基于档案价值的研究生学位论文档案存弃的思考

李殷青

(广西师范大学档案馆，广西桂林，541006)

一、问题的提出

研究生学位论文是指高校或科研机构的研究生为取得学位资格而撰写的论文，是研究生开展科研活动所取得的研究成果的真实记录，由于具有较高的学术价值和文献信息价值，高校图书馆和档案馆将其作为特色资源加以收藏或归档。随着社会进步和经济科技发展，我国研究生办学规模越来越大，使得研究生学位论文的数量也大幅增加。面对这一形势，不同背景和条件下的高校图书馆和档案馆保管研究生学位论文出现了不同的状况：一方面，图书馆研究生学位论文资源不断丰富，管理和服务手段现代化、网络化，研究生学位论文服务利用成效显著，学位论文成为图书馆的“香饽饽”；另一方面，由于纸质研究生学位论文档案占用库房空间大，各高校档案部门由于普遍存在库房有限、人手较少、设备技术落后等情况，导致研究生学位论文利用率极低，学位论文成为了档案馆的“鸡肋”，弃之不忍，存之累赘。针对这一问题，不少学者，包括关心档案事业发展的图书馆员进行了深入研究，提出了许多看法和对策。西北师范大学档案馆的陈宵等提出“高校研究生学位论文应实行分级归档管理制度”[1]，武汉大学图书馆的汪海波提出“高校档案馆和图书馆联合管理研究生学位论文”[2]，浙江大学档案馆王雅琴提出“组建一个全国性的档案信息资源共享的管理机构”[3]，东南大学档案馆苏卫平等提出“电子与纸质学位论文档案一体化管理”[4]，北京外国语大学档案馆徐亮提出“学位论文不宜作为档案保管”，要“在有所区别的前提下，尽量在入馆前就按照档案的本质属性及其价值进行仔细的鉴定”来确定是否归档保存，并以“北京大学档案馆和中山大学档案馆目前只收优秀研究生论文，或者干脆不收”[5]为例证。但这些研究都没有很好地回答在图书馆保管利用学位论文不断“强势”的背景下，处于“弱势”地位的档案馆是否有必要归档保存学位论文，或如何保管学位论文这一问题。本文拟从档案价值的角度，对研究生学位论文档案“存”与“弃”进行探讨。

二、高校研究生学位论文保管利用现状

1981年发布的《中华人民共和国学位条例暂行实施办法》第二十三条规定，已经通过的硕士学位和博士学位论文，应当交存学位授予单位图书馆一份，其中博士学位论文还应交存北京图书馆和有关专业图书馆各一份。《高等学校档案工作规范》也明确将学位论文列入高校教学档案归档范围。因此，多年来形成了高校研究生学位论文主要由高校图书馆和档案馆保管和开发利用的格局，部分高校的院(系)资料室、研究生管理部门资料室为了做好服务和管理工作，还同时保存研究生学位论文。但随着科学技术的发展，特别是随着计算机技术和网络技术广泛应用于高校的教学、管理工作当中，部门资料室已经很少再保存学位论文。目前，高校图书馆一般要求获得学位的研究生提交1—2份纸质版学位论文，并通过网络规范提交电子版学位论文。档案馆一般要求博士、硕士学位获得者提交一份学位论文归档。

研究生学位论文是具有较高学术性的文献信息资源，国务院学位办从国家层面制定了学位论文收藏、保管和开发利用的政策和制度，规范了参与建设的单位、建设内容和标准以及一系列的运作机制和措施，甚至引入了市场化运作机制。例如，建立了中国学位论文数据库、中国高等教育文献保障系统(CALIS)的“高校学位论文数据库”等。在这些数据库建设中，高校图书馆成为主力军，但全国只有浙江大学一所高校的档案馆参与了CALIS项目建设。[6]正是由于这样的架构，高校图书馆在学位论文收藏、保管以及开发利用方面与档案馆相比具有绝对的优势，并处于良性发展的态势。而高校档案馆由于人员、投入、设备设施以及制度性的限制，使得研究生学位论文档案深藏闺中无人识，以至于产生保存学位论文档案毫无意义的看法。表1为广西某高校研究生学位论文保管状况，可以看出，一方面，研究生学位论文档案(纸质版)保存量逐年递增，另一方面其利用率历年来几乎为零。与此相反，从表2可以看出，该校图书馆保管的纸质研究生学位论文利用率年均达1000次，[7]电子版研究生学位论文的利用率更是惊人。这一巨大的反差使档案工作者产生以上想法就不足为奇了。目前，已有部分高校档案部门不再将研究生学位论文收集归档。

