新时期高校教师业务档案的收集管理与利用

摘 要：业务档案是高校教师教学和科研过程中形成的重要文件，对业务档案进行规范的管理对于高校教师更好的开展教学工作有着十分重要的意义，但是目前很多高校在教师业务档案的收集管理与利用方面，依然存在管理不规范等问题，这些问题严重影响了教师业务档案的管理和利用，有鉴于此，本文针对高校教师业务档案收集管理与利用中出现的问题进行深入的探讨，提出改进相关工作的策略，以更好的促进高校教师业务档案的收集管理与利用。

关键词：高校教师;业务档案;收集管理;利用

档案管理是高等学校一项重要的工作，在高校教师开展教学和科研活动过程中，会形成很多业务档案，这些档案涵盖了高校教师的各项业务活动，如教师的信息、教学工作的开展情况、教学档案、科研成果等多个方面的内容，对这些档案进行规范化的管理，不仅可以起到促进高校教师教学工作的作用，在很大程度上对于高校的综合管理也有很大的帮助，尤其是在当前高等教育飞速发展的情况下，详细的教师业务档案可以帮助学校和教师更好的分析学校教学工作中存在的问题，促进高等学校教学质量的稳步提升，为青年教师更好的开展教学工作提供有力的参考。

一、当前高校教师业务档案的管理现状

高校教师业务档案与学校的其它档案一样，都是学校档案管理的重要内容。随着国家档案主管部门对档案管理工作的逐渐规范，高等学校都根据相关要求设置了专门的机构和工作人员开展此项工作，但是目前在很多高校的档案管理部门，都存在过于重视行政文件学生档案资料等的管理，对于教师业务档案的管理还存在很大欠缺，尤其是在教师业务档案的收集管理和利用方面，很多学校都无法为教师利用业务档案提供专业化的服务，因为目前高等学校档案管理部门的工作人员普遍缺乏对教师业务进行整理的能力，他们沿用传统的档案管理模式开展相关的工作，这使很多业务档案无法发挥其应有的价值，也无法为教师的教学活动提供有益的参考，这在很大程度上制约了高等学校教师教学质量的提升。

二、当前高校教师业务档案管理工作中存在的问题

教师业务档案的收集管理与利用是高校档案管理工作的重要组成部分，但是目前很多高校在档案管理方面存在很大问题，这些问题制约了教师业务档案的数据管理与利用：

1.管理人员的专业技能不能满足实际工作的需求

教师业务档案管理工作的开展需要相关的工作人员具备专業的技能，因为业务档案与传统的档案不同，管理过程中需要对相关的档案进行整理，要根据学科和相关档案的内容对业务档案进行详细的归类，只有做好了这些基础性的工作，才能提高相关的业务档案使用效率，但是当前很多学校的档案管理人员都不具备这种能力，加之高校教师的业务档案归属高校的不同部门整理，缺乏整合。这在很大程度上制约了高校教师业务档案的管理工作。而且，现阶段来看，高校教师对于业务档案管理的工作积极性不高，很多教师的工作态度都比较懒散，不愿主动承担责任，这严重制约着业务档案管理工作的提高。因此，对于信息化档案管理建设必须要有统一的规范性，很多高校教师难以接受工作模式的改变，对于业务档案管理的流程和认识的熟悉度还不够，造成了业务档案资料的管理混乱，成效不高，工作效率低下，使得很多教学工作难以高效的展开。

2.档案管理部门的服务意识有待提高

档案管理部门是高等学校重要的服务机构，承担着为全校师生提供专业的档案服务的职能，但是当前很多高校的档案管理部门都存在服务意识方面的问题，很多档案管理部门工作人员不注意提升自己的服务意识，在工作中还以传统的行政机关工作人员的心态开展相关的工作，这导致很多高校的档案管理部门在开展教师业务档案管理过程中不能适应学校教学事业发展的需求，无法为教师提供专业的业务档案管理，很多工作人员对教师业务档案的管理仅仅停留在保管上，这对高校教师业务档案收集管理和利用产生了不利的影响。

3.档案管理机制不够健全

高校档案管理工作的严格落实首先需要树立良好的管理理念，下一步就是要建立健全完善的系统化的管理机制，把管理内容严格落实到条文中，明明白白的呈现给管理员工，做到心中有数，眼中有制度。但是，从高校档案管理现状来看，学校对于管理机制并不健全，很多的档案管理机制都是刚建校时候设立的，之后没有进行增添和更新，更多的情况是把管理机制作为摆着，并没有落实下去。很多管理者和员工认为这只是表面工作，认为员工只要做好本职工作就好，但是并没有统一性的管理条例。没有完整的模式，没有完善的制度条例，档案管理工作就不会真正是工作的一部分，档案管理工作不仅仅需要完善的机制，更需要严格的落实。

