提升档案管理工作效率的相关策略

闫振生

摘  要：学生档案是学生进行日常学习，老师了解学生的重要信息。所以做好档案管理工作是重中之重，它有助于提高學老师的教学效率，为学生的日后学习提供一定的便利条件。但是经过调查我们发现，部分学校的档案管理工作人员对如何提升档案管理工作效率感到苦恼。对此笔者根据自身教学经验就如何提升档案管理工作效率的相关策略进行探讨。

关键词：档案管理;工作效率;提升策略

每一所学校为充分了解学生的学习情况，提高教学效率，都为学生建立了相关的档案。但是很多学生和老师认为学生档案在教学期间用处不大，所以逐渐消极怠工，导致档案管理工作效率下降。主要原因在于学校监管不利;同时传统管理方式工作量较大，导致工作人员丧失工作热情;其次工作人员综合能力欠缺。对此本文就以上几个方面提出了相关的解决方案。

一、设置合理监督机制，做好档案管理监督工作

部分学校档案管理机制混乱，档案管理工作效率逐年下降。究其原因在于有关工作人员对档案工作不重视，校方的监督机制执行力较弱，从而使工作人员出现了消极怠工的现象。所以为解决这一问题，校方首先让相关工作人员对档案管理工作有正确认识，其次还需要设置合理监督机制，做好档案管理监督工作，监督机制以满足工作需要为主要前提。

校方可以时常针对档案管理工作人员工作情况开展相关的研讨会，讲述档案管理的工作内容，便于工作人员理解。同时还可以在会中讲述档案的重要性，使工作人员对档案管理工作有一个清醒且正确的认识，树立正确的工作观念。同时还可以设立相关的考核机制，对工作人员的上下班考勤情况进行考察，设立相应的全勤奖。同时对于工作效率低下的人员予以一定的惩戒，还可以设立流动监察员，对档案管理工作人员进行不定期的巡视。在档案管理工作者工作一段时间后，相关人员可以对其进行考核，考核内容要包括档案的分类情况、档案管理的定义。同时还可以让相关人员针对自己在工作中遇到的问题提出相关建议，学校及时采纳。此外针对工作人员的考核情况，进一步规划，并尝试调岗，时常注入新鲜血液，活跃工作氛围。

二、加强信息技术应用，提升档案管理工作效率

目前科技更新换代之快让人目不暇接。在进行档案管理工作的过程中，人们若还只是因循守旧，那自然会被先进技术所代替。所以若想提高档案管理工作效率，相关的工作人员应该熟练掌握相应的信息网络运用技能，加强信息技术的应用。在这个过程中可以采用新老员工合作学习的模式，经验与理念相互融合，真正达到提升档案管理工作效率的目的。

相关的工作人员在进行档案管理工作时，逐渐意识到学校的学生繁多，档案种类不易区分，若单纯靠人力进行实际的划分，工作效率之低可想而知。目前我国信息技术高速发展，所以若想提高工作效率，工作人员可以借助信息网络建立相应的数据库，并对相关的档案进行数据分析。同时将学生的档案进行分类汇总，以便日后查阅。在进行档案管理工作的过程中，我们还发现，年轻的工作人员虽然容易接受新鲜事物，但是缺乏一定的工作经验，对如何进行档案分类感到苦恼;而有工作经验的工作人员往往年纪比较大，学习能力下降。为解决这一问题，相关的学校可以采取新老员工结合的形式，老员工传授工作经验，年轻的工作人员，提供新的工作思路，并尝试进行学生档案的分类汇总。

三、引进专业培训团队，提高工作人员综合素质

人们常说：“打铁还需自身硬。”所以若想提高相关工作人员的档案管理效率，就需要以增强工作人员综合素质为主要前提。为达到这一目的，校方可以引进专业的培训团队，对工作人员的档案管理技能进行指导。同时为巩固工作人员的培训成果，还可以设立相关的考核，并根据考核结果进一步制定相应的培训计划，通过这种方式提高工作人员综合素质。

校方在引进专业的培训团队时，首先要讲明目前档案管理工作存在的相关问题，使培训人员可以有的放矢，节约培训时间。培训内容主要包括对学生情况的分析，对档案的排查更新。同时学校应该根据工作人员的短板进行有效的培训，使得工作人员逐渐提高档案管理能力。在培训之后，相关的专业人士还可以对工作人员的培训效果进行考查。比如适当询问工作人员：在学生毕业之后，对于学生档案的去向以及归属问题该如何处理？同时根据工作人员的回答帮助其制定相应的能力提升计划。通过这种方式提高工作人员综合素质。另外在考核过程中，培训人员还可以结合实际案例讲述档案管理的具体情况，以便工作人员理解，及时与工作人员进行经验交流，为接下来的档案管理工作提供便利条件。

综上所述，学校的档案管理工作效率直接关系到学校的整体工作效率，进而影响教学效率，所以提高档案管理工作效率有助于提高学生的学习效率。首先需要校方设置合理监督机制，做好档案管理监督工作;其次工作人员还可以结合信息网络，提升档案管理工作效率;最后学校还可以引进专业培训团队，对档案管理工作人员进行专业培训，提高综合素养。

参考文献：

[1]唐丽红.学校档案管理效率提升策略探讨[J].科教文汇，2011（28）.6.

[2]虎西林.学校档案管理效率与工作人员工作能力之间的联系[J].中学课程教学参考，2011，（06）.15.