对档案信息化建设的探析

李茹

摘 要：在所有单位中，必须将档案信息建设的数字化、网络化进行到底，制定符合本单位实际情况的管理制度，从而在根本上提升档案信息建设的综合水平。本文介绍了档案信息建设的重要性，分析了其建设中存在的问题，并且，对在数字化、网络化建设进行了思考。

关键词：档案信息;数字化;网络化;建设

1 档案信息建设的重要性

档案可以体现了一个单位的发展历程，对单位的未来发展提供了重要参考依据，而且，对工作的效率，以及工作质量的提高具有关键作用，因此，档案建设工作还需要进一步完善，提高重视程度。就档案建设工作而言，其重要性可直接影响高层领导了解本单位的实际情况，影响对其全面性以及真实性的认识。同时，本单位在日后的发展中，可以实现资源贡献，给予准确的参考数据。

2 档案信息化建设思路

2.1 确定达到的预期效果和发挥的作用

正确处理好信息保密与信息公开的关系，实现档案管理业务创新，建立健全机关档案管理应用各项规章制度，对档案工作的组织网络管理、档案管理登记归档要求及验收工作等作出框架性的规定，进一步规范档案工作程序和管理要求，从源头上提高归档文件的质量;建立数字档案库与综合管理信息系统对接并再造与之相匹配的业务流程，实现档案管理技术的创新;完善综合管理信息系统档案信息查询功能，通过用户权限管理，对档案资料的使用范围进行安全控制，实现档案管理应用模式和功能的创新;在保证安全的前提下，利用信息化手段优化服务方式，为用户提供高效便捷的档案服务。对于需要查看原件或复印的档案，经档案管理员授权，可以直接从查档人员办公处进行查看或打印，不再通过翻阅纸质文件查找，实现桌面查询利用的创新。通过档案信息化建设，最终实现各个保存期限内的档案都能够达到调阅、检索的智慧智能管理。提高档案利用效率，以此达到保护历史纸质原始文书档案的目的。[1]

2.2 确定档案信息化技术路线

档案数字化技术路线分为两个层次予以建设。一是档案目录信息的数字化，即建立档案目录数据库，严格规范档案信息的著录标引，科学选定档案目录的数据库;二是采用扫描录入的方式将档案全文按照原貌逐页存储为图像文件并为其编制目录索引，或是经OCR识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库。支持限定条件精准搜索、模糊搜索，可根据数据量设置每页显示的条目数，从而加快检索速度，支持电子归档，加盖电子归档章等技术的生成[2]。

2.3 明确档案信息化范围和处理要求

纸质档案数字化处理是一个繁琐、枯燥的过程，只有解决好档案数字化处理前、处理中、处理后的重点问题，才能提高数字化处理速度，保证数字化处理质量[3]。档案数字化处理中扫描是数字化流程中的重中之重，是实现纸介质向存储介质转换的重要环节。需严格按照《纸质档案数字化规范》（DA/T31--2017）以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894--2016）对档案进行数字化加工。纸质档案数字化处理既要从档案保存的安全性、永久性和存储容量方面考虑，又要从本单位综合管理系统所支持的文件存档格式考虑[4]。

3 档案信息化建设中存在的问题

3.1 缺少规划

我国从各单位的档案系统中可以看出，信息化建设并没有在安排上形成协调统筹的局面，而是各取所需的状态，很多单位在建设信息化的时候规划不够长远，并且不明确当前的目标，所以形成了哪里出现问题解决哪里的现状;在建设档案信息化的过程中没有及时研究统一规范和标准，所有的数据都出现了缺乏规划性和标准性的现象，没有建立出快捷并且方便的体系进行检索计算，所以造成在档案管理中个人管个人的局面，阻碍了信息的接受和传输。

3.2 相关规章制度不够健全

在各单位中，档案信息的管理制度非常关键，但是，有的单位还未能建立一个完整的制度，所以，档案信息建设也就不能取得较高的效率，档案信息的职能不能被发挥出来。如果在信息化、网络化的建设中，没有一个系统的管理模式，档案信息建设工作就会过于分散，缺少集中性。此外，由于工作人员缺少明确的目标，严重制约了档案信息建设的进程。

3.3 缺乏人才

虽然在我国，也存在一些档案的专业人才，总体来讲还是较为缺乏，由系统和地域之间的差异，档案信息化建设就很难顺利地进行。

4 档案信息建设的实践

4.1 加强档案信息的安全建设

网络系统的组成包括硬件和软件，也包含基础设施，以及其存储的数据材料，这些因素共同组成了计算机系统。网络安全的主要任务就是对网络系统中的各组成部分进行保护，使其免受破坏、更改，以及泄露等现象，要想系统处于正常的运行状态，连续的网络服务是必须给予保证的。对于网络安全来说，防火墙，或者是数据加密，还有攻击检测，以及数据恢复技术等都要进行利用，從而保证档案信息的安全性。

4.2 深化改革，提高工作人员的素质

档案信息建设工作有着一定的系统性，这与质量管理人员的水平有直接关系，所以，在实际的建设中，必须对相关工作人员的专业能力进行提升。首先，调动档案信息建设人员的积极性，发挥主观能动性，以及创造性，丰富档案人员的专业知识。其次，引进现代化设备，增加了档案的种类，也使载体变得多样化，这就必须对建设方法进行创新，培养一批专业的人才，不仅会运用新的技术，还掌握全面的信息建设知识，从而更好地完成档案信息建设的数字化、网络化。

4.3 实现信息同步化与实时化

档案的信息资源是决策咨询委员会的核心内容，对其进行妥善的管理对决策咨询委员会自身的发展具有关键的作用。因此，要顺应时代的发展，加快数字化、网络化建设的步伐，将电子信息化的管理模式取代传统的管理模式。同时，充分应用计算机的存储功能，通过网络的信息平台，对电子档案的数据库进行建设，而且操作简单，这对保存资料的完整性，以及快速查找都有积极作用，也提高了工作的效率。

参考文献

[1]赵锟.机关档案信息化建设的实践及思考[J].档案，2019（12）.

[2]唐微.浅谈机关档案信息化建设的实践和创新[J].兰台世界，2017（4月增刊）：62.

[3]季平，钱惠平，叶婉英，洪月英.浅谈浙江省气象局文书档案数字化处理[J].浙江气象，2012（1）：42-46.

[4]林芹，张智，冯瑞萍，杨洁.纸质气象档案数字化重点问题探讨[J].中国档案，2011（10）：37-38.