大数据背景下办公室文秘提升档案管理效率的途径

陈丽

摘 要：办公室档案管理效率，是保证办公室工作高效开展的重要基础。在实际工作中，办公室档案管理工作还存在一些问题，影响着工作效率。本文就办公室文秘提高档案管理效率的途径进行深入分析，希望能够帮助办公室文秘提高自身档案意识、优化档案管理工作。

关键词：办公室;文秘;档案管理

办公室是各单位工作人员办公的主要场所，在办公室管理中，档案管理工作是其重要组成部分。实现高效的档案管理，能够充分保证档案的完整性，提高档案资料查询与利用效率，最大限度的发挥档案在办公室管理工作中的价值。目前，随着经济发展和技术水平的提升，信息技术逐渐被应用于社会发展的各个领域。在办公室档案管理工作中，加强对当前先进技术的应用，不断改善创新办公室档案管理工作办法，进一步提升办公室档案管理工作效率，成为当前各单位办公室管理工作的重要内容之一。

一、大数据与档案管理

大数据的发展来源于海量的信息来源，利用高速发展的信息技术获得和分析信息和对数据进行集中管理。大数据的发展与应用现如今已经成为社会发展趋势，对于档案管理来说也会带来新的机遇。面对大数据的发展，档案管理可以运用大数据处理方法和技术，对档案进行更加专业和有效的管理：首先，大数据所带来的管理方式将一切档案信息数字化，不但节约了人力空间成本，还在一定程度上保证了档案信息保管的安全性;其次，数字化的档案信息可以被管理在不同的云端与终端，不易丢失。因此，档案管理如果要抓住大数据带来的行业发展的机会，相关工作人员就必须要对档案管理工作有深刻的认识和切身的体会。

二、办公室文秘做好档案管理工作的意义

1.推进工作顺利开展

办公室档案管理工作对单位整体工作有重要影响，提升办公室档案管理工作效率，能够有效促进单位工作的顺利实施。办公室档案一般包含单位人、事、物等所有资料的档案，其内容往往都非常重要。在大量的档案中，有一些档案是极为重要或者是关系到单位重大机密的档案，这些重要的机密档案对整个单位工作的开展能够产生重大影响，甚至对单位的存续与发展有重大关系。基于此，在办公室档案管理中采取切实有效的管理方法，提高管理工作效率，有利于推进档案工作的顺利进行。

2.提升整体工作效率

提升办公室档案管理工作效率，能够实现档案查询与利用效率的最大化，从而提升单位整体的工作效率。办公室需要管理的档案资料文件种类繁多，内容庞杂，有效的管理方法能够将档案清晰明了的分门别类，更便于查询管理，在相关人员需要借阅档案资料时，办公室档案管理人员能够迅速找到所需要的档案文件，进而在很大程度上提高单位工作效率。

3.加强对机要文件的保护

所谓的机要文件就是存在高度机密信息的资料，是事业单位、组织办公室工作的重要内容。机要文件的管理需要高度的责任感和规范性，严格按照机要文件管理的规章制度开展机要文件的管理工作，作为一名事业单位的办公室秘书，个人素质和管理素养是必备要求，提升保密意识，将保密工作做得更为严实、可靠。文章就如何加强机要文件的管理进行了分析与探究。

单位机要文件同属于办公室档案，统归于办公室档案管理人员管理，如果管理工作做不到位，一旦发生机要档案泄露事件，不仅会严重影响单位整体的工作效率，还可能会对单位造成沉重的打击，导致单位发生危机。因此，做好办公室档案管理工作十分重要。高效率的办公室档案管理工作，需要完善机要文件的管理制度，设置文件查阅权限，加强对机要文件的保密性措施。因此，提升办公室档案管理工作效率，有利于加强对单位机要文件的保护。

4.决定档案资料是否能够完整归档

办公室文秘负责办公室档案搜集、整理、记录等，利用众多档案汇总构成档案文件。如果办公室文秘有着较强的档案意识，那么就可以较为全面的整理各种会议记录、领导讲话、各种制度文件等，并将之合理归入档案类别，形成系统、完整的档案资料，档案资料的完整性将能够得到最大程度的保全。反之，如果办公室文秘档案意识较差，那么档案资料的收集和整理将会比较随意敷衍，宝贵的档案资料将可能面临缺失问题，进而浪费宝贵的办公室档案资料。

