浅谈信息化背景下国有企业文秘工作特点

2020-06-28 10:21夏韫秋
大众科学·下旬 2020年6期
关键词:文秘工作特点国有企业

夏韫秋

摘 要:在国有企业中,文秘工作不仅是一项基础工作,更是一项特殊工作,对于文秘工作者有着很高的要求。再加上信息化社会的全面到来,计算机信息技术、网络通信等广泛应用在人们的生活与工作中,更需要文秘工作者利用好这些技术与资源,提高自身的工作效率与质量。

关键词:信息化;国有企业;文秘工作;特点

引言:

文秘工作者的个人能力,将直接影响着整个企业的工作水平与效率,关系到企业的长远持续发展。因此作为文秘工作者,就要明确自身的职责与使命,认识到自身工作的特殊性,能够高效运用信息化技术,实现工作的井然有序与高效快捷。

一、信息化背景下国企文秘工作特点阐述

(一)具有丰富的专业知识

国有企业的范围较广,有电力企业、水利企业、煤炭企业等等,因此文秘工作者需具有丰富的专业知识,才能胜任岗位工作。比如城投类企业的文秘工作者,就要时刻掌握国家的相关法律政策,如投融资政策理念、工程建设、停车场管理方法、新兴产业政策研究、思政方法等等。不仅要积极主动参与到相关法律政策的学习中,还要具有丰富的工作经验,能够做到灵活运用。除了掌握以上知识外,还要具备外语的听说读写能力,能够根据领导的要求展开相应的工作。

(二)具有随机应变能力

文秘工作是一个特殊岗位,对于文秘工作者的随机应变能力也有着很高的要求。在国企工作中,经常会遇到一些突发事件或者无计划事件,比如临时接到上级通知组织现场会议,接到相关职工投诉上访等,都考验文秘工作者的随机应变能力。作为文秘工作者,就要针对这些突发事件,立即展开分析思考,提出相应的解决方案与预警策略,协助上级领导完成工作。国企文秘工作,其最大的特点还要始终坚持在一线岗位,时刻与上级领导以及同事进行沟通交流,才能保障工作任务的高效完成。

(三)具有计算机操作能力

现阶段,计算机办公方式,已经成为了主流。因此国企文秘工作的特点,还要具有计算机操作能力,才能实现办公的简洁、快速、高效。作为文秘工作者,就要高效灵活的进行计算机办公,合理运用各种办公软件,比如word、ppt、xls等软件。此外,还需要具备网络的开发、应用、维护等能力,才能提高工作效率与质量。在实际工作中,才能做好信息资料的准确收集、分析、归类、整理,向上级领导部门传达准确信息,下达任务等等。

(四)具有高超的办事效率

具有高超的办事效率,也是文秘工作的特点之一。随着现代化社会的飞速发展,各种信息、数据、资料也在不断增多,传输速度也在不断加快。这为国企文秘工作者也带来了很大的挑战,只有具有高超的办事效率,才能灵活、高效处理日常的繁琐工作,并且掌握一定的技巧与方法。此外,秘书也是领导的得力助手,需要在紧急时刻为领导出谋划策与排忧解难,更需要做到认真、细心。

(五)具有一定的管理能力

文秘工作者每天都要面对繁琐、复杂的工作,还要与领导、客户、同事等进行互动交流,才能保障工作的井然有序开展。因此文秘工作者还要具有一定的管理能力,能够成为领导、客户、同事之间有效沟通交流的桥梁,能够将不同人们的观念准确传达,能够将企业的精神风貌与文化气息呈现出来,能够综合考虑各种影响因素。