4.教师业务档案的数字化进程缓慢

随着时代的发展，科技的不断进步为教师业务档案的数字化管理提供了技术支撑，将传统的纸质教师业务档案转变为可以在线查询的数字化档案是当前时代发展的需求，教师业务档案数字化之后，可以将相关的内容上传到学校的档案网中，这样可以为学校的教职员工更好的展开教学和科研工作提供极大的便利条件，使师生在家中就可以通过互联网方便的查询到自己需要的业务资料。尽管这样做可以极大的促进高校的教学工作，但是目前很多高校的档案管理部门都没有开展此项工作，只能在网站上查询到相关资料的标题、编号等信息，这在很大程度上制约了教师业务档案的利用效率，使目前高校档案管理部门需要进一步努力完善的重要工作。

5.现代化档案管理设施不足

高校档案管理工作中，很多都是停留在传统的管理模式中，传统的档案管理模式往往只看重对纸质档案资料的管理，对于现代化的档案管理模式并没有积极利用起来，这也限制了对档案资料的采集、保存、后期服务，虽然现代化档案模式已相当完善了，但是在思想模式和工作实践中，很多工作人员还是习惯用传统的档案管理模式来办公，对于信息化时代的电子档案管理仍然缺乏深入的认识。对档案管理工作的信息化建设，离不开以计算机为核心的现代化技术，对于网络的应用，高校的档案管理工作更加系统化了，但是，网络不可避免地就会有安全性问题，很多工作人员对于网络的安全性建设工作不熟，也不够重视，很容易在管理软件中存在漏洞，从而造成档案信息的丢失和篡改，这是非常不可取的。所以，对于档案管理不能停留在“纸上谈兵”的层面上，要进一步深入建设，使得档案利用率和安全性提高，在保证教师业务档案高质量高效率管理的基础上来提升教学。

三、做好高校教师业务档案收集管理与利用工作的策略

高校教师业务档案的收集管理与利用是学校档案管理部门的一项重要工作，这项工作的开展可以极大的促进高等学校教师的教学科研水平的提升，为了做好这项工作，建议采取以下策略：

1.认真开展教师业务档案的收集工作

教师业务档案的收集是档案管理部门的一项重要工作内容，要想开展好这项工作，档案管理部门一定要制定出详细的业务档案收集规范，明确哪些材料需要及时收集并移交档案管理部门，由于学校内部机构众多，需要归档的材料涉及部门众多，所以想要做好教师业务档案的收集，需要通过统一规范的制度将学校内部各个单位此项工作的完成情况与学校对各个部门的考核进行挂钩，这样可以提高学校内部各个单位相关工作人员的责任意识，对于教师业务档案的收集有着非常重要的意义。在业务档案收集的过程中，要系统的将教师的学习和工作情况、职称评定情况以及各种社会组织中的兼职情况等详细信息进行收集，要对教师在开展教学任务过程中形成的教学文件、指导学生进行论文写作、社会实践等方面的材料和出版学术著作等情况进行细致的统计， 教师业务档案可以清晰完整的将教师的工作业绩反映出来。在相关档案收集的过程中，还要注意收集教师的科研成果，这样才能使教师业务档案的内容更加全面。在教师业务档案完成收集工作，移交档案部门之后，工作人员要对教师业务档案按照档案管理的相关规定，进行重新整理，发现存在资料遗漏的要及时提醒相关部门进行资料的补充与完善，对于发现的不适合档案管理部门存档的资料退回报送单位，只有这样才能使收集到的档案符合国家的相关要求，满足师生对教师业务档案的查询需求。

2.加强对教师业务档案的管理

教学业务档案收集工作完成之后，档案管理部门要严格按照有关规定对档案进行管理，要明确管理的内容和相关工作人员的职责，确保教师业务档案能够及时得到整理，并将相关的信息上传到专用的办公网络中来。这项工作的进度关系到教师业务档案的利用，因此档案主管部门必须要认真开展此项工作，加强对教师业务档案的管理。但是，从当前来看，高校档案管理部门对于专业化档案管理人才都比较紧缺，档案管理人员的综合水平普遍低下，跟不上教学的发展和教师业务档案的需要，这些都严重制约着档案信息化管理建设的进步。所以，高校档案管理者应该尽自己所能为档案管理人员培训制度的完善贡献力量，学校要采取相应的措施来吸引专业性人才，创造积极有利的工作环境和待遇福利，让他们来为档案建设信息化出谋划策，用先进的知识来为高校档案建设注入新鲜血液，在工作中不断创新，以不断加强对高校教师业务档案的管理，从而进一步推动教学质量的提升，为我国高校教育的优化和改革提供切实的保障。

