妇幼保健机构档案管理的创新与发展

吕玉华

【摘要】本文在阐述妇幼保健机构档案管理的重要性、妇幼保健机构档案组成的基础上，重点对妇幼保健机构档案管理在创新管理理念、管理手段、管理内容、管理模式、服务方式等方面的发展思路进行了初步探讨。

【关键词】妇幼保健机构;档案管理;创新;发展;探讨

随着妇幼保健事业的不断发展，档案管理工作在其医疗、科研、教学等工作中显示出越来越重要的作用。但从目前情况来看，不少妇幼保健机构还存在对档案管理工作的重要性认识不够、归档门类不齐全、档案管理制度不健全、档案人员业务素质不高、档案管理硬件投入不足、档案管理信息化程度不高等问题，如何创新与发展档案管理，更好地服务于妇幼保健

“儿童优先，母亲安全”的工作宗旨显得尤为紧迫和重要。

一、妇幼保健机构档案管理的重要性

妇幼保健机构作为从事妇幼保健事业的专業机构，经过多年的发展，其业务工作已经从“靠一张嘴、两条腿”单纯下基层指导、儿童体检、妇女病普查发展到大力拓展具有保健特色、专科实力的临床业务，成为集保健、医疗、急救、教学、科研为一体的妇幼保健中心和高危孕产妇抢救中心。妇幼保健机构在改革与发展中形成的档案资料汇集着大量的智慧结晶和丰富的信息内容，具有极大的现实参考价值、历史查考价值和科学研究价值，同时也是地方卫生行政管理部门制定本地区妇幼保健工作政策的重要依据。1.在妇幼保健事业快速发展的今天，档案管理工作正在由原来的边缘化向医院的管理内核靠近，它既通过各种形式和载体，记载了一个地区妇幼保健工作的历史，也是领导当前决策的依据和对工作查考的凭证，在医院管理中的作用和价值越来越受到重视。2.妇幼保健机构档案的各类资料载体形式多样，具有形成过程周期长，涉及学科综合性强，兼备服务性与保密性等特点，形成健全、完整、规范的档案资料，有助于单位内部管理水平和服务质量的提高，可以极大地凸显出档案工作在实践中的社会效益和经济效益。

3.依据《医疗事故处理条例》规定，在医疗行为引起的侵权诉讼中，施行“举证责任倒置”的法理依据。在这种情况下，一份完整的病案资料将成为医疗纠纷后续处理的重要凭证，可使患者对病案的知情权和使用权得到维护，这对妥善解决医患矛盾，维护正常的医疗秩序，保护医患双方的合法权益等都具有重要作用。4.妇幼保健机构的分级管理达标、年度各项工作检查等，都需要按照要求提供完整、规范的文件资料。由此可见，健全档案资料的规范管理，在促进医务工作质量的同时，又能从容应对一切达标评审和考核检查，做到有备无患，把握住工作的主动性。5.规范的档案资料是妇幼保健机构创新管理思维的知识宝库，可为制定工作规划、总结经验、病案研究、课题论证、编史修志、评定职称、科研教学等提供大量翔实可靠的材料。

二、妇幼保健机构的档案组成

妇幼保健机构的档案组成，一般包括党群工作类、行政工作类、人事资料类、保健工作类、临床业务类、财会工作类、仪器设备类、声像资料类、其他资料类等类别。其中，保健工作类、临床业务类档案是妇幼保健机构档案管理的主要工作，包括有妇女保健、儿童保健、婚前检查、临床病案、计划生育、统计报表等专业工作的制度，技术操作常规，操作规程，质量标准等资料及调查报告、业务论文、各类统计的月报、季报、年报等内容。随着我国医疗卫生事业的发展和社会的进步，妇幼保健机构对社会公众提供的服务项目日益丰富，新的业务所产生的涉及医疗纠纷、院务公开、对外交流、司法鉴定的档案资料构成了医院的特色档案。