二、信息化背景下提高文秘工作能力的措施分析

(一)更加主动学习

在信息化背景下,作为国企文秘工作者,还要不满足现在,更加主动学习,才能提高自身的工作能力,做好本职工作。首先,要提高自身的学习意识,主动积极的参与到学习教育中。时刻关注该行业的最新动态,认真学习各种法律制度,完善自身的知识结构,提高自身的专业技能。还要积极与他人进行沟通交流,分享自身的心得,交流自身的体验,虚心向他人请教工作技能与方法。其次,要充分利用闲余时间外出学习,获得更多的实践与锻炼机会,积极借鉴与学习国内外先进的工作经验与方法。不仅要拓宽自身本职工作所需要的知识技能,还要拓宽其他方面的知识技能,充分利用各种机会来展现自身的能力。最后,还要营造一个良好的学习氛围,成为知识技能的宣传与引导者,鼓励全体员工都能够运用信息技术开展工作,定期参与培训教育,提高整体的工作效率,加强各个部门、各个人员之间的协同交流。

(二)实现信息技术与管理工作的结合

在信息化背景下,海量的数据信息增加了文秘工作的难度。因此作为文秘工作者,还要实现信息技术与管理工作的结合,能够高效的展开信息数据的识别、传输、分析、归类、管理、运用等工作。首先,要转变自身思想观念。正所谓思想决定行动,只有先转变自身的思想观念,提高自身的信息化技术运用意识,才能在实践行动中落实信息技术与管理工作的结合,让信息技术成为开展工作的重要工具。在实际工作中,要能够在海量的数据信息中识别有效信息,并且保证信息的可靠与真实性。然后根据企业的实际情况,进行有效信息的运用于管理,建立一个丰富的信息资源库,为后续工作的开展,提供可靠的依据。其次,要提高自身的信息处理能力。实现信息技术与管理工作的结合,还要不断地提高自身的信息处理能力,这样才能实现文秘工作的自动化、信息化、高效化,实现资源的优化配置与充分利用。在实际工作中,除了学会运用信息技术进行相关文件、报告的传送与汇报外,还要提高自身的信息收集、分析、处理等能力。第一,作为文秘工作者,需要充分利用企业内部的信息网络,并且适当的进行拓宽延伸,构建属于自己的内部信息网。在数据信息的获取中,能够通过多种途径与方式,获得最全面、可靠、新型的信息内容。第二,在信息获取之后,还要做好信息的识别。在信息化背景下,各种垃圾信息、恶意信息、负面信息也出现在人们的日常生活与工作中,这些信息会严重干扰我们的日常工作,因此文秘工作者就要提高自身的信息识别能力。要能够准确、高效筛选一些无用信息、恶意信息,选用精确的、高质量的信息,然后展开实际工作。第三,提高预测能力。预测工作的开展,是建立在海量的信息基础上。因此作为文秘工作者,在信息的识别之后,就要对其未来的发展方向进行推断与预估,要准确判断这些信息的未来使用价值与内容,才能开展下一步工作。第四,提高运用能力。在信息获取、识别、预测之后,就需要进行信息的高效运用,这也是信息的最后一个环节。文秘工作者在信息运用中,不仅要运用原始的信息进行分解、细化与阐述,还要将自身的看法、观念融入其中。然后通过相应的传递方式,传递给上级领导和同事,来提高整体的工作效率。

(三)提高自身文字表达能力

在信息化背景下,国企文秘工作方式也发生了很大的转变。因此作为文秘工作者,还要提高自身的文字表达能力,才能紧跟时代发展的步伐与潮流,高效处理自身本职工作。在日常工作中,要能够进行各类信息资料的收集,然后根据不同的写作要求,进行稿件的书写与整理。比如汇報材料、会议纪要、演讲稿、通讯信息等各类写作要求,都需要及时进行资料收集、整理、书写,然后用相应软件传递给上级领导和同事。此外,还要保障书写内容的合理、准确。

结语:

在信息化背景下,对国企文秘工作提出了更高的要求与挑战。因此作为文秘工作者,就要高效合理的运用信息化技术,来提高自身的综合能力,灵活应对各种突发事件,做好自身本职工作,才能获得长远持续发展。

参考文献

[1]梁爽.浅论信息化背景下国有企业文秘工作特点[J].企业研究,2019,(006):131-132.

[2]宁文月.信息化时代煤矿企业文秘工作的技能探析[J].办公室业务,2018,(1):39.

[3]刘浩.企业办公室文秘工作质量和优化策略探究[J].企业文化(下旬刊),2019,(8):235.

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