浅谈军工投资项目之仪器设备档案管理

黄晴

【摘要】仪器设备档案管理是国防科技工业固定资产投资项目（以下简称军工投资项目）管理的一个重要组成部分，在仪器设备的购置、验收、使用、维护、维修等环节发挥了重要作用。本文结合工作实际，论述军工投资项目仪器设备资料的组成、归档范围、组卷方法，仪器设备档案管理工作存在的问题以及解决对策，结合国家对军工投资项目管理新要求，为进一步加强仪器设备档案管理工作提出了建议。

【关键词】军工投资项目;仪器设备;档案管理

为了确保装备研制生产核心能力，满足高新技术装备研制生产需要，提高国防科技工业技术装备水平和自主创新能力，近年来，国家加大了对国防科技工业固定资产投入，仪器设备的购置成为军工投资项目中必不可少的組成部分，仪器设备档案作为项目建设的真实记录，成为国家对项目稽查、审计及监管的重要依据。

一、军工投资项目仪器设备资料的组成、分类与归档范围

（一）仪器设备分类。军工投资项目购置的仪器设备主要分为五类：1.标准设备（包括车钳铣刨等各类加工设备以及通用、专用检测仪器）。2.非标准设备（以自制设备为主）。3.网络设备及软件（包括计算机硬件、软件和信息安全设备）。4.特种设备。5.其他设备。上述设备中非标准设备和特种设备由于其本身固有的特性，设计、制造、安装调试和使用等环节较复杂，期间产生的文件资料众多，因此在档案管理过程中必须重视各环节归档资料的完整性和有效性。非标准设备指不是按照国家颁布的统一标准和规格制造的，而是根据自己的用途需要，自行设计制造的设备。非标设备本身的一些固有特性决定了其评估程序和方法较标准设备更复杂难度更大，需归档的技术文件、方案评审文件较标准设备多。特种设备包括锅炉、压力容器、压力管道、电梯、起重机械等。这些设备一般具有在高压、高温、高速条件下运行的特点，易燃、易爆、易发生高空坠落等，对人身和财产安全有较大的危险性。按照《中华人民共和国特种设备安全法》的要求，特种设备的设计、制造、安装单位必须具有相关资质，特种设备在投入使用前必须获得使用地特种设备安全监督管理部门开具的产品检验检测结果、报告、鉴定结论及特种设备使用登记证书等。因此特种设备的归档文件中必须包含上述文件。

（二）仪器设备档案的组成。军工投资项目仪器设备档案由以下三部分组成：购置阶段资料、开箱验收阶段资料、使用及维护（修）阶段资料。每个阶段资料归档范围依据仪器设备的分类以及购置方式等的不同而有所区别。

（三）仪器设备资料的归档范围和组卷方法。1.仪器设备购置阶段资料归档范围包括：立项审批资料、购置需求及论证报告或研制方案及评审文件，购置或研制计划，购置请示报告，招标项目的招投标文件和招标代理文件，非招标项目的采购文件、技术商务应答文件，购置的技术商务评审文件及会议纪要，供应商资质（涉密项目还需包含保密资质）及报价文件，合同、合同评审文件及合同办理人授权委托书。对于购置的进口仪器设备还需归档代理授权文件、报关文件和原产地证明等。

2.仪器设备开箱验收阶段资料归档范围分外购仪器设备（含软件）归档范围：开箱验收单、装箱清单、出厂合格证或质量证明、使用手册（含电子版）、维修手册（说明书、指南）、软件光盘及授权使用文件、安装资料（安装基础图、地基示意图、电气接线图）、验收规范（方案）、验收报告、试运行报告、验收确认表，培训记录等。自行研制的设备（含软件）归档范围：除了上述的随机资料外，还需要归档设计、制造等方面的资料。3.仪器设备使用及维护（修）阶段资料归档范围包括：设备转固文件、定检记录、故障分析报告、检修记录、事故报告、报废单等。根据国家颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）相关规定，以及国防科工局下达的军工投资项目设计批复，仪器设备文件根据批复表的顺序按台（套）组卷。

二、军工投资项目仪器设备档案存在的主要问题

（一）仪器设备档案完整性问题。在仪器设备档案管理过程中，归档资料的完整性问题较为突出，其主要表现为：1.仪器设备购置阶段。缺少购置需求或科研方案论证及评审文件;招标项目的未中标文件，内部招标的比质比价文件;进口设备（含软件）的原产地证明、代理授权及报关文件;非标准设备及软件开发项目的研制方案、质量、工艺文件及评审文件、验收方案;特种设备的设计、制造资质、质量认证文件，安装竣工图等。2.仪器设备开箱验收阶段。缺少软件开发项目的软件测试报告、保密测评文件、使用授权文件;非标准设备的设计图样、设计计算书、安装调试记录、外购部件质量证明;外购设备的装箱单、出厂合格证或出厂质量证明、随机软件光盘、入厂检测文件等;特种设备的出厂质量检验合格证明、制造焊接质量的技术证明，安装单位资质、安装调试计划、施工方案，安装质量检查验收记录，特种设备使用登记证及使用培训文件、特种设备安全监督管理部门开具的产品检验结论等。

