试谈档案工作“并轨”对档案业务的影响

赵玉芳

摘要：随着电子信息技术的不断发展，档案工作双轨制朝单轨制改革也成为了必然趋势。基于此，本文阐述了目前双轨制档案工作模式的弊端，又提出档案工作“并轨”产生的降低成本提升工作效率、节约储存空间、提升档案的真实性完整性、提升档案管理的规范性等影响，希望可以有效促进我国档案业务的不断发展。

关键词：档案工作;双轨制;单轨制;业务改革

互联网环境和档案管理工作环境的改变促使着我国的档案管理业务面临着新的机遇和挑战，档案工作模式逐步开始从双轨制向单轨制转变。双轨制是指档案和文件既以纸质的形式保存也以电子的形式保存，而单轨是指档案文件的办理全过程都在电子的环境下，不仅有助于提升效率，也促进了信息技术的大力发展。

1 双轨制档案工作模式的弊端

1.1 造成资源的浪费

现阶段各个单位对电子信息档案的认可程度不高，一般情况下都会采用纸质的文件进行流传和储存，电子版则被当作是一种信息备份的形式。当有一些特殊情况需要以电子版的形式进行流转时，就要将纸质版的文件扫描为电子版，例如一些纸质票据就需要扫描为信息系统电子票据，而储存时又以纸质的形式储存，这样无疑造成了人力资源、物质资源和信息资源的多重浪费。例如以100千米为单位，如果每个单位的高速公路工程需要消耗至少40万张纸，那就会形成50万元以上的成本，加上配套的设施和工人，这都会造成资源的极大浪费以及工作效率的降低。

1.2 影响档案的真实完整性

很多情况下，在对原生电子档案进行转换以后，纸质版只能显示档案上的基础信息，而无法保留原生电子文档上真实性、完整性的元数据，造成了背景信息的损失。以多图层的电子文件为例，当转换为纸质文件以后，原文件的文件背景和文件结构就无法显示出来从而造成了信息的丢失，对档案管理的真实性和完整性造成影响。另外，在双轨制的运行模式下，纸质档案和电子档案都需要进行维护和管理，工作的难度随之增加，各个环节都会有不匹配的情况发生，从而影响档案管理的工作效果。

1.3 降低管理的规范性

双轨制的管理模式下，不同形式的档案系统之间比较封闭，因为运营模式与操作技术之间的不匹配，导致档案资源间的交流存在困难。不同的信息储存模式使得资源结构分散，无法实现流通和共享，系统之间呈现不对称的趋势，从而难以产生互动。而且在两套档案储存模式下，管理的严谨性规范性也会降低，反而降低了档案管理的安全指数。同时，在工作中两种形式的元素和信息会相互分散混合，在增加工作难度的基础上，也破坏了档案管理工作的规范性与严谨性。

2 档案工作“并轨”对档案业务产生的影响

2.1 降低成本提升工作效率

在传统的档案管理工作中，文件的归档需要占据很长的一段时间，而且需要较多的工作人员去进行工作，前期的人员筛选工作也较为繁琐。但如果实行电子档案的管理体系，系统会实现自动归档、实时归档，不仅节约了整理档案的时间，也解放出一批工作人员到其他岗位上去。采用电子的档案系统可以将档案采用同样的方式和标准进行分类管理，只需要加强系统的维护，就可以大大地提升工作效率，节约资金成本。同时通过不断地推广和优化，单轨制的档案模式也会在一定程度上得到提升。

2.2 节约储存空间

传统的纸质档案需要大量的储存空间，甚至需要专门的仓库，但电子版的文档可以在服务器中储存，数字化的虚拟文件可以承载的信息非常庞大，但所需要占据的空间却非常小，因此可以节约大量的儲存空间。不仅如此，除了空间资源以外，传统纸质档案也需要消耗大量人力资源和管理资源，而电子档案管理模式可以大大节省这些资源，使得相关人员可以投入到其他工作岗位上。日常只需要定期对档案进行数据备份管理，就可以做到电子档案信息的有效利用。

2.3 提升档案的真实性和完整性

完善的档案管理工作需要具备“四性”，即“真实”、“完整”、“可靠”和“可用”。实行档案管理的单轨制可以有效保证电子文件“四性”的发展，因为如果实行双轨制，将电子文档和纸质文档同时管理，不论在工作的哪个环节都有可能对电子文件的真实性、可靠性等产生影响，加上交流路径不畅通，管理途径不协调等弊端，档案的储存工作会受到很大限制。而单轨制的管理模式可以摆脱时间和空间的限制，随时随地对档案文件进行管理和操作，促进系统内的信息交流，保证信息的真实可用，最终推动档案管理信息化的发展。

2.4 提升档案管理的规范性

实行单轨制的档案管理模式有助于提升工作人员的信息维护和数据备份意识，增加了档案的管理力度与规范程度。另外，将档案储存在数据库中，同一份档案可以实现多人数据共享，节约了时间和成本。摆脱了原有的时间空间限制，避免了纸质档案归档的繁琐工序，极大优化了传统档案管理的模式和流程。以威海市环翠区档案为例，通过推广单轨制管理试点工作，局内发文、通知、通告、请示等一律采用电子公文格式，公文起草、拟稿、审阅、流转、批办等环节都在网上完成，极大地促进了管理模式的优化，促进电子文件单轨制模式的不断发展。

2.5 促进我国档案业务的发展

完善的电子档案管理体系需要具备合理的战略目标与科学技术手段，通过单轨制管理模式的不断发展，档案归档历程不断简化完善，促加速管理平台的建立。相关法律法规逐步完备，加强资源整合与风险控制，满足多元利用的需求。我国信息化时代已经来临，推动单轨制试点工作、促进传统档案管理模式的改革成为了现在的发展形势，同时也符合我国社会需求和政策导向的要求，以提高电子档案管理模式的竞争力，推动社会进步。

3 结论

综上所述，档案的管理工作由双轨制向单轨制转变具备很强的必要性，对于降低工作成本、节约储存空间、保证档案的真实可靠、提升档案管理规范程度以及促进我国档案业务发展等方面都起到了重要的作用。现阶段，单轨制的推行过程中还存在一些问题，需要不断加深研究力度，提升档案业务的信息技术水平。

参考文献：

[1] 张北建，冯文博，安琪.电子文件管理的单轨制问题探究[J].机电兵船档案，2020（01）.

[2] 刘明珠，祝鑫一.美国、澳大利亚档案工作“并轨”对档案业务的影响及启示[J].城建档案，2020（01）.

（作者单位：东莞市自然资源局谢岗分局）