地勘档案收集工作的几点思考

李欣

【摘要】地勘档案是地勘工作中形成的具有留存价值的各类文字、图片、影像等记录，它对社会的经营管理活动具有重要的意义。地勘档案的收集是影像档案留存质量的基础性工作，地质档案作为国家的一种无形资产，通过收集工作统一集中到档案管理部门，能够为国家的规划提供价值。因此，本文从地勘档案管理的重要性出发，并有效分析了地勘档案收集存在的主要问题及改进措施，以供参考。

【关键词】地勘档案;收集管理;思考

档案是人类文明发展的产物，地质档案是地勘单位工作人员通过几十年辛苦的勘探工作，投入巨大的人力、物力、财力获得的重要无形资产，它既是我国地质研究宝贵的成果，更是我国国土资源调查、规划、管理和保护的重要参考资源。从长远来看，地勘档案资料在国民基础设施建设和提高经济效益上发挥着重要作用。

一、地勘单位地质档案收集工作的重要性

随着数据信息化时代的到来，档案信息资源受到越来越多的关注，地质档案不仅记录着地质勘探过程的点滴，更是地勘单位经营发展过程中留下的宝贵记录，能够为未来战略规划和项目的发展提供宝贵的参考。地质工作作为一种专业性强、综合程度高、危险系数高的工作，主要研究的是地球地壳演变的规则以及其变化可能带来的不同自然现象。地质档案就是这一工作的记录，档案是地质研究工作历程的缩影，同时也是地质研究工作的原始资料。地质档案的内容主要包括地质填图、测量、物化探、坑探、钻探等科学化工作过程中形成的第一手勘测数据、现场工作照、图文表数据等各类原始资料。这是地勘单位的悟性资产，不管地勘单位在发展过程中发生怎样的变化，都不能忽视地勘工作档案的收集和整理工作，更不能丢弃这一工作。不仅如此，地勘档案作为一种信息资源，在地勘单位的经营活动中能够增加单位的经济效益和社会效益，加强地质档案的收集质量可以为地勘单位节约资金和人力，避免不必要的重复地勘工作，同时也可以为专业技术人员提供项目规划的依据，提高地勘单位在同行业之间的竞争力，有效提高单位的工作效率和经营效率。

二、地勘档案收集存在的主要问题

（一）地勘单位缺乏档案收集意识。笔者通过走访部分地勘单位的档案部门工作发现，地勘单位领导干部对于地勘档案收集工作存在误解，他们对于地勘资料的收集和整理存在明显的认识不足。认为档案工作只是一种简单的资料整理、抄写、分类的事务性工作，只要有人在管、有人守就等于完成了工作，对于档案收集人员的专业能力也没有什么要求，认为他们只要能够保证资料完好、重要资料不泄露、能够应付上级检查就行。领导的不重视也影响到员工的工作态度，部分档案收集管理人员对于该项工作缺乏思考，每天按部就班没有意识到档案管理工作对单位及社会发展的重要意义，意识的淡薄影响了档案收集工作的质量。

（二）地勘资料收集不完整。地勘工作地点一般都在野外，野外工作环境受到天气、地理等因素影响较大，各项目中地勘资料的专管员在资料收集中难免遇到一些问题，而由于档案收集工作过程中的监管不到位，会存在资料收集不完整的问题。例如，资料收集员不能理解勘探项目的目的和意义，无法收集到具有价值的资料，或者由于不可抗力因素而放弃某些图像资料的收集，甚至有项目组为了节省资料收集的时间，沿用以往的旧数据和资料。在出现更换资料收集员时，资料没有交接清楚，有些资料收集员甚至不清楚自己手头资料的构成，资料交接手续不完善影响了地勘资料的整体质量。

（三）档案资料管理不到位。由于地勘单位对于档案管理工作的忽视，导致在资料收集工作人员的招聘中缺乏招聘要求的指引，大部分资料收集人员都没有经过专业的培训就上岗，对于档案是什么、有什么用、如何收集都存在误解。档案资料的收集和归档表面看来没有很大的技术含量，实际上资料归档具有一套很缜密的逻辑，资料归档做得好在之后提取时就更加便捷。而大部分地勘单位由于忽視档案管理人员素质的提升，档案收集工作缺乏规则，档案遗漏、丢失的情况时有发生，甚至有部分地勘单位的档案收集员是以兼职身份参与，档案整理不及时、材料整理不真实、不准确的情况也严重影响了档案的管理水平。

