信息化时代煤矿企业文秘工作的技能探析

郑鑫

摘 要： 随着大数据时代的来临，文秘工作者工作性质已不仅仅是传统意义上的助理，更是连接各个部门，联系内外，沟通左右的纽带。作为新时代下的文秘人员，自身的工作技能必须要得到一定的提升，才能更好的为煤矿企业的管理者提供参谋。基于此，本文将重点针对信息化时代煤矿企业文秘工作的技能进行分析与解读，以期能为同行产生几点启发。

关键词： 信息化时代;煤矿企业;文秘工作者;技能

【中图分类号】C931.46     【文献标识码】A     【文章编号】1674-3733（2020）05-0294-01

信息化时代，深深的改变了各行各业的发展，煤矿企业作为高技术集中的机构也不例外。在如此大的社会背景下，对于文秘工作者而言，自身的工作技能相较于以往，必须要有所扩展，尤其是计算机操作技能。要想更好的胜任文秘工作，首先需要明确自身所面临的工作挑战，依照新时代下的要求，有针对性的提升自身的工作技能，并在不断的工作中积累经验，只有这样才能更好的为企业的发展服务。

1 信息化时代煤矿企业文秘工作者面临的挑战

自古以来，秘书一直是辅佐上级的得力助手。可以说，文秘工作开展的好坏，能够直接影响领导工作的质量与效率。随着信息化对企业运营的影响越来越大，

文秘工作者需将下属上传的文件进行科学的分类后，在向上级进行报告，可见当今文秘工作者所起到的作用越来越大。信息时代下，文秘工作者面临着如下挑战：

第一，工作的效率需得到提升[1]。我国正处于社会主义市场经济发展的初级阶段，各大煤矿企业间的竞争日渐加剧，为了有效的提升煤矿企业的竞争力，文秘工作者需不断的提升自身的工作能力，提升工作效率与工作质量，为上级领导工作的开展提供更多的便利;第二，自身工作素养需得到同步的提升。煤矿企业属于较为特殊的行业，日常经营中将会发生较多的突发事件及其他类型事件。因此，文秘工作者的工作性质也不仅仅局限于文字的处理上，更需要辅助领导处理各种突发的事件，方便上级领导开展后续工作;第三，优质服务的开展。文秘工作者，需要时刻向领导提供最优的服务，以领导为中心，围绕领导开展工作。因此，信息时代下，文秘工作者需具备一定察言观色、工作预判的能力，能够根据上级领导的一言一行，准确的执行下一步的工作，不断的提升自身开展优质服务的能力。

2 信息化时代文秘工作者所应具备的工作素质及能力

2.1 自身有序处理各类事物的能力

对于煤矿企业的文秘工作者而言，考虑到日常涉及到的工作内容较为琐碎，但又需全面有序的处理好各类事物。因此，需在保证自身工作效率的同时，也能够对各项工作的开展最求更高的质量。举例，文秘需处理好企业日常生产经营过程中产生的各类档案，在准确归档的同时，应保证档案管理的保密性、安全性及准确性;因此在档案管理工作中，应先保证档案内容齐全的同时，在保证工作效率。考虑到煤矿企业日常人员流动性较大，涉及到的人事档案变动较为繁多，且需要在短时间内归档完毕[2]。因此，作为新时代的文秘人员来说，工作质量与效率须同时具备。最后，要求文秘人员能有序的应对突发事件，并能够做好公关的角色，妥善的处理好突发事件发生后的各项事务，采取正确的决策，最大限度的降低企业及领导的影响与损失。

2.2 熟练掌握并应用现代化办公软件

文秘每天需处理大量的文件，随着现代化办公软件的应用，为其工作的开展提供了极大的便利;其次，在文书处理方面，则要求文秘人员应熟练操作并应用视频会议软件、打印机、传真机等，同时能够针对设备常见的故障自主解决;最后，要求文秘人员能对OFFICE、PS、图文排版处理软件灵活的应用，只有具备上述技能，才能更为得心应手的处理好领导交付的工作。

2.3 自身需具备良好的人际沟通能力及组织协调能力

文秘工作人员在煤矿企业中承担着承上启下的作用。是上级领导与下级员工有机联系的纽带。因此，人际沟通能力，即情商，是文秘工作着自身首要具备的能力之一，只有与员工打好交道，日后的工作才可顺利的开展[3]。其次，组织能力的体现。领导下发指令需要执行，在这期间，文秘工作者需准确无误的将上级领导的意见传达给下级，同时也能够通过与员工定期的交流，及时的了解工作开展的最新动向，将结果向上级反馈。在这一环节中既要与各部门打好关系，又要保证上级领导交代的任务顺利的开展，于文秘人员情商上是极大的挑战，但却是新时代下所必须的职业技能之一。

2.4 自身需具备一定的言语表述能力

无论处在何时，言语表达能力一直都将是文秘工作者需掌握的核心技能之一。在信息化时代，领导间交付任务均是通过企业微信、钉钉的方式下发的[4]。因此，要求文秘人员能准确的理解领导的意思，并能用自己的语言将要求清晰无误进行完整的陈述;同时言语表达能力的体现，也体现在会议纪要及签订合同整理等方面。文秘人员需在短时间准确的把控会议的中心思想，并能用详略得当的语言予以记录。在合同签订时，文秘人员需用正式的語言与客户进行沟通，在保证公司形象的同时，也能够提供高水准的服务。总而言之，文秘工作者言语能力的训练既离不开自身扎实的文字功底，也离不开日常工作的人际交流形成的语言积累。

结束语：言而总之，文秘工作者要以领导为工作重心，尽自己的工作才能分担领导的工作。信息时代下，对文秘工作人员的要求不仅仅是服务能力、言语表达能力、协调能力等方面，更要求其有着精湛的计算机操作技能，信息化时代不同于以往，只有具备了多学科知识的储备，才能更好的适应时代的发展需求，为煤矿企业的发展做出自己的一份贡献。

参考文献

[1] 徐院院.信息化时代煤矿企业文秘工作探析[J].现代企业文化，2018，（29）：272.

[2] 吴欢，董超.信息化时代煤矿企业文秘工作探析[J].价值工程，2017，36（13）：32-34.

[3] 代培.信息化时代煤矿企业文秘工作探析[J].建筑工程技术与设计，2019，（23）：3948.

[4] 费勇军.浅谈提升国有企业办公室文秘职业综合素养的途径[J].山西经济管理干部学院学报，2020，28（1）：7-10.