谈更新观念做好新时期高校档案管理工作

纪娟 河套学院

引言：通俗来讲，高校档案其实就是对一所学校历史的相关记录，在整个档案管理过程中，需要不断地回顾校史，在回顾中深入思考，由此可见，加大对档案的重视力度十分有必要，只有这样，才有可能对学校建设的发展历程深入了解，下一步计划才能更好地推进，学校各方面发展包括教学水平、校风校纪管理等才能得到实质性的优化改善。因此学校管理工作中注重档案管理工作的重要性具有很大的现实意义。在时代发展的带动下，档案管理工作迎来了新的技术挑战，目前在档案管理工作方面已暴露出诸多弊端，当下最重要的问题就是好好思考要如何做才能使高校档案管理工作高效开展。

一、当前我国高校档案管理工作现状与问题

（一）认识不够深入，重视程度不够。当下我国档案管理工作没有给予档案工作应有的重视，对档案管理工作的认识还停留在单一的对文件、资料的整理和处理上，对学校教学工作的开展和管理计划的制定工作中档案的重要性还没有一个清晰的认识，对档案工作所创造的经济价值存在很大的误会，一切工作都建立在应付外调的形式主义上，只要能够保证档案不出现泄露丢失等原则上的大问题就行。

（二）管理技术落后，档案信息查询困难，利用率低。在素质教育大力发展和市场经济快速发展的大背景下，即便办学条件得到了一定程度的改善，档案管理工作中也对计算机技术进行了一定的推广和普及，然而，受各大高校在档案系统方面极具独立性的影响较大，目前为止，条目数据库在各大高校档案管理工作中较为常见，如此造成的其他数据库包括全文数据库、多媒体数据库等的极少应用，在一定程度上加大了档案信息查询的难度。

二、如何做好高校档案管理工作的思考

（一）引导管理人员树立正确的意识，保障管理工作的规范性。结合目前高校档案管理发展现状，部门内相关工作人员对于正确的管理意识还极度缺乏，在日常工作中的表现尤其缺乏责任心。管理工作难以真正落到实处，容易引发一系列连锁反应的产生。由此可见，管理人员作为高校档案管理工作的重要实施者，首先要从思想上对管理意识有个正确的认识，其次要对管理工作的重要性有个清楚的概念，最后要以极高的责任心投身于管理工作中。

严格来说，档案管理部门要对自己的职权有清晰的认识并做到严格把控，一定要杜绝滥用职权的发生，要时刻按照科学合理的原则，开展对档案管理工作的相关指导工作。管理部门在管理学校档案的同时，也受着学校高层的管理，两者是相互监督、相互制约的关系，因此，管理工作的进行要严格按照规章制度，严格按照制度条例规范自身行为。另外，管理过程中难免会出现突发情况，管理人员的值班工作一定要落实，为使管理工作具备更高的规范性，管理人员工作时对工作证的佩戴要求以及严禁擅离职守的硬性要求很好的践行了管理工作的规范性。

（二）加强管理队伍建设，提高管理人员业务水平。作为高校档案管理主体，相关管理人员自身所具备的素养与技能在一定程度上影响着高校的整体发展水平，当今时代是一个知识迭代、智能传播的信息化时代，受市场经济快速发展的影响以及社会对人才需求的影响，身处21世纪的高校，拥有高技能的人才相比于资质平庸的大众有更大的发展机遇、提升空间，进入职场以谋求更好的发展需要做到以下两点:第一，活到老、学到老，专业知识素养与技能是适应行业发展的硬核条件，跟随时代发展的脚步，时刻准备好学习新知识、新思想、新技能、新规则才是王道；第二，具备基本的职业道德素养与业务能力，坚守岗位、处事公平公正、坚守原则和底线，做一个有责任心的人。高效率、高信誉的办事风格是任何时代、任何高校都推崇的。

就目前来讲，多数高校档案管理人员极其缺乏专业性，他们在管理知识储备方面极度缺乏专业性的基本素养，即便专业素养达到岗位要求，高校档案管理工作也会有诸多问题产生，档案管理宏观上有众多高校高层领导严格规范，也正因如此才导致档案管理工作长期处于低质量的状态。在这样的发展现状下，高校要加大对档案管理部门的重视力度，提高相关管理人员招聘门槛，严格把控管理部门的招聘工作，建设专业性极强的档案管理部门，另外，要加强对在职管理人员的管理培训，增强他们的知识储备，为顺应时代发展的潮流贡献自己的一份力量。要做好以上这些工作，高校可以通过考核的方式，对管理人员实行定期考核，如此一来，既有利于管理人员自身综合素养的提升，又为高质量的管理工作提供了保障。除此之外，管理工作中责任制度的落实也相当重要，经调查研究表明，工作上出现问题大多时候是因工作人员缺乏责任心，因此，若工作中出现问题，相关管理部门十分有必要依据问题严重程度对工作人员进行相关处理，以此达到使工作人员积极工作、以高度的责任感投身于自己的工作建设的效果，并有意识地引导工作人员主动学习，促进自身工作素养等综合素养的提升。

三、小结

面对新时期的变化，档案在高校建设中发挥的重要作用依旧不可忽略，因此，当下在档案管理工作方面要做的就是，加大对档案的重视力度，深化档案工作认知，加深对档案工作的了解，做好对管理技术和管理理念的及时更新，规范档案管理人员招聘，加强培训提升专业素养与业务水平，将档案的价值尽可能发挥到最大限度，为高校教学工作的开展、管理计划的制定提供强有力的推动力。