档案卡片处理人事档案疑难研究

伦凤华

【摘要】人事档案卡片在档案利用工作中发挥了重要的作用。它制作规格小巧、精致，内容丰富，信息齐全，纸质坚韧、厚实，利于保存。从最初的纸质卡片，最终演变到现在的电子版卡片，它见证了人事档案的不断发展，为人事档案的利用工作作出了巨大的贡献。

【关键词】人事档案;卡片;处理;疑难

人事档案卡片作为人事档案的一部分，虽然不收归在人事档案正册中，但是它却在人事档案的利用过程中发挥了重大的作用。特别是自2004年以来，许多高校的新入职教职工档案全部托管在了人才交流中心。在这种特殊时期，要想查阅一些新教职工的个人信息，就显得不太方便。此时，人事档案卡片的作用就显而易见了。其实，当年人事档案卡片的产生也不是偶然的，是因为它的规格小巧，所占空间有限，而个人信息又相对齐全慢慢发展起来的。

一、卡片材质的起源——纸质卡片

最初筹建人事档案卡片时，是20世纪四五十年代，当时就只有纸质卡片。而且随着时代的发展，造纸技术的不断进步，卡片的质地也不尽相同。最开始的卡片比较薄，颜色发黑，纸质较为粗糙，质地较脆，其实就是一张厚一点的纸，到了20世纪七十年代以后，卡片变得比较厚实，颜色也较白。质地也很有韧性，这时的卡片就不是一张厚纸了，而是纸板，查阅起来很方便，不会和其他的卡片黏在一起捻不开。

二、卡片的规格

卡片规格比较小巧，长13厘米，宽7.8厘米。我们将卡片按照汉语拼音拼写顺序，排放在木质的抽屉盒子里，再把抽屉按照先后顺序放进卡片柜里。卡片柜共有两组，一组是干部卡片柜，另一组是学生卡片柜。每组柜子有36个小抽屉，每行6个，共有六行。卡片根據汉语“音序检字法”的原理，按照卡片姓名的顺序排列。每个抽屉上都用标签注明了本卡片盒里装的是包含哪些姓氏的卡片，如果某个姓氏包含的卡片较多，可能一个卡片盒里装不下，那就要放进下一个盒子里，例如张姓就放在了两个卡片盒里。这种情况也要标清楚此盒中装的是张姓的哪些卡片，如（张cai-zhuang）。干部卡片柜里装的是1975年以前入校的学生和所有干部、工人的人事档案卡片，还有一段特定时期内留苏预备部的留学苏联的学生卡片。学生卡片柜里装的是1975年以后入校的统招学生（本科、硕士、博士）的档案卡片。别小看这些或薄或厚、或黑或白、或脆或韧的档案卡片，我们利用起来得心应手，十分方便。

