浅谈如何有效提升当代企业办公室工作的服务内涵

曾晖

【摘要】一直以来，大家一谈到办公室工作就是办文、办事、办会，很多人更是认为办公室工作就是重复性、机械性的收发文件、信息上传下达、组织对内对外会议，甚至包括后勤管理等层面。这样一种惯性思维方面的认知偏差不仅容易让很多人对办公室工作人员的综合素质定位有误，而且在一定程度上削弱了办公室工作职能的发挥。客观来讲，一般在办公室从事服务工作的人员都有较强的综合能力素质，办公室工作也并不是重复性、机械性的工种。笔者认为，在当前我国经济迈入高质量发展的新阶段，企业办公室工作理应顺应时代发展的实际需要，不断提升和延伸办公室工作的服务内涵，围绕企业安全生产、经营管理等重点任务开展好工作，承担好服务发展、服务决策、服务落实的角色。

【关键词】当代企业;办公室工作;服务内涵;有效提升

一、前言

在我国社会主义市场经济体制改革不断深入的当下，很多计划经济时期具有行业领先优势的企业市场竞争力呈现出逐步下降的趋势，失去了政策的支撑和面对来自更广阔的市场竞争的时候，难免有力不从心之感。而现代企业管理制度已经被我国众多企业接纳并开始了中国化的应用。在这样一种时代背景下，企业办公室工作如果还是仅仅局限于被动服务的层面上，必然会与企业经营与发展的实际需求不相匹配，工作人员的才华也不能得到最大限度地发挥，更不要说什么服务发展、服务决策了。鉴于此，笔者认为，当代企业办公室工作必须以创新精神不断提升服务内涵，才能更好地发挥好自身职能作用。笔者在长期实践工作中归纳总结认为，在企业安全生产、经营管理面临新形势的历史时期，办公室工作有效提升服务内涵应当从如下几个方面做起：

二、热爱办公室工作，甘当企业干部职工的勤务员

从整个办公室职能定位看，办公室居于企业枢纽位置，是参谋部，智囊团，是中枢机构，是核心部门，负责企业各项信息内容交互与上传下达，面对的是上下、内外各个层面的服务对象，因此，首先必须树立服务意识。

不可否认，办公室的工作头绪多，服务对象多，方方面面需要交流沟通的也多，哪一方面做得稍有不周，不是上级不满意，就是员工有意见。同时，在竞争类企业中，行政类岗位薪酬收入低于安全生产、经营管理类岗位，而且在个人成长和上升空间上也存在差距。因此，在一些国有企业和大型企业中，很多优秀的年轻职工在有选择的情況下，都不会首选办公室岗位。面对这些情况，笔者认为，在现代企业管理制度对办公室工作提出了更高要求的当下，一方面企业要重视办公室队伍建设，合理制定薪酬标准，拓宽办公室人员成长空间，保持整体队伍稳定。另一方面，办公室人员要始终保持良好心态，既然从事了这项工作，就要安下心来并全身心地投入，在做好本职工作中展示自己能力并锻炼成长。特别是在个人锻炼方面，办公室还有一个得天独厚的条件，就是长期接触企业高级管理者，可以近距离学习他们的分析研判能力、协调方法、沟通技巧以及文字综合能力等。可以说，如果能够以积极的心态对待办公室工作，用心去学习提升，自身的全面素质会得到全方位的快速提升。因此，办公室人员要珍惜岗位、把握契机，在工作中学习，在学习中提升，在提升中进步，真正使自身的全部聪明才智在办公室岗位上得以充分发挥。

三、转变工作作风，创新工作方法

企业办公室的工作千头万绪，每一项工作都与全局有着密切的联系。要做好办公室工作，首先要理清思路，抓大事，抓工作中的主要矛盾，分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排，才能做到忙而不乱、紧张有序。同时，要善于思考，不断摸索工作规律，防止埋于事务堆中。

其次，要有强烈的事业心和责任感，增强工作时效性。工作要脚踏实地真抓实干，力戒浮夸。尤其是在遇到工作任务较多的情况下，一定要冷静思考、分清轻重缓急，一件一件落实并排出时间表。汇报工作要敢于讲真话、报实情，不能报喜不报忧，投其所好。

再次，特别注意的是办公室工作要以事业为重，不能过多地掺杂个人感情、凭个人意志办事，做到对待上级与下级一样，对待领导与一般员工一个样。为职工办实事、办好事，杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”的衙门作风。更不能利用手中权利谋私利。要堂堂正正做人、清清白白做官、踏踏实实做事。

最后，办公室工作要有严格规范的工作制度、办事程序，这是做好办公室工作的基础和保证。俗话说“无规矩不成方圆”，办公室工作必须要明确每个岗位的工作职责、办事程序、工作目标和工作要求。使办公室工作纳入制度化、规范化和科学化的管理轨道，以提高办公室整体工作效率。

四、加强学习，提高自身素质

办公室工作涉及面广，特别是又担负着为领导辅助决策的任务，日常不注意加强学习和不断更新知识，就无法胜任工作。必须把学习摆在一个很重要的位置上，日常要注意政治、经济理论学习，还要研究政策法规，学习有关业务知识以及熟练掌握办公自动化。学习的途径很多，除了理论学习外，还可以向身边的领导和同事学，可以深入基层加强调查研究，从基层吸取营养，要使理论与实践紧密地结合起来并加以灵活运用，才能取得学习的效果。

提高自身素质，除了加强学习外，还应当注意自身个人形象的塑造。在办公室要有一个好的精神风貌、待人接物要大方礼让，谈吐要自然和谐，办事要稳沉干练。因办公室接触的人来自各方面、各人性格脾气、办事作风不尽相同，情况比较复杂，要灵活而又妥善地处理好各方面关系和工作，尤其是面临突发性事件，没有一个良好的心理素质就无法冷静地处理问题、做好工作。因此要注意加强心理素质的训练，不断提高处理突发事件的应变能力。遇事要“ 三思而后行”，处理问题要果断、迅速，不要优柔寡断、拖泥带水，以致延误工作。

五、结论及建议

综上所述，办公室作为当代企业的重要机构，对内承担着企业各项工作上传下达的作用，要通过从这里发出的一系列文件，组织的一系列主体事项体现相关人员的工作水平，对外承接着展示企业形象，代表企业组织沟通协调等工作的责任，必须在新的历史时期主动且具有创新性地提升自身工作的服务内涵，才能更好地顺应时代发展的脚步，成为企业经营管理工作的好帮手。