3.通过档案数字化提升教师业务档案的利用效率

教师业务档案收集工作完成之后，对相关的档案内容进行数字化处理，也是一项非常重要的工作，随着科技的不断发展，智能化的档案管理平台可以为师生提供便捷的档案资料查询服务，这对档案管理部门提出了新的要求，必须要认真做好档案数字化工作以适应学校内部师生对教师业务档案的查询需求。在推行档案数字化的过程中，档案管理工作人员要积极学习档案数字化的有关知识和技术，将纸质的档案材料通过专用设备扫描变为数字化的档案，并进行规范的命名，这样上传的管理系统之后就能为师生查询相关的教学资料提供极大的便利，只需要通过相关的账号即可进入系统调取所需的内容，这可以极大地提高了档案资料的利用效率，也节省了查询借阅的时间，减少了工作人员的负担。因此必须要将教师业务档案数字化作为一项重要的工作开展，促进教师业务档案的使用。

4.提升档案管理人员的服务意识

档案管理部门作为高等学校重要的服务机构，承担着为师生提供档案管理服务的职责，这就要求相关的工作人员在工作过程中。必须要积极转变工作态度和认识。要将服务作为自己日常工作中的重点，认真分析和研究师生对教师业务档案的使用需求，根据使用需求强化日常的档案管理工作，在资料整理、数字化、查询、等方面为师生提供便捷的服务，这样就能改变过去档案管理部门和工作人员的工作与师生的实际需求脱节的问题，满足师生对教师业务档案的个性化需求，提升档案管理人员的服务意识，这是一项长期性的工作，要想做好这项工作，必须要加强档案管理部门内部的培训力度，在高校档案管理部门设置专门人员或科室管理教师业务档案，以提升服务意识为核心展开相关的工作，这样做才能实现提升档案管理人员服务意识的目标，为师生提供更好更优质的服务。

5.根据需求开展工作促进教师业务档案的利用

教师业务档案的收集必须要以促进教师业务档案的利用为目标展开相关的工作，所以在档案管理工作开展的过程中，一定要站在学校管理层科学决策的角度对教师业务档案进行收集，要力求使教师业务档案能够真实反映教师开展教学过程中所呈现出的亮点和工作中存在的问题，对其中存在的问题要进行专业的分析，这样领导才能更好的进行科学决策，同时教师业务档案也是对教师进行职称评定的重要依据，通过教师业务档案可以对教师的工作进行全面的评价，这对于学校选拔优秀教师有着很大的帮助。同时教师业务档案也能够极大的促进高等学校的教学工作，因为教师在教学过程中所形成的业务档案可以为今后开展教学工作提供有益的参考，促进青年教师的成长。正是因为以上原因，在教师业务档案收集管理与利用过程中，档案管理部门一定要根据学校管理层的决策需求和教师的教学需求来开展相关的档案管理活动，使学校的教师业务档案得到更好的利用。

6、加强档案管理人员的培训

档案管理工作是高校工作內容中的必要部分，也是一项基础环节，为此，对于档案管理工作要紧跟时代的发展，应用现代化的技术手段来提升档案管理质量。从领导到员工都要整体提升对档案工作的重视程度，让档案管理人员掌握更加先进的管理理念和方式，推进创新改革，从根本上来推动档案管理工作的展开，让档案更加规范化、科学化。培训工作是档案管理部门的一项重点工作，在很多高等学校都普遍存在档案管理人员管理技能不能满足档案管理需求的现状，要想解决这个问题，需要加大对档案管理人员的管理技能培训，通过内外部的培训使管理人员掌握先进的档案管理技能，这对于促进高等学校教师业务档案的管理和提高档案的使用效率有很大帮助，通过技能培训也能够促进档案管理人员的个人成长，提升档案管理水平。除此之外，还应该设立考核制度，对档案人员的业务能力以及对新技能的掌握进行考核，建立健全工作绩效考核，对于考核的结果和工资进行挂钩，只有这样，才能督促管理人员更好的落实管理制度。工作人员最终的薪酬数额应该根据员工年度性收入和年度绩效考核分等因素进行计算，可以实行一年一定的原则，绩效工资总体核算采用“工分制”形式来分配，并且有专门的工作人员进行记录、监督和考核，做到一切的绩效都是基于事实的基础上，保证绩效的真实性。

结束语

高等学校教学改革的推进对教师业务档案管理提出了更高的要求，在管理工作中要积极分析学校和师生对教师业务档案的利用需求，加强管理并做好档案资料的收集，提高档案的使用效率，以此来促进高等学校教学质量的不断提升。

参考文献：

[1]姜海花.论高校教师业务档案的管理[J].科技经济市场，2009

[2]申品磊.浅谈高校教师业务档案的建立与管理[J].中国集体经济，2009

（作者单位;宝鸡文理学院档案馆）

作者简介：朱伟（1970-），男，汉族，陕西宝鸡人，宝鸡文理学院档案馆馆员，大学学历，高校档案管理方向。