三、妇幼保健机构档案管理的创新与发展思路

（一）创新管理理念，加快实现档案管理的现代化。伴随着办公数字化进程的加快，档案工作面临着信息技术的应用、新型档案载体的保管、电子档案的出现等挑战，传统的管理模式无论是在形式管理、信息录入管理、质量监控管理上都存在不同程度的缺陷，已经难以满足时代发展的需要。因此，创新管理理念已是势在必行，需要通过重视人才培养，加大基础设施建设，广泛运用计算机技术、电讯设备、复制技术、声像技术、缩微技术等，逐步实现档案记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递的现代化。

（二）创新管理手段，实现档案管理同现代技术的有机结合。档案管理的传统方式，大多采用纸质结构体系，不易操作，方法繁琐，不利于档案的管理和利用。面对档案管理的现代化发展，迫使其管理工作需要摆脱纸质档案及其实体管理的限制，与现代技术相结合，创新管理手段。这一过程中，档案资源的信息化是档案创新管理的核心内容，通过充分利用计算机及其网络技术传输速度快、储存信息量大的特点，建立一个基于计算机网络的信息管理系统，以构建起妇幼保健档案的目录库、信息库、原件库等各种基础数据库，实现信息资料的批量处理和信息共享，应用于日常管理和服务的每个环节，从而有效提高工作质量和效率。

（三）创新管理内容，构建规范的档案管理体系。档案管理体系涉及到档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用，所要解决的是档案分散、零乱、质杂、量大、孤本等，与档案利用要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。因此，构建规范的档案管理体系，首先需要全面提高各级领导的档案管理意识和所有医务人员的归档意识，从根源上杜绝信息错漏现象，保证档案资料的完整性和系统性。其次，需要健全档案管理的规章制度，对档案的归档时间、归档范围、整理要求、合理利用、保密规定等做出具体规定，最终通过加强档案工作的考核力度，把档案管理工作落到实处。

（四）创新管理模式，推进质量管理制度化、体系化和法制化。ISO 9000标准是以实体产品为目标提出的质量管理体系，最终目的是为了更好的服务顾客，从而使企业获得更好的经济效益。研究表明，基于ISO 9000的档案数字资源质量管理的分析结果，引入ISO 9000标准，对虚拟产品——档案数字资源进行质量管理从理论到实践是可行的。作为先进的国际质量标准体系，ISO 9000标准是单位同国际接轨，提升管理形象、获取市场准入的一张通行证。ISO 9000标准质量管理体系以

“顾客为关注的焦點”“持续改进”为基本原则，特别强调过程控制和持续改进提高，可促使质量管理水平达到循环往复、不断上升的效果。由此，结合妇幼保健机构档案管理的有关文件和制度，融合标准，编写质量体系文件，明确档案管理目标，落实部门和个人责任，通过内外结合的监督机制，可以促进内部管理，保障持续改进理念的落实，逐步使档案质量管理走上制度化、体系化和法制化的轨道。

（五）创新服务方式，提高档案资源的利用价值。创新档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，提高档案资源的利用价值。通过创新服务方式，建立起以病案、医疗科技、人事、设备等信息资源为重点的档案信息网络，实现档案资源由封闭式管理向开放式管理的转变，为妇幼保健机构决策管理的领导者、一线工作的医务人员、接受治疗的患者提供出多角度、多层次的信息服务。具体工作中，一是需要加大妇幼和计生的资源整合，共同构建全程高效的公共服务平台，使服务对象可以得到一站式服务。二是需要通过不断更新数据库，确保档案信息的时效性，同时提高搜索速度，提高服务效率。三是需要通过互联网技术，及时快捷沟通服务的供求信息，扩大妇幼保健政策法规和科学知识的普及面，为群众日益增长的保健需求提供更为便捷、高效的服务。为保证档案利用的效果，还必须建立快速的信息反馈体系，对于用户的反馈信息，除了传统的意见登记薄、书面问卷调查外，还可以通过网络收集用户反馈信息，将用户信息及时地收集、汇总、统计，进行定量定性分析，促使档案服务工作适应客户市场的需求，不断提高服务质量。

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