浅谈大数据在档案管理中的应用

石红儒

摘要：在我国高速发展的社会背景下，单位的规模、数量以及在编人员等都比以前有了明显的增长，这时单纯依靠以往的纸质档案来记录各种数据显然压力很大，而大数据技术作为这个时代的新兴技术，可以很好的改善这一问题。本文对大数据技术进行介绍并分析大数据技术在单位档案管理中的具体应用，希望可以促进大数据技术的普及。

关键词：大数据技术;单位;档案管理

大数据技术是当下的一种新兴技术，在这个信息膨胀的时代可以很好对数据进行统计分析。而我国单位的规模越来越大，每年通过国考入职的公务员也越来越多，这就无形中增加了很大的数据压力，为了缓解这种压力，单位应该放弃传统的档案管理方式，采用新型的大数据技术，跟上时代的步伐，减轻自身的压力。

1 大数据技术

由于互联网技术的普及，各个用户之间输入、输出的数据越来越多，多到已经颠覆了整个云时代，相应的也就迎来了全新的大数据时代。所谓大数据，字面上理解就是庞大的数据，实际上是指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。由不同种类、结构复杂、数量庞大的数据群构成的大数据，是基于云计算的一种数据处理方式，通过数据间的整合与交流而形成的一种资源。

2 大数据技术在单位档案管理中应用的必要性

由于技术的限制，我们以前有很多无法解决的数据统计难题，而当下的档案管理模式已经建立了二十余年，在当前的社会背景下已经有了很多的漏洞，常出现档案丢失或者查找困难等问题。由于现在互联网的普及，各个网站、各个用户直接相互传递的信息以及由信息衍生的庞大的数据已经给现有的档案管理系统巨大的压力，这种巨大的压力一旦达到一个峰值就会压垮这个档案管理系统，使数据档案混乱起来，这无疑会给社会带来很严重的影响。当下的很多新型IT技术被应用到档案管理中，但仍然会存在一些不可避免的漏洞与难题，相比之下大数据技术可以很好的契合档案管理工作。而当前的时代是一个知识经济的时代，知识、数据代表着财富，将档案资源转化为知识财富储存起来则需要大数据技术的帮助，因此对当下的档案管理技术进行一次革新也就在所难免了，新时代下，大数据技术是最契合社会发展需要的前沿技术。

在当前的档案管理工作中，为了收集有用的数据不得不采用广撒网的手段，这样一来在有限的数据储存空间中就会出现很多无用的数据，在查找檔案数据时也会给人们带来很大的影响。因此在档案的收集环节会出现这种进退两难的局面，即害怕漏掉有用的信息，又害怕无用的信息占用有限的储存空间。在使用数据时，人们需要快捷便利的从庞大的档案库中找到自己需要的文件，这是大数据技术就可以完美展现出它的优点。在储存过程中，储存数据所需要的空间比储存档案要小得多，在收集过程中大数据技术也可以按照筛选要求，过滤掉无用的数据文件。因此，无论在数据的收集、储存还是查找时，大数据技术都可以轻松的解决难题。

3 大数据技术在单位档案管理中的具体应用

3.1 大数据技术对于档案资源信息的发掘

我国作为世界上的人口大国，在建立相关的档案时，对于每个人的各项信息都要具体记录，并且要根据一些相应的关键字来将这些档案信息区分开来。大数据技术在人口档案信息整理时，可以通过录入关键字来自动检索相应的档案信息，可以有效的减小数据的搜索范围。例如在户籍部门，工作人员可以通过输入出生日期与出生地点来筛取自己需要的人员名单，或者再输入性别血型等其他关键字进一步缩小范围，这使信息的查找更加准确方便。大数据技术对于档案的信息挖掘可以使档案的储存与查找更有效率，减少一些无谓的翻阅，这对于工作量大的工作人员来说无疑不是一种方便的技术。

3.2 大数据技术对于档案用户信息的挖掘

在信息搜索过程中，用户会对需要搜索的内容进行关键词的筛选，或者是查找相近意思的内容，这时大数据平台就会对用户搜索的信息进行整理以及深度的信息挖掘，通过分析可以得知用户的潜在需求。同时大数据平台也会记录访问用户的身份以及他的搜索记录，在他下一次访问时可以结合他的搜索记录为他推荐出相应的信息。大数据技术的智能信息分析平台可以记录用户的身份信息、位置信息、搜索信息等一系列信息数据，通过智能的分析将用户分配到相应的数据平台。例如在教育局的档案库里搜索信息，系统会记录你第一次搜索的信息，分析出你所在的部门或者院校，在你第二次访问这个档案库时，这个系统就会自动帮你弹出与你所在部门相关的信息，这样一来就可以很方便的查阅自己想要的信息了。

3.3 大数据技术对于档案信息资源的服务挖掘

大数据信息处理平台会记录每个用户的访问历史，并分析出你的信息需求，当你下一次访问的时候，系统会根据已收集到的信息内容为你提供相应的咨询帮助。单位都具有一定的服务性，在应用了大数据技术之后，系统可以智能筛选用户信息，节省了人工分配资源的时间。同时大数据技术可以通过用户的需求，为用户提供智能的即时通讯服务例如智能客服等技术，也可以为用户推荐相应的档案库，方便用户对所需求信息的查阅。在应用了大数据技术之后，事业部门对于大众的服务将会更便捷更有效率，为用户提供了优质的现代化服务体验。

4 结语

時代是进步的，当前社会对于数据的收集与把控更加的重视课，大数据技术的发展完美契合了当前社会的需求，单位的档案管理工作者应该具有现代化的思想认识，将大数据技术应用到自己的工作中，让档案管理工作在大数据技术的帮助下进行，不仅可以提高自身的工作效率，减轻自己的负担，也可以更好的服务于大众，改善人们的生活水平，促进社会的和谐发展。

参考文献：

[1] 李慧勋.大数据时代对档案管理发展的思考[J].黑龙江科学，2019（01）.

[2] 吴毓玲.论大数据时代档案管理的模式变化[J].现代经济信息，2018（21）.

[3] 李虎.“大数据”时代的档案管理新特点[J].中华建设，2018（10）.

（作者单位：内蒙古乌海市自然资源局海勃湾分局）