浅析人事档案管理问题和对策

摘要：文章粗浅分析了人事档案管理目前存在的一些问题和相应的对策。人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是选拔人才的重要工具。随着社会的发展和各项制度的改革，档案管理面临前所未有的挑战，加强人事管理，充分发挥人事档案的资源优势，提高工作人员素质，完善人事档案管理制度，应用现代化管理等，是目前提高档案管理效率的重要目的和任务。管好、用好人事档案，对人力资源开发起着重要作用。

关键词：人事档案;管理;问题;对策

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是在人事管理活动中形成的，是个人经历和实践的历史记录，既能反映出个人的经历、学历和技术职称，同时又能反映个人的社会关系和奖惩等情况。因此，人事档案必须保管好，管好、用好人事档案，对人力资源开发起着重要作用。

随着社会的发展和各项制度的改革，传统的管理方式和规章制度已无法解决新出现的问题，人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就人事档案管理存在的问题和对策进行分析：

一、人事档案管理工作中存在的问题

1、对人事档案管理工作不够重视。长期以来，一些领导、工作人员对人事档案工作的重要性认识不够，将人事档案管理工作看成是保管的事务性工作，只要做到不丢失，不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了，在他们看来，人事档案管理是附属性工作而不是单位的主要工作，在这种错误意识影响下，相当一部分单位忽视人事档案管理工作。

2、档案管理人员专业素质不高。在实际工作中，由于对人事档案管理这项工作没有引起足够重视，在档案管理人员配备上很少配备专职人员，而大多是采取人员兼职这种办法来应付，兼职管档人员工作变动频繁，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应人事档案管理工作，严重影响了档案管理水平。

3、人事档案管理的信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，计算机得到了普遍应用，在现代化办公中起到了重要作用。 然而在人事档案管理上，我们就会发现有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

二、提高人事档案管理工作的对策

1、转变观念，提高认识。为进一步做好人事档案管理工作，单位领导应转变原有的传统思想观念，高度重视人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。要建立健全制度，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要明确责任，责任到人，奖惩分明，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

2、加强队伍自身建设，提高人事档案管理人员素质。人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体。加强人事档案工作队伍建设，要努力提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，树立牢固的保密观念，在日常的管理中体现它的严肃性，要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。同时，提高档案管理人员的素质要以发展的目光，根据长远的需要选用合适的人员负责人事档案工作。从事人事档案工作的人员要具备熟悉人事工作、档案工作、能应用计算机及网络技术等能力。档案员要通过学习、业务培训努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量，积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

3、加强人事档案管理信息化建设，提高科学管理水平。随着信息化的发展，要想真正做好人事档案管理工作，就必须充分利用先进的技术和手段管理人事档案和人事档案信息，加快档案信息化进程，提高人事档案工作的效率和水平。建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现电子化、科学化，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制，这样不仅能使大家增强档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。同时，科学化的人事档案管理，有利于信息的完整、准确和及时更新，有利于档案管理员业务水平的提高，有利于降节约工作时间、提高工作效率，使档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，体现以人为本的人性化管理理念。

总之，要使人事档案管理工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，在体制、政策、制度改革的前提下，解放思想，提高认识，建立健全制度，加强信息化建设，进一步完善我国的人事档案管理机制，科学、合理的利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，为新时期人才管理和使用提供更好的服务。

参考文献

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[4]徐拥军.从档案收集到知识积累[M].工业出版社，2008：6-24

作者简介：张长龙（1987.8-）;性别：男;民族：汉;籍贯：山东省济宁市梁山县;职称：助理馆员二级;学历：大学本科;单位：济宁市人事考试中心