建立电子政务中的档案管理模式探究

张宪法

摘要：随着网络以及高新技术的发展，现如今的我们处于一个信息高速发展的社会，信息也逐渐成为人们关注的重点，因此信息网络技术的应用变得越来越广泛。因此，在这种情况下，网络环境也为政府推行电子政务提供了一个良好的平台，同时也加快了政府构建档案管理模式的速度，使得政府的服务功能得到进一步拓展，政府档案的信息化建设速度也随之加快。但是随着政府电子政务的实现，档案管理模式也应该有所创新，从而加快档案管理模式的改变，使管理模式变得更加科学化以及合理化，为人们的生活带来更大的便利。

关键词：电子政务;档案管理;模式探究

前言：

我们知道，相比于传统的档案管理方式，电子政务中的档案管理变得更加便捷，因为它主要针对的是信息化的电子文件。这些档案都是以计算机语音进行储存，不必再担心会破损等问题。现如今，档案管理不断趋于信息化发展已经成为其发展的必然走向，有必要引起各相关部门的重视，以科学选择和应用多种现代化手段，推进电子政务档案管理的现代化、信息化发展进程。同时，还要注重对已经建立并投入使用的档案管理体系加以更新和改善，促使信息化档案管理水平的有效提升。

1.电子政务中档案管理存在的问题

1.1管理权限不足，责任主体不明确

近些年来，电子政务以及信息化建设的逐渐完善，使得我国的档案管理模式发生了一些改变，但是我们不能否认的是，目前电子政务中的档案管理仍然存在一定的问题。首先最明显的就是管理权限不足，因此电子档案的储存是在业务部门进行的，但是和档案部门不同，业务部门的管理权限是更大一些的。但是根据我国电子政务的相关规定，电子档案的管理权限是由业务部门和档案部门同时拥有的，但是我们知道电子档案中有很多重要资料，并且在日常的生活中，可能会频繁使用到电子档案，如果电子档案出现了遗失、被篡改的现象，很难明确指出是谁的责任，再加上没有明确的规章制度，导致出现问题时没办法准确找出是谁的责任，导致电子档案的管理比较模糊。

1.2电子档案管理安全保证有待加强

电子档案的安全方面依旧存在很多问题。基本分为以下几个方面：一是技术原因，由于我国电子政务投入使用的时间较短，所以从某方面而言工作人员的计算机技术水平是有限的，所以电子档案的加密效果有限，这就意味着电子档案很容易受到黑客攻击，从而出现病毒或者是软硬件漏洞，从而出现电子档案损坏或者是丢失的现象。二是自然原因，如果出现断电或者其他问题，会导致档案没来及保存而丢失。三是管理原因，如果工作人员操作不当或者是没有强烈的责任意识，会出现工作失误从而导致档案出现问题。并且由于审核问题，导致某些档案的可靠性受到影响。

1.3投入资金不足，专业人才队伍建设落后

随着我国对电子政务的重视程度不断提高，各方面都在积极开展电子政务的档案管理工作，并且我國在近些年的发展中也取得了不错的成绩。但是这并不意味着我国的电子政务工作已经完全成熟。实际上，还存在制约我国电子政务档案管理发展的问题，由于投入资金有限，导致工作人员能够接受工作培训的机会大大降低，从而出现了专业人才队伍建设落后的现象;由于投入资金很少，导致我国的电子政务档案管理建设的进程是十分缓慢的，在一定程度上制约了电子档案管理模式的进步。

2.提升电子政务中的档案管理模式的相关措施

2.1明确管理职责确保组织保障

为了促进我国电子档案管理模式的改变，首先我们需要制定明确的规章制度，明确不同部门的责任，从而在电子档案出现问题时，可以找出相关负责人，从而追究其责任。还要明确不同档案的分类及管理标准，从而保证电子政务的科学性以及安全性。最重要的是，需要明确不同部门的职责分工，从而保证不同部门做好自己的工作，各司其职，不会受到其他部门的影响，这样就可以保证电子档案收集资料的准确性以及及时性，并且不会出现电子档案受到不同部门影响的问题，并且明确管理职责还可以保证电子档案的安全性、真实性以及有效性。

2.2全方面考虑确保电子政务档案安全

电子政务的档案安全问题是一项重点工作，我们应该从多方面进行考虑，首先就是提升档案管理工作人员的技术水平，可以培养他们自主研发的能力，从而提升电子档案的保密性。二是可以制定法律法规，对电子政务的档案管理提出明确的法律规定，从而促进电子档案管理工作的规范性，三是提高工作人员的管理意识，明确其工作职责，制定奖惩分明的制度，从某一方面提升工作人员的责任意识。四是加强档案管理的定期抽查。我们知道，电子政务的档案管理工作是一个长期工作，对于其收集、归类、鉴定都需要有严格的审核流程，尤其是重要文件，必须要确保其完整性以及安全性。要清楚的认识到不同档案的实际价值，对于重要文件，必须要进行加密保管，而对于一些不在管理范围的档案，应该进行及时销毁，注重对电子档案的查询利用的监督。

2.3提升档案管理人员的综合素质

电子档案的管理与纸质档案的管理之间存在一定的区别，对档案管理人员的知识结构要求有很大不同，档案管理人员应该具备的基本素质包括档案知识素质、计算机能力素质、信息资源开发素质等。最重要的一点就是电子档案的归档、立卷、整理均在计算机上操作，因此档案人员的计算机操作能力必须要加强，因此档案管理人员的计算机能力必须要加强，总之，随着当前电子档案管理工作的不断深入，对档案管理人员提出了新的要求，这就需要档案人员能够立足岗位，不断更新已有的知识，努力提高自身素质，以适应档案工作发展的需求。并且档案管理人员需要转变自己的工作理念，强化对资源的重视，从而促进电子政务中档案管理模式的转变。

结语：

电子政务背景下的档案管理模式的转变，需要多方面工作的共同推进。我们必须明确的一点就是，档案是信息社会的主要资源，与电子政务信息数字化一样，在高新技术快速发展的今天，政府各部门的信息需求以及检索方式都发生了新的改变，在本文的讨论中，我们分析了目前电子政务档案管理模式中存在的一些问题，不可否认，他们对我国电子档案的发展有一定的阻碍作用，但是我们需要从多方面考虑，促进档案管理模式的转变。

参考文献：

[1].陈永生，杨茜茜，侯衡，等.电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J].档案学研究，2015（02）：30-39.

[2].张海根，谈胜祥.建立电子政务中的档案管理模式[J].中国档案，2007（04）：15-16.