（四）档案收集缺乏重视和办法指引。一般情况下，地勘单位档案管理人员配备较少，这导致在工作过程中无法将所有的资料一一审核过目，这导致档案资料内容单调，主要体现为：档案收集员只重视红头文件的收集而忽视经营性文件的收集;对文秘部门发的文件的重视程度高于其他部门;对单位设备、基建方面资料收集的重视程度高于生产技术档案、科技档案、地质档案这一类技术性档案;更加重视纸质文档的收集和忽视电子照片、录音等声像资料的收集。

三、地勘档案收集工作的改进措施

（一）提高地勘档案资料收集工作的认识。地勘档案资料的收集是档案管理的首要基础性工作，齐全的档案是地勘单位后续工作开展的基础，特别是在后续需要提取资料时具有积极的作用。地勘单位要根据档案管理部门的规定，做好内部档案文件资料的管理，领导要充分认识到档案资料收集的重要性，注意协调好各部门文件材料与档案收集部门的关系。对于地质科技档案的收集要特别重视，要把档案收集的工作落实到基层和野外一线，明确档案收集的工作不仅仅是档案部门的工作，应当是地勘单位所有工作人员共同的工作，如为了收集野外一线的地勘资料，一线的工作人员在工作过程中要具备资料收集的意识，将有价值的图片、数据资料带回档案管理部门。这样就可以避免资料收集中不完整的问题，且档案管理人员可以在单位内召开会议来加大员工对于档案收集工作的认识和支持，明确好收集工作是事关找矿成果大局的工作。

（二）配合技术人员，提高地勘档案收集质量。地勘工作中档案收集的质量取决于档案管理人员与技术人员的配合程度，如果技术人员与档案管理人员能够沟通清晰，把地勘工作的各个环节的资料整理到位，地勘档案就会具有较高的质量，能够为以后的经营发展提供参考。档案管理部门应当充分配合技术人员做好以下几点：一是做好间接资料的收集。如地勘项目策划过程中相关文献、著作、参考资料、网上调研资料的收集。二是要做好直接资料的收集。主要包含两类：一类是地勘项目实地勘察的调查记录、图片、编录信息等。一类是各类地质测试分析报告、岩矿鉴定、遥感资料、计算机处理等数据。这些一手的地勘资料都是保证地勘档案完整、准确、真实的基石，做好资料收集工作能够有效提升地质档案的质量。地质档案的收集和整理不同于其他文书资料的整理，它通常以专题展开，一个专题项目既为一个卷宗，包含了地质现场勘查资料、原始数据、实物地质资料等，每一个项目专题的资料构成差不多，可又各有差异。例如，在项目规模、资金、时间、项目成员的构成上就要区分对待，抓住专题项目过程中直接或间接的资料有利于为日后新项目开展提供参考。

（三）加快地勘档案资料收集电子化进程。随着互联网大数据时代的到来，档案收集和管理工作从纸质档向电子化转变，电子化档案具有节约资源、实时更新等优点，当然也存在数据丢失、网络黑客等风险。因此，地勘单位要充分认识到电子档案管理的优势与弊端，加快本单位内档案信息化收集系统的建立，通过互联网技术加快档案的上传和整理速度，建立起档案数据库，对于期限长不易保存又具有核心价值的纸质档资料要转换为电子资料，通过双重资料的归档来保护档案资料的安全，以及利用先进技术，创建电子档案保密系统，如采用备份技术、运用“防火墙”技术、网络入侵检测系统等提高电子档案的安全性。此外，也需积极建立起声像、图片、荣誉实物档案，确保档案的完整性和有效性。另外，对于电子档案的收集和管理要及时建立管理制度，实施标准化、规范化管理，充分利用互联网技术的优势为档案管理赋能，利用档案信息资源的优势来反映单位的发展面貌。

四、结语

总而言之，地勘单位领导要充分认识到地勘档案收集的重要性，并引导自己的员工积极参与档案的收集，单位的档案管理人员要积极学习先进的档案收集管理技术，与一线技术人员沟通提高档案资料的收集资料，利用互联网的优势为地勘单位档案资料的收集提供合理的技术支持，为单位的健康可持续发展提供保证。

【参考文献】

[1]刘欣欣.地勘单位地质档案资源开发利用工作的探讨[J].办公室业务，2017（13）.

[2]顾凤来.浅谈大数据背景下的电子信息档案管理[J].信息记录材料，2018（05）.