档案管理原理在现代企业档案管理中应用的思考

宋晗

摘 要：  现阶段我国的档案信息化的进程在逐步的完成，档案信息化的建设已经成为了档案管理工作的重点内容和主要的工作方式。传统的档案信息管理方式采用的是手写、文件的形式，对于一些重要文件的存储方面，并不安全，很容易出现文件丢失和商业机密被盗的现象。文档的存储也存在着很大的隐患，文件字迹的模糊，文件的损坏，都会导致文档的管理工作无法实施。在有关文件的查找方面也很繁琐，大企业的文件数据较多，从中找出自己需要的文件无疑是大海捞针，不仅浪费时间也浪费人力，阻碍企业的发展。现在档案信息化的建设在不断地进步中，企业对于档案信息的安全性的重视程度越来越高。本文对于档案管理原理在现代的企业档案管理中应用进行思考，通过本文的思考，希望能够促进现代企业档案管理的发展。

关键词：  档案管理原理;现代;企业档案管理;应用;思考

【中图分类号】G642.3     【文献标识码】A     【文章编号】1674-3733（2020）06-0298-01

现阶段的网络发展迅速，企业的档案管理需要实施信息化的发展，传统的档案管理的方式已经不能满足企业的发展需要，企业需要重视档案管理原理在企业档案管理中应用，提高企业对于档案管理的研究，促进企业档案管理能力的提升，促进企业的发展。

1 档案管理原理

档案管理原理是企业为了能够保留企业从开始发展到今天记录的各种形式的历史记录实施统一的管理方式[1]。档案管理原理的内容大致可以分为三种：第一种是系统管理原理，系统管理原理是档案管理原理中最基础的管理理论，是在企业实施档案管理的过程中，站在整体的角度上审视整个档案管理的工作，使用科学、现代化的管理手段对档案管理进行规划，对档案管理实施精细化的划分方式，减少档案管理中重复的工作或者不必要的内容，发挥出档案管理最大的效率，实现档案管理的目的。

第二种是整合分原理，整合分原理是现代企业的管理工作为了能够提高档案管理的工作效率，需要对档案整体进行整合，整合分原理是在系统管理原理的基础上形成的理论，一方面需要将企业全部的档案管理工作的内容进行合理的细化，另一方面还需要档案管理人员对管理工作进行合理分工，能够实现每个员工负责不同的部分，保证档案管理人阿玉你能够在自己负责管理的档案范围内享有一定的管理权力，通过指派不同的任务，将任务目标实现，最终实现整个档案管理的总目标[2]。

第三种是反馈原理，任何一种工作的评价方式都是以其工作能够为企业创造的价值为基础，为了能够明确这种价值的大小，就需要进行反馈。在档案管理的工作中，需要对企业的档案管理传达出的各种效益实施全方面的反馈，才能够体现档案管理的重要性，企业通过反馈的信息来找出档案管理过程中产生的遗漏问题，然后对档案管理工作进行完善[3]。反馈原理是在企业各部门的档案管理过程中作出的反馈信息，通过反馈信息来促进档案管理工作进一步的完善。

2 档案管理原理在现代企业档案管理中的应用

2.1 动力管理原理的应用。

档案管理原理的动力管理原理是现阶段企业档案管理的过程中为档案管理的从事人員提供科学的管理方式的动力，提高档案管理从事者的工作积极性，充分的调动工作人员的主观能动性，促进档案管理的创新发展。档案管理原理促进工作人员产生动力的原因可以总结为两种，一种是精神动力，另一种是物质动力。举个例子：企业可以采取相关的政策，促进档案管理人员主动的学习档案管理原理的相关知识，给予管理人员精神上的动力。

2.2 反馈管理原理的应用。

企业档案管理原理的反馈管理原理是在企业档案管理的工作人员在档案管理的过程中对管理信息进行反馈。这一档案管理原理的实施需要企业上下级人员的配合，在实施档案管理反馈的原理过程中对于员工的档案管理方式进行分析，找出有价值的档案管理的内容，对员工的管理方式实施优化，保障反馈的信息具有价值，反馈管理原理是能够促进企业档案管理现代化的重要理念。

2.3 整合分原理的应用。

档案管理原理的整合分原理的落实能够最大程度上提高档案管理的效率，能够对档案管理工作进行合理、科学的细化和划分，帮助企业的档案管理建立阶段性的工作目标，在每一个工作目标完成的情况下，提高企业档案管理的能力，促进企业的可持续发展。

2.4 系统管理原理的应用。

企业档案管理的系统管理原理的应用是将企业的各个部门的档案管理工作作为一个整体，档案管理的过程中需要得到各个部门的配合，对档案管理工作进行统一的协调管理，才能够保证在工作中，档案管理人员的责任心，不断地提高自身的工作能力。

3 档案管理原理在现代企业档案管理中应用需要具备的因素

3.1 提高企业档案管理人员的专业能力和思想意识。

现阶段的档案管理原理是一种新兴的理论知识，企业需要提高档案管理人员的对于档案管理原理的认识，才能够保障档案管理原理落时代企业的档案管理之中。现阶段档案管理向着现代化的方向发展，管理过程中需要谁用信息技术进行管理，这就为档案管理人员提出了新的挑战，档案管理人员需要具备基本的计算机控制的能力，需要管理人员不断地提高自身的主观能动性，不断的学习，掌握新的档案管理的知识，提高自身对于档案管理工作的操控能力。

3.2 加强对于档案管理的纸质文件的管理。

现阶段的档案管理一般是分为两个部分，一个是纸质的档案管理，一个是电子的档案管理，档案管理的两种保护对象的管理方式在下文进行阐述。

3.3 加强对于电子档案管理的安全。

档案信息安全保护的工作是企业档案信息化管理的基础，企业的发展过程中会产生大量的信息数据，就需要企业的职能部门对这些信息进行整理和存储，为企业未来的发展需要提供支撑。随着企业的发展，档案信息越来越多，整理越来越复杂，需要使用信息技术对档案信息进行整理。实施信息化的档案信息管理方式为档案管理的工作带来了便捷，随着而来的就是档案信息安全的建设，只有合理的对档案信息进行保护，避免档案信息受到竞争对手或者行业间谍的盗取。

结束语：现阶段的档案管理原理应用到档案管理中，已经能够广泛的实施下去，取代了传统的文件档案管理的形式，在实际的档案管理的实施过程中会出现各种阻碍档案管理发展的因素，需要我们解决，这就需要工作人员不断的学习先进的管理技术，一步步地完善企业档案管理的体系，促进档案管理不断的发展。

参考文献

[1] 王巍.关于档案管理原理在现代企业档案管理中应用的思考[J].办公自动化（办公设备与耗材），2017，022（018）：54-59.

[2] 吕文杰.档案管理原理在现代企业档案管理中的应用[J].城建档案，2018， 000（004）：66-67.

[3] 许惠玮.基于档案管理原理在档案管理现代化中应用的几点思考[J].黑龙江档案，2014，000（004）：149.