谢英军
【摘要】档案是国家机构、社会团体以及个人在社会活动过程中形成的直接产物,归档制度是城建档案管理工作中的物质对象,归档制度是整个城建档案管理工作中的重要组成部分。所以,它也是必须要遵循一定的原则和方法的,而归档制度在城建档案管理工作中是否得到了健全与完善,将会对整个城建档案管理工作中产生极其重要的影响。
【关键词】城建档案管理;归档制度;作用
城建档案管理工作中的归档制度作为档案体系中的重要组成部分,是隶属于科技档案的范畴之内的。它的形成和发展体现的是人类各项智力与智慧活动的结晶。城建档案管理工作的归档制度从宏观上反映着城市建设与发展的水平,从微观上调整和解决城建档案管理工作中的各种问题。城建档案管理工作关系着国家与社会的公共安全,是随着城市的发展而不断的发展起来的,因此,城建档案管理工作涵盖着城市建设与发展过程中的每一个环节与领域。
1、城建档案管理工作中归档制度存在的问题
1.1归档意识不强
归档制度在城建档案管理工作中的作用是任何其他类别档案都不能代替的。因为,它是伴随着城建档案管理工作的长足发展而同步产生的。档案信息的价值也是在归档制度的作用下而得以实现的。如果说,档案管理工作存在着对归档制度的意识,就会帮助更多的档案使用者去利用档案中的各类信息。相反的,如果城建档案管理着对归档制度的认识程度不高,自身都不了解归档制度在整个城建档案管理工作中的重要性及作用,必然就不会帮助更多的人去合理的利用城建档案中的各类信息,正是由于城建档案管理者对归档制度的认识程度不强,整个城建档案管理工作通常被束之高阁。这在某种程度上来说,将会严重的影响着我国城市化建设的水平,更是不利于我国档案事业的健康与可持续发展。
1.2归档制度不全
《档案法》的实施和颁布,标志着我国档案管理工作的开始。国家、社会团体以及个人在进行各类业务活动中的形成的文件与资料是档案管理工作的具体体现,诚然,城建档案管理工作在具体的实施过程中依然存在着归档制度不健全的现象。而城建档案管理工作中的归档制度不全从根本上来说还是由于缺乏行之有效的城建档案管理归档制度的只能机构所导致的,进而造成了归档制度与整个城建档案管理工作的不相适应,归档制度更是不能形成一个由上至下的且统一的管理体系,国家及地方各级政府部门更是没有办法对本地区的城建档案管理工作进行业务上的指导,导致了不同地区之间的城建档案管理工作總是各行其是,更是无法进行融会贯通。
1.3理论基础不牢
我国城建档案管理工作是于20世纪80年代才正式崛起的,由此城建档案的概念第一次在中国历史的发展史上被提出,大批的城建档案管在这样的背景之下如雨后春笋一样发展了起来。而随着城市建设进程的不断加快,城建档案管理工作的角色和定位也正在发生着悄然的变化,从台前到幕后,不仅反应我国城市建设与发展的过程,而且已经成为了城市生存与发展过程中的根本要素之一。诚然,我国的档案管理工作经过几十多年的发展依然借鉴的是前苏联的档案管理模式,其理论基础也主要是依靠我国档案管中一些传统的管理经验,这些传统的理论基础虽然为我国城建档案管理的发展起到了一定的导向性作用,但随着经济与社会的蓬勃发展,这些传统的理论基础早已经不能适应新形势下的城建档案事业的发展了。传统的理论基础注重的是城建档案的收集与整理、分类与编目、检索与统计等基础工作,也在一定程度上已经无法较好的满足城建档案的利用与需求。因为,传统的理论是以城建档案的实体为基础而展开的,早已无法从根本上适应现代信息技术的发展趋势。
2、城建档案管理工作中归档制度的作用
2.1执行与完善归档制度
执行与完善城建档案管理工作中的归档制度对整个城建档案管理工作来说是非常重要的。顾名思义,档案是由一定的文件与材料逐步的转化而来的,而文件在逐渐转化成为档案的过程中又是由档案管理工作中的归档制度来实现的。所以,执行与完善城建档案管理工作中的归档制度一方面能帮助档案管理工作者在档案收集过程中的齐全与完整,另一方面也为各项也为工作的正常开展提供有利条件,更能为国家与社会提供非常丰富的档案资源。相反的,如果说城建档案管理工作制度没有得到执行和完善,将会给从事档案管理的工作者造成不可挽回的失误和遗憾,比如,一些重要的档案资料将会无法被找回或者是无从查找等。
2.2加强与抓好收集工作
