上,管理层人员要将档案管理与其他管理工作平齐,将其融入到日常工作中来,且加大资金投放力度,推动档案管理的有序开展。

(三)制定统一管理标准,提高资源利用率。统一食品药品检验档案管理标准,明确档案管理内容及管理要点,合理规范管理行为,有助于更好的提升食品药品检验档案管理的水平,增大现有资源利用率。档案作为检验数据最为真实且直观的表达,通过对食品药品检测档案的开发和利用,有助于提高科研水平,加大药品研究力度,为人体健康提供保障。此外,在做好档案管理收集后,可通过对检验资料的分析,分类别、分区域了解食品药品质量情况,为食品药品安全监管提供数据支持。

(四)构建信息化管理系统,做到现代化管控。一方面通过信息技术的应用,完善档案管理体系,创新档案管理模式,达到档案数据的统一化、标准化管理目标,促进档案资料与食品药品检验工作的融合与统一,以推动检验机构业务工作的有序开展,改进工作质量。另一方面,根据各个周期不同的检验工作内容,分阶段开展数字化管理系统的构建,以此全面提高管理水平。

首先应构建中心数据库,实现对不同信息数据的收集与整合,并及时更新数据内容。其次,按照检测种类进行档案资料的编辑与整理,做好档案资料的科学管理,注重档案的真实性。最后,建立完善的食品药品检验档案信息系统,做到信息数据的共享与实时传输,加快检验档案收集利用速度。

四、结语

档案管理作为食品药品检验工作的一个重要环节,加大管理力度,增强档案资料的真实性、齐全性、有效性,对于推动检验工作规范开展,促进食品药品科研进步有着重要意义。相关人员需加大对档案管理的重视力度,通过档案管理系统及管理标准的制定与明确,资金的科学投放,有效改善该管理工作,发挥出档案资料的作用和价值,进而促进行业的稳步前行。

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