5.决定档案功能是否能够充分发挥

办公室档案的收集最主要目的是为日后的管理工作提供相关的数据资料。档案使用价值的发挥与办公室文秘人员的档案意识之间存在着紧密的联系，如果文秘人员的档案意识较强，档案资料的完整性较高，档案资料的功能发挥将会更完善，否则档案资料的功能发挥将会遭受影响。档案是对过去工作和历史情况的记录，是历史的真凭实证，是第一手的参考材料，它是我们工作的查考依据，是生产建设的参考资料，是加强管理的必要手段，是科學研究的可靠资源，是宣传教育的生动素材。档案管理功在当代、利在千秋！

三、当前阶段办公室文秘档案管理问题分析

1.办公室文秘档案素养整体较差

当前阶段，部分办公室文秘人员不是专业的档案管理人员，很多人在从事档案管理工作之前未经过系统培训，还有些人完全不了解档案管理，在实际的工作中，不能正确认识档案管理工作的重要性，进而产生档案管理不规范、不合理等现象。这些管理人员不能及时整理档案，造成大量的资料文件长时间堆积。由于缺乏合理的整理规划，在工作人员需要查阅相关资料时，往往要花费很长时间去寻找，还可能会发生档案缺失的情况，严重影响了工作效率，档案的价值也很难在具体工作中实现。

因此，需要采取有效措施提高单位对档案管理工作重要性的认识，并促使档案管理理念的更新，该项工作具有十分重要的意义和作用。单位对办公室档案管理规范化的认识需要提高，并在现阶段办公室档案管理现状的基础上，结合办公室档案管理的目标等创建符合现代社会发展的办公室档案管理理念，对于办公室档案管理的意识也需要采取有效的措施进行完善，并需要满足社会发展和自身发展的需求，坚持以人为本的管理理念。单位档案管理意识需要在单位的管理决策中和单位的服务意识中加以体现。在办公室档案管理过程中需要将岗位责任制强化，而单位管理中不合理的规章制度也需要的加强改善，从而使档案管理人员的爱岗敬业意识得到强化，通同也能够使单位档案管理体系的建设水平得到较大的提升。

2.档案管理细节被忽视

奥地利著名作家弗兰茨·卡夫卡有句名言，叫做“一切归档！”这句话揭示了一切事物的终极状态——档案。不管是规范实用的文书档案，还是科学严谨的科技档案，或是生动形象的照片档案，或者是真实直观的声像档案……都与我们的生活息息相关，始终相随。档案工作是一个单位管理工作的基础，它是展示成就、总结经验、最可靠、最宝贵的原始材料。但目前部分办公室文秘人员并不重视档案管理的细节，档案的整理归档等工作未被重视，档案管理细节存在明显问题和漏洞，进而导致档案遗失、缺损问题频频发生，严重的影响了办公室档案的使用价值。

3.档案管理缺乏健全的制度

现阶段，大部分工作单位在办公室档案管理工作中，由于沒有建立健全的档案管理制度，而导致办公室档案管理效率低下。在办公室档案管理工作中，很多工作单位制定的管理制度中没有明确相关管理人员的岗位职责，不能对管理人员形成较强的约束力，容易出现管理混乱，一旦发生问题，无法确定责任人。同时，管理制度的不健全，没有对管理人员工作进行规范化、制度化要求，导致其在工作中不能充分意识到档案管理工作的重要性，工作随意性较强，导致在档案管理工作中出现较多的疏漏，最终影响单位整体的工作效率。

4.档案查询利用率较低

目前，由于很多单位对办公室档案管理工作的认识还不够全面，从而不注重对管理方法的创新和管理技术的提高，依然使用传统的档案管理办法，管理制度也不够全面。这在很大程度上限制了档案管理人员的工作水平的提升，导致档案的查询利用率难以提高，同时，还有一些人员在需要借阅档案时，由于借阅程序的冗杂而放弃借阅，导致档案不能实现其价值的最大化。