表1 广西某高校档案馆研究生学位论文归档及利用表

注：该校档案馆2014年后不再将纸质版研究生学位论文归档。

表2 广西某高校图书馆研究生学位论文利用统计(2020年1月统计)

三、研究生学位论文档案存与弃的思考

(一)研究生学位论文档案价值的认识

档案的基本价值是指档案的凭证价值(保存价值)和档案的情报价值(利用价值)。档案的凭证价值是由档案形成过程及其结果的内容和形式特点确定的，是档案不同于其他各种资料的最根本的特点。同时，档案是事实、知识、经验的记录，它的这种可靠的、广泛的、可资参考的特征，构成了档案的情报价值。具体到研究生学位论文档案，其价值主要体现在下面三个方面。

第一，学术价值。研究生学位论文是研究生在攻读学位期间在导师的精心指导和在研究生的勤奋努力、刻苦钻研下，通过研究取得的科学研究成果。研究生在确定自己的研究课题、撰写学位论文时，选题上重视先进性、创新性、实用性及可行性，既有较前沿的理论性研究课题，又有解决实际问题的应用性研究课题，不少直接来自国家重点科研项目，如国家科技攻关项目、“863”“973”项目等，这就决定了研究成果必须有新颖的内容和独创的观点，保证了学位论文的新颖性和独创性。撰写时加之导师的严谨治学、倾心指导，研究生的勤奋努力、刻苦钻研，校内外专家在答辩会上对论文的严格把关，使论文有充分的理论分析、严谨的计算程序、翔实可靠的验证数据等，论文的学术水平和质量有了可靠的保证。

第二，情报文献价值。一是研究生在做选题报告和撰写论文过程中，要广泛查阅资料，进行调查研究。在论文的综述部分，几乎概括了该课题已有研究相关的大量信息，而且指出一系列尚待解决的问题。二是每篇学位论文都收集和整理了与该课题相关的大量专题文献， 据统计，每篇学位论文平均引用参考文献50—60篇，[8]所附的参考文献是不可忽视的二次情报源，有助于未来相关研究的文献追踪检索。内文中引用的各文献的观点、数据，更是极大地方便了利用者快捷地获得相关情报信息。三是学位论文本身关于所研究课题的研究过程、步骤、方法、数据和结论，乃至其中包含的思想，更是情报价值的核心。

第三，凭证价值。档案凭证价值是档案作为历史记录在再现历史事实时所起到的真凭实据作用。档案之所以具有凭证价值，是因为档案是直接形成的，保留着真切的历史标记，它客观地记录了以往的历史情况。归档的研究生学位论文是经过研究生本人多次修改后的定稿，并经过导师的审查、专家的评审，签订了有关协议，因此，研究生学位论文档案真实全面地反映了研究生的研究结果、论文内容和相关信息(毕业学校、时间、专业、导师、原创性声明、使用授权声明等)，它与开题报告、中期检查、专家鉴定意见、答辩记录、评审意见等一系列第一手资料一起，构成了最原始、最真实的资料，因而具有凭证作用。这种凭证作用，不仅仅是研究生学位论文的见证，也是学校教学和科研的见证。