在执行与完善归档制度的基础上,还要加强和抓好城建档案日常的收集工作,日常收集指的是档案工作人员在完善归档制度之外的零散文件的收集和整理工作,它是保证城建档案管理工作归档制度是否得到落实与完善的有效方法与途径,而日常的收集工作又包括以下几个方面:第一,零散文件的整理与收集工作。根据笔者查阅相关资料得出:目前,在我国很多地区存在着对城建档案管理工作的不重视或者是归档制度的执行不严格的现象,正是由于出于这样的原因,有些文件和材料被分散的保管与内部机构、领导人员或者业务人员的手中,而仅仅依靠归档制度来促进档案管理工作的发展还是远远不够的,加强与抓好对零散文件的整理与收集工作就显得尤为重要;第二,专门文件的收集与整理。专门文件指的是国家、社会团体以及个人在各项经济业务活动中形成的具有特殊载体性的文件与材料,由于档案管理工作着忽视了对专门文件的收集与整理,造成了城建档案管理工作出现了文件门类不齐全的问题。所以,在今后的城建档案管理工作中还应当加强对专门文件的整理与收集,并建立和健全相应的岗位责任制,同时,还要将职责落实到个人。
2.3明确与落实制度范围
要想切实的发挥归档制度在城建档案管理工作中的作用,明确与落实归档制度的范围是必不可少的。明确与落实归档制度的范围是保证城建档案管理完整与齐全的关键所在,更是反应城建档案管理工作全貌的基础和先决条件。通常情况下来说,凡是在城建工作中形成的以及具有重要参考价值的文件都应当进行归档和保存。具体包括以下几个方面:第一,上级下达与有关部门中的城建工作的指示、规定以及与城建工作相关联的文件与材料;第二,城建档案管理工作中的各项制度与规定、条例与办法以及图纸等的相关资料;第三,按照国家规定的对城建工作的相关的要求和程序,办理的各种手续与证件;第四,原始资料的收集与保管。比如一些工程规模大、建设周期长以及一些施工文件资料特点多的档案资料;第五,在具体的城建项目建设过程中形成的协议书或者是保证书等;第六,在拆迁过程中形成的相关的拆迁协议与安置协议等的资料;第七,对原始资料的符合与验收以及在验收合格后发放的验收合格意见书、办理工程交付和竣工结算后的备案手续等的相关资料。
3、城建档案管理工作中归档制度的社会需求分析
经济与社会的蓬勃发展快速的推动了城市建设化的进程,在这样的背景之下,城建档案的数量正在呈逐年上升的态势发展着。随着人们对城建档案意识的普及,越来越多的人也逐渐的认识到了归档制度在城建档案管理工作中的发挥出来的重要作用,人们对其中的信息量的需求也在不断的扩张之中。目前,在我国的城建工作中除了对于城市中旧城区的拆迁与改造之外,随着城镇化建设的进行不断完善,对于农村地区的改造也正处于齐头并进的过程中,这在一定程度上使得社会各界人士城建档案管理工作的需求不断的加大。一方面,城建档案的利用群体正在向着多元化的方向不断的发展着,原有的档案查阅主体重要是集中与建设单位与施工单位的。诚然,随着人们对城建档案管理工作中归档制度意识的不断增强,更多的社会群体正在逐渐的加入到了城建档案的利用中来,这其中包括知识产权人、各类评估公司、律师执业者等。在这样的模式之下,城建档案管理工作中的归档制度也正在向着更多的目标群体发挥着自身的作用与价值,城建档案管理工作也逐渐的成为了人们日常生活中与其密切相关的信息资源,归档工作也正在更好的为城建档案管理工作提供更加优质的服务;第二,城建档案管理工作人员的高素质化。随着人们对被服务意识的不断增强,城建档案管理工作更加注重的是如何能帮助档案使用者获得更加便捷与准确的资料和更加优质的服务质量。因此,这对城建档案管理工作者的业务水平和专业能力提出了更高的要求,这就要求档案管理工作者能在最短的时间内帮助档案使用者找到需要的档案,此时,城建档案管理工作中的归档制度就显得格外重要;第三,随着我国城市化建设进程的不断加速,城建档案管理工作在服务于城市建设领域的过程中也逐渐的变得俞来俞宽广,城建档案信息的利用率也逐渐的被提高。城建档案管理工作的特点也逐渐的出现了冷热不均的现象,这就需要城建档案管理工作者在今后的档案管理工作中更要以归档制度为基本导向,在提升城建档案管理服务水平的基础上,进而为逐步推进城建档案资源体系的建设做出贡献。
结语:
综上所述,城市建设进程的不斷发展推动了陈建档案管理工作的长足发展。当前,我们需要做的就是如何才能使归档制度在城建档案管理工作中发挥它自身应用的作用。归档制度为城市的建设与发展提供了重要的参考价值。同时,广大的城建档案管理工作者在具体工作中无私奉献的精神也使得档案管理工作换发出了无限的魅力与生机。
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