四、办公室文秘提升档案管理效率的途径

1.强化办公室文秘的培训力度

首先，单位应该积极制定良好的人才引进机制，积极引入优质的、专业的办公室文秘人员。其次应该加大对现有的办公室文秘的培训力度，要借助教育培养工作提高其专业素质，使之能够具备较强的档案意识，能够拥有丰富的档案管理知识，较高的档案管理技能，能够妥善的处理档案管理问题，并保证档案价值发挥。最后应该重视对办公室文秘的日常审核和考察工作，提高办公室文秘的档案意识关注度，确保办公室文秘能够积极自主的提高自身素质，保证时刻具备较强的档案意识。

2.提高办公室文秘的档案实践操作能力

由于办公室档案管理工作对办公室文秘的档案管理实践能力要求较高，因此应该有意识的为办公室文秘提供档案实践操作机会和平台，要确保办公室文秘能够在实践的过程中不断总结经验和教训，能够提高自身的档案意识，规范档案收集、鉴别、归档等，提高档案管理质量。

合理的知识结构是担任现代社会职业岗位的必要条件和人才成长的基础。广博的知识视野是对人才适应社会岗位、应变环境的文化基础。现代社会职业岗位所需要的不仅仅是知识结构合理，而是要求适时拓展自己的知识视野达到终身教育终身学习的境界。只有这样，才能根据当今社会发展和职业的具体要求发展自己、完善自己，拓展所学到的知识，有所创造，适应新情况，解决新问题。打下宽厚、扎实、系统、严谨的知识基础及专业技能功底，才能适应和提高办公室文秘的档案实践操作能力。

3.引导办公室文秘自主强化档案管理

办公室档案的最大价值在于档案的可利用性。因此应该帮助办公室文秘人员强化档案资料的利用导向，要以档案利用为出发点妥善处理档案管理工作，要确保档案管理服务于内部其他部门的档案使用需求，最大程度的去挖掘档案资料的价值，保证档案的使用效能。档案管理人员充分认识到其本职工作的重要性后，就能够在实际工作中形成自身约束，有意识的减少管理工作中的疏漏，尽可能的保证档案管理工作有序进行，严格按照规定对档案进行整理分类。如图

4.建立健全的办公室档案管理制度

建立健全档案收集、整理、归档、保管、借阅等一系列标准化流程规范，明确责任到人，重点解决档案管理工作流程乱、收集整理不完整、查阅利用效率低的现状。制定完善的岗位奖惩机制，对于由于没有按照相关规章制度开展工作而造成档案缺失、损坏等行为的，进行严厉的惩罚，对其他管理人员形成震慑作用，从而约束、规范管理人员行为;对于在管理工作中表现良好，不断创新管理方法，提高管理技能的工作人员，要给予相应的奖励，鼓励工作人员进一步提高工作水平，同时在办公室档案管理工作中树立良好的学习榜样，激励全体员工做好更好的完成本职工作。

5.加强档案信息化管理，提高档案利用率

随着信息技术、计算机技术的普及应用，在办公室档案管理工作中，加强档案信息化管理，能够极大地提高档案管理工作的效率，提高档案的利用率。在档案信息化管理中，管理人员需要将所有档案信息储存到计算机中，建立网络信息平台与电子数据库。档案信息化管理不仅能实现对各类档案清晰的分类管理，保证档案资料的有序性，同时还有效避免了档案资料长时间堆积造成的缺失、损坏等风险。在相关工作人员需要查阅利用档案时，管理人员只需要从档案信息化管理系统中进行查询，就能够快速找到所需要的资料，从而避免了人力、物力、财力的浪费，提高档案的利用率。

五、结语

档案管理工作是办公室文秘工作的重要组成，办公室文秘的档案意识会对办公室档案管理产生巨大影响。因此，应强化办公室文秘的培训力度，为办公室文秘提供实践操作的机会，引导办公室文秘自主强化档案管理，促使办公室档案充分发挥自身效力，进而全面提高单位档案管理的效率和水平。

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（作者单位：广州铁路职业技术学院）