档案价值有绝对性和相对性。档案价值的绝对性，主要是指档案价值是无条件的、绝对存在的。其相对性，主要是指档案价值的条件性，即档案价值不是固定不变的，而是会因客体、主体、时间、空间等条件的变化而变化，由档案客体及其属性、主体及其需要、影响档案价值的相关因素(如时间、空间)等条件决定的。就学位论文档案而言，其价值也具有绝对性和相对性。绝对性即研究生学位论文档案是研究生研究成果的真实记录，记载了研究生研究的内容、过程、思想等，其本身具有原始记录的独特性质，不论其载体本身还是所记载的信息，都是真实的、客观的，都具有价值。研究生学位论文档案价值的相对性则是指由于其内容(包括其质量、创新性、实用性等)、产生的学校层次、时间和空间等原因会具有不同的价值或价值变化。例如：某高校首届毕业的研究生学位论文档案，一般会比此后的学位论文更具有历史价值。优秀的研究生学位论文一般会比普通的学位论文更有保存价值和利用价值。正如同《高等学校档案工作规范》中规定保存“优秀本科生学位论文”，而不保存优秀等级以下的本科生学位论文表明，经过专家评定得出的不同等级的学位论文会具有不同的价值。随着信息技术和网络技术广泛应用于高校教学和研究中，学位论文的存在形式和传播方式发生了很大变化，从而使得学位论文价值也会发生变化，特别是利用价值的变化。例如，通过学位论文档案数字化和传播的网络化，学位论文档案的利用价值更加容易实现和扩展。因此，掌握档案价值的绝对性和相对性理论，有助于我们具体、全面地分析档案价值的相关因素，理解档案价值概念的全部内涵，从而准确把握学位论文档案的存弃。

(二)研究生学位论文档案存弃的认识误区分析

当前，高校档案部门中出现放弃研究生学位论文归档，或产生“研究生学位论文归档没有现实意义”的认识，主要有两个方面的原因：一是档案部门工作人员对高校档案部门保存研究生学位论文档案的意义重视不足，没有认识到归档保存研究生学位论文档案是高校档案部门的工作职责，也没有认识到保存研究生学位论文档案可以丰富高校档案特色馆藏、开展特色服务、保存学校办学历史和办学成就的价值。二是档案部门工作人员对研究生学位论文档案价值的认识有误区，没有全面理解研究生学位论文档案的保存价值和利用价值，保存价值和利用价值是一对具有内在联系的价值形态。档案工作人员只是片面地将研究生学位论文档案价值等同于利用价值，以为保存研究生学位论文档案就是为了利用，如果不被利用，就没有了价值，或者因为由于很少有人利用，其保存和管理的代价和费用要远远超出其利用价值，因而没有归档保存的必要。实际上保存档案不仅仅是为了利用，档案的保存与利用是两项同等重要的档案工作。档案的利用价值并不一定能决定档案的保存价值，档案被保存本身，不管被利用与不被利用，都有其价值所在。因此，保存研究生学位论文档案除了具有利用价值外，还具有保存价值，也即凭证价值，具体表现在作为研究生学习及结果(学位论文)的凭证、研究生办学历史的记忆、文化科技遗产的保存等方面。

(三)研究生学位论文档案存弃模式的选择

《高等学校档案管理办法》明确规定，高校档案部门要保存研究生学位论文档案，而且，为了保证研究生学位论文档案的完整性和凭证效力，保存的内容不仅包括学位论文本身，还包括论文开题报告、中期筛选材料、专家、教授对论文审阅意见、答辩现场记录、表决结果和学位评审小组意见等，这一规定表明高校档案部门有责任保存研究生学位论文档案，即学位论文档案“存”的绝对性。同时，也应该看到，随着高校研究生教育的发展和信息网络技术的应用，研究生学位论文存在形式出现纸质版学位论文和电子版学位论文，其传播和管理方式在很大范围和程度上实现了信息化、网络化，其保存价值和利用价值的体现和实现形式发生了明显变化，学位论文档案价值的“相对性”更加突出，放弃或改变研究生学位论文档案的保存模式或管理模式成为必须面对的问题。各高校档案部门必须根据本校的实际和条件，选择合适的存弃模式。