3.仪器设备使用及维护（修）阶段。缺少设备的试运行记录、定检记录等。

（二）仪器设备档案有效性问题。归档资料的有效性问题常常体现为合同协议签章手续不全，合同只盖单位合同章，无签署人、签署日期;合同、投标文件、资质文件只归档复印件，无原件;请示报告的批复栏只有领导签字无批复内容和批复日期;评审意见无专家签名等。

（三）仪器设备档案准确性问题。归档资料的准确性问题表现为设备验收时间先于设备安装时间;合同签订时间先于合同审批时间;合同签署人与授权人不一致;合同约定的交付资料与实际交付资料不符;光盘名称无法反映光盘的具体内容等。

（四）仪器设备档案系统性问题。归档资料的系统性问题表现为光盘与纸质文件混放，没有单独立卷，没有备考说明;卷内文件排列顺序混乱，未按照GB/T11822-2008相关要求排列;卷内备考表内容不具体等。

（五）仪器设备档案安全性问题。归档资料的安全性问题体现为电子文件缺少备份，案卷密级标识不准确，档案库房与阅览室、办公室未实行“三分开”等。

三、加强军工投资项目仪器设备档案管理工作的建议

（一）建立健全项目档案工作组织体系和管理制度。军工投资项目中工艺设备项目要经过立项（购置需求论证）、可行性研究、初步设计、购置计划、招投标、合同签订、开箱验收等阶段，涉及各单位各部门各层次的人员，并形成大量的项目资料。为了确保项目资料的完整、准确、系统、安全，确保项目档案的质量和有效利用，建立完善的项目档案工作组织体系以及与其相适应的管理制度是军工投资项目仪器设备档案管理首要工作。项目建设单位必须建立以分管军工投资项目的单位领导为档案管理组组长，项目管理部门、档案管理部门、仪器设备采购部门、仪器设备使用部门、计量检测部门、财务部门等专、兼职档案管理员为组员的项目档案工作组，并且依据

《國防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》的相关要求，结合单位实际情况，制定《建设项目档案管理办法》，从项目档案的组织管理、项目文件编制、整理和收集、项目文件的归档、案卷编目和装订、项目档案保管和利用、项目档案的移交和使用等方面做出详细规定，确保有章可循。

（二）熟练掌握军工投资项目相关政策法规。军工投资项目管理的主要特点是政策性强，项目建设与管理必须符合国防科技工业发展规划，必须严格执行国防科工局制定的相关法规、规定和政策。因此要做好项目仪器设备档案管理，档案管理人员首要任务是必须熟悉掌握国防科工局下发的有关军工投资项目政策性文件，其中主要有《国防科技工业固定资产投资项目管理办法》《国防科技工业固定资产投资项目招投标管理暂行办法》《国防科技工业固定资产投资项目招投标管理暂行办法实施细则》等，只有熟知政策法规，档案管理人员才能正确指导业务部门在项目前期阶段，即设备购置或研制阶段的收集整编工作，确保该阶段档案资料的完整性。例如军工项目招投标管理暂行办法规定，单台（套）设备估算价在100万人民币或10万美元以上的应当进行招标，依据此项规定，档案管理人员在接收业务部门提交资料时必须重点关注招投标文件的归档情况，以确保仪器设备档案的完整性。

（三）加强仪器设备（软件）购置合同、研制流程管理。仪器设备档案管理作为军工投资项目管理的重要组成部分，在项目的整个实施过程中必须做到“前期介入，过程控制”。为了确保归档资料的完整性和有效性，在仪器设备（软件）购置或研制阶段，建设单位必须在购置合同或研制方案中以附件的形式明确必须归档的随机资料、技术文件的名称、数量和质量要求，并建立质量保证金制度，档案管理部门参与项目费用的支付控制。建设单位档案管理部门和相关业务部门在设备开箱、验收时依据合同协议，或在研制过程节点处依据研制方案的规定对照检查随机文件、技术资料、测试验收文件。

四、结语

习近平总书记指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”档案管理是军工投资项目建设的管理手段，档案记录和反映了项目的质量、技术和管理水平，是完成项目建设和竣工验收的前提和保证。档案管理规范，项目管理一定规范。

【参考文献】

[1]杨冬权.杨冬权在学习习近平同志考察浙江省档案局馆时讲话座谈会上的发言[J].中国档案报，2014（1）.

[2]贾伟军.项目档案管理知识与技能[J].科工局，2017（3）.