三、卡片的内容

卡片的页面设置和内容随着年代的变化而变化，具有明显的时代特色。最开始填写的卡片内容十分简单，只有正面有内容，内容只有姓名、姓名拼音和曾用名三项，其他地方空空如也。紧接着二十世纪五十年代初期卡片的内容一下变得丰富起来，比最初的姓名增加了学籍号、籍贯、年龄、性别、民族、个人职业、宗教、党派团体，最后学历是在某学校、某系科、几年级毕业，个人经历、特长，来本校入某部、某班、入校日期、转某部某班，日期是什么，调往何处，因何原因退休学，日期是某年某月某日，最后是通讯处。只有正面，反面没有内容。由此可见，这张人事档案卡片的作用显著，利用率也颇高，只有姓名及拼音已经满足不了利用者的需求。到了五十年代中后期，卡片的内容又有所修改和增加，将年龄修改为出生日期某年、某月、某日，将来本校入某部、某班、改成了某系、某年级、某班。把原来的部队编制，转为了学校正规编制。增加了干部编入单位，何时何地参加民主党派，介绍机关。而且卡片的反面也补充了内容，左边是个人简历，右边是家庭情况，包括家庭主要成员姓名、职务、与本人关系，共有几口人、本人籍贯、现在住址、是否华侨、侨居何国。到了六十年代初的卡片在学籍号的位置又增加了档案编号，其结果就是学籍号或档案编号，还增加了现有文化水平，最后学历是某年在某省某县市什么立什么学校什么系（中）几年级（毕业），家庭出身、个人成分，健康状况，校内变动。到了七十年代又增加了何时何地参加共产党，何时何地参加共青团，何时何地参加反动党派，档案转往机关。经历了近半个世纪的不断摸索，不断完善，到了二十一世纪以来最终形成了现代版的人事档案卡片，其主要内容正面是姓名、姓名拼音、学籍号（干部工资号）、曾用名、性别、籍贯、出生日期、民族、家庭住址、邮政编码、现有文化程度、毕业学校、毕业时间、何时何地入团、何时何地入党、宗教信仰、何时何地参加工作、身份证号、来自何学校（单位）、入校日期，编入单位分为干部和学生两栏：学生填写某院（系）某年级、某专业、某班、教职工的填写教工干编入单位，接下来是校内变动、离校日期、调往何处、档案转寄单位。卡片反面的内容有个人简历（要求从小学填起）、宅电、家庭主要成员情况（姓名、单位、职务、与本人关系）宿舍住址、宿舍电话和手机号码。很明显，人事档案卡片内容是随着时代的发展而不断发展改变的。最初的卡片只有姓名和姓名拼音，后来由于内容的过于简单，利用者想要得到的信息太少了，以至于无法满足其查阅的要求。他们只能简单的了解某个人是否在此大学学习过。其他情况一无所知。于是到了五十年代卡片就有了不断的发展变化。内容丰富了不少，因为时代的不同要求，内容也不断调整，甚至名称的叫法也有所改变，比如某部、某班后来改成了某学校、某系科，最后标准是某院（系）某年级、某专业、某班，学籍号、档案编号最终形成学号。

四、档案卡片的电子信息化

为了对档案卡片实体进行保护，档案卡片的电子信息化势在必行。人事档案管理系统为档案卡片的电子信息化提供了平台。1.著录卡片本人的简单信息，包括：姓名、性别、身份证号、年级、专业、家庭住址、宗教信仰、档案号、页号。2.电子扫描卡片，分为正反面，叫作上页和下页。3.图像挂接。4.卡片的实体与电子版的校对，核实工作繁琐、细致，做到一一对应。5.查阅检索的项目与著录的信息一致。

五、人事档案卡片的利用

人事档案卡片的利用，开始查询的是实体卡片柜，按照姓氏排列进行查询。对纸质卡片破坏性很大。后来，卡片做了信息化，查询起来更快更方便了。只要输入要查询的简单信息，立刻就能显示卡片图像，真是方便快捷，省时省力。别看一张小小的卡片，用途可是很广泛。1.简单查阅某个学生在校状态（毕业或在校）。2.查阅毕业生档案去向。3.查阅学生在校期间有无休学、留级或出国，教职工有无岗位的变化，时间点是什么。4.查阅教职工是在职、退休还是去世，档案去向是什么。

案例1：某毕业生急急火火打来电话，说到处找不到自己的人事档案，结果调出该学生的人事档案卡片电子版一看，其档案在毕业的时候就转回了原籍的人才交流中心，按照这条线索，该毕业生很快找到了自己的档案。案例2：某位已经不在本校任职多年的老师，从国外归来到学校寻找自己的档案。调出档案卡片查阅，原来当年该教师出国未归，学校已经按自动离职处理了，而且，集中了一批相同情况，将这部分教师的档案全部转到了全国人才交流中心。案例3：某毕业学生的档案从收发室退回了，要及时通知学生本人，问清退档原因，这时就要查阅人事档案卡片，获得该学生的联系方式，联系学生，解决退档问题和再次将档案寄至正确的档案接收地。这些只是我们在接待档案利用者过程中遇到的最普通的案例，还有许多用到人事档案卡片的情况，例如每年对在教育战线从事工作30年的教职工进行表彰，要查询教职工的教龄、工龄;查找核对学校毕业校友的相关信息;为早年毕业的学生补办毕业生派遣证提供当年学生派遣的单位;为收发室核实信件收件人的基本信息等等。

六、结语

伴随着档案信息化的不断发展，人事档案卡片最终实现了完全电子版，不再填写纸质的卡片。这样既节约了时间，又节约了空间，还节约了资源，而且检索起来也更加方便。档案管理的大数据时代正向我们走来，我们档案工作者要充分利用这一契机做好档案管理的信息化，做好档案工作。