第一，全部且仅保存纸质版学位论文模式。这种保存管理模式是目前大部分高校档案部门采用的模式，该模式很好地保存了研究生学位论文档案，并且，与其他相关的档案材料一起构成的学位论文档案，其完整性、原始性得到很好保管，真实记载了学校教学和科研的历史记录，能很好地发挥凭证作用。但是，这种保管方式是一种无奈的选择，是高校档案工作得不到应有重视，库房条件和工作环境得不到足够保证的结果。随着办学规模的扩大，研究生学位论文档案的大量增加，库房压力、保管成本会越来越大，而其利用价值又得不到发挥，这种保存模式会受到现实条件的挑战。

第二，双套制模式，即高校档案部门同时保存纸质版和电子版学位论文。随着信息技术的广泛应用，研究生学位论文一般会有纸质版和电子版，部分高校档案部门在接收纸质版学位论文的同时，要求提交电子版学位论文。部分有实力的高校档案部门自主开发或引进学位论文提交系统，通过网络收集归档。部分档案部门则通过研究生管理部门或各学院收集研究生学位论文，并制作成光盘归档。这种双套制保存模式，既能很好地保证学位论文长久保存和发挥凭证作用，又能利用现代技术提高管理和服务水平，发挥学位论文档案的利用价值。但是，这一模式存在两个不足：一是库房压力大，二是增加归档工作。即使如此，它仍将是未来一定时期内的发展方向，并为具有一定规模和条件的高校档案部门采用。

第三，仅保存电子版学位论文模式。电子文件的信息与载体可分离性、易改性等特点，使得电子文件的原始记录性和法律凭证作用受到质疑，因而，还没有高校采用这一模式保存学位论文档案。但是，随着科学技术的发展，电子文件将逐步取代纸质文件，电子档案的安全性、可靠性、原始记录性将进一步加强，高校档案部门仅保存电子版研究生学位论文档案将是一种较好的选择。在当前的环境下，对于研究生办学规模较大、设备设施较好的高校档案部门，采用一定的辅助措施之后，仅保存电子版学位论文档案将是一种既经济，又可以发挥学位论文档案价值的可行办法。这些措施包括：一是应用规范的学位论文提交系统、完善的档案管理系统和可靠的电子档案存储载体，确保提交便捷，管理科学，保存安全；二是规范保存与研究生学位论文相关的论文开题报告、中期筛选材料、专家、教授对论文审阅意见、答辩现场记录、表决结果和学位评审小组意见等佐证材料；三是与研究生签订协议，确认所提交电子版学位论文的真实性和电子文件的元数据信息，保证电子版学位论文是正式的最终版本文件。这一模式可以节省大量的存储空间，又方便学位论文档案的管理和开发利用。

第四，共建共享模式。目前，高校档案馆和图书馆同时保存研究生学位论文占用了宝贵的库房和人力资源，造成资源浪费。如何兼顾学位论文作为档案和文献信息资源加以归档保存和开发利用，构建档案馆和图书馆共建共享模式将是一个不错的解决办法，即档案馆与图书馆共建研究生学位论文档案分室，或档案馆与图书馆一体化。高校图书馆各方面的条件比档案馆好，而且全国大部分高校图书馆已经加入了研究生学位论文数据库建设联盟，拥有完善规范的管理制度和提交系统，高校图书馆在学位论文的收集、管理和利用方面比档案馆更有优势。图书馆按照目前的规范和机制收集、保管和开发利用纸质版、电子版学位论文的同时，在档案馆的指导下，将纸质版学位论文按照相关规范编制档号和目录，实行双重管理。这一模式既能充分发挥图书馆的作用，减少档案归档工作量，节约保管成本，又能满足学位论文作为档案长期保管和作为文献资源开发利用的需要。

研究生学位论文档案具有重要的保存价值和利用价值，是学校教学和研究的历史记录，归档保存是绝对的。但档案价值相对性告诉我们，研究生学位论文档案价值也有相对性，要考虑其保存价值和利用价值在现代技术和保管机制的背景下的变化，选择合适的保存模式，使之符合学校的实际情况，以最少的成本，发挥其最大的价值。