合同管理和风险控制信息化平台建设研究

摘  要：在企业生产经营的过程当中，必然会涉及各种各样的合同，合同是公司经营活动的重要载体，合同管理贯穿交易的全过程。在当前信息技术不断发展的背景下，合理的利用信息技术取代传统的合同管理方式，既能够有效地规避传统合同管理方式的不足和风险，又能够使得企业合同管理更加科学规范化，从而不断地提高企业合同管理和风险防范水平。文章围绕企业合同管理和风险控制信息化平台建设展开了分析探讨。

关键词：合同管理;风险控制;信息化平台;建设策略

中图分类号：TU723.1;TU17       文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2020）22-0149-03

Research on the Construction of Information Platform for Contract Management and Risk Control

LUO Jiangqin

（CCTEG Chongqing Research Institute Co.，Ltd.，Chongqing  400039，China）

Abstract：In the process of enterprise production and operation，it is bound to involve a variety of contracts，and the contract is an important carrier of the companys business activities，and contract management runs through the whole process of transaction. Under the current background of the continuous development of information technology，reasonable use of information technology to replace the traditional contract management，not only can effectively avoid the shortcomings and risks of traditional contract management，but also can make the enterprise contract management more scientific and standardized，so as to continuously improve the level of enterprise contract management and risk prevention. The article analyzes and discusses the construction of enterprise contract management and risk control information platform.

Keywords：contract management;risk control;information platform;construction strategy

0  引  言

這些年来伴随着“互联网+”以及大数据等信息技术的全面发展，信息化成了企业转型，提高企业精细化管理的必经之路，已经是企业实现高速发展的推进器。现代化企业为了适应现代化管理需求，有效的应对新时代合同管理的风险挑战，合同管理信息化趋势不可避免。为贯彻落实国务院关于深化国有企业改革的指导意见，结合中国煤科对各子企业关于健全合同信息化的相关指导思想及本企业实际情况，建设了本合同管理信息化平台。笔者作为该系统的规划与实施人员，依托该系统开发的实践经验，对合同管理和风险控制信息系统平台建设进行论述。

1  合同管理信息化平台建设的必要性

近些年来，伴随着我国企业发展合同标的种类的增多，涉及的业务量也越来越庞大，牵扯到的业务部门越来越多，在这样的情况下，传统的合同管理方式已然无法适应企业新的管理需求。很多企业由于受到传统的管理理念与手段的制约，其在合同管理方面存在的风险逐渐暴露出来，并给企业造成了一定的损失[1]。例如，企业合同示范文本的使用效率比较低，权利义务不偏向自身，合同管理过程当中，变更评审以及批准的随意性比较高，涉及合同重新签订的时候流程又比较烦琐，很容易出现各种各样的纰漏，除此以外，人工管理的方式，查阅不便利，并且也难以应对突发的各种风险，合同容易遭到篡改或者损坏，导致信息泄露或者是讹误。传统的合同管理方式下，合同的格式多种多样，容易产生误差风险，也没有办法做到统筹兼顾，进而影响到企业管理者的各项决策，给企业带来比较大的风险隐患。由此可见，利用先进的信息技术建立高效的合同管理和风险控制信息化平台是十分必要的。

2  合同管理和风险控制信息化平台建设的具体方法

2.1  优化合同管理流程

企业在进行合同管理和风险控制信息化平台建设的过程当中，在搭建相关的信息平台时，必须要不断地深入学习相关的管理理念，进行信息系统建设的整体规划设计，并且根据企业的发展的实际情况对其进行改进和完善，只有这样才能够形成比较成熟的合同管理信息化系统平台建设框架[2]。相关管理人员应对整个工作流程进行合理的设计，形成合同管理事前防范、事中控制、事后补救的完整工作链，实现合同管理与生产经营的有效融合，建设“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化”的高效科学管控体系。综合考虑企业合同管理的具体要求，将合同管理涉及的各个控制要点进行明确描述，并形成具体的管理规则，实现对合同审签、履行、变更、解除、转让、终止、归档、统计等全生命周期的有效监管。总之要建立全方位的管理方案，只有这样才能够保证合同管理工作的系统性。相关的技术人员要根据合同管理的实际需要开发多元化的管理模块，结合现有的模块开发经验，综合考量企业各个业务部门提出的意见建议，满足合同管理部门和使用人员的需要，经过实际的研究和测试，最终搭建高效的合同管理信息化模块，为管理人员的工作提供便利，同时建立完善的工作流程。在相关的信息化平台建设完成之后，一定要多方位的进行测试，发现问题要及时地进行改进[3]。

2.2  信息化平台建设规划

建立合同管理和风险控制信息化平台的目的是为了解决合同管理模式粗放、合同管理制度落后、忽视合同动态管理和合同台账质量良莠不齐等问题，通过集中化合同管理系统，固化管理要求、推进集中规范、加强内部管控、促进管理协同、辅助分析决策，把合同全生命周期中的一系列行为都纳入信息化系统运行，对合同文件进行有效的归类整理和统计分析，自动生成合同分析图表和所需报表数据，通过对合同节点的分析录入，实现合同履行过程的风险提示。因此，合同管理信息化系统主要业务功能应包括合同范本管理、合同审核、合同收入确认、合同收付款、合同完成/变更、合同终止、合同归档、合同查询、合同数据分析等功能。合同管理信息系统总体功能框架图如图1所示。

2.2.1  个人平台功能

在合同个人平台上可以查看所有不同类型合同的我的请求、待办事宜和已办事宜，可以实现在一个统一的平台上完成各种合同待办审批。根据用户权限，能实现合同用印提醒、合同款项异常提醒、合同到期提醒等功能。系统根据管理人员进行合同相关文档信息的发布，实现权限范围内的文档共享，实现管理制度、操作手册的查看和下载等。通过合同看板查看合同签约、开票、付款等各个维度的数据分析情况，便于任务跟踪和决策，方便各类角色用户进行主要工作的处理，个人平台示例如图2所示。

2.2.2  合同管理功能

相对方管理是为了建立与合同相对方的统一信息库，对供应商、客户进行统一管理。相对方管理信息应包含对方基本信息、统一社会信用代码、企业性质、注册资本、垫资能力、合作性质、赊销金额等相对方的关键信息，同时，系统支持与ERP系统、主数据系统进行集成，实现不同系统之间相对方的数据一致性;项目管理作为合同签订的前置，根据审核通过的项目签订合同，在合同审核时可查看相应项目已签订合同情况，规范项目和合同的管理;合同范本管理支持与表单数据关联，起草合同时直接按预先绑定的规则将表单内容自动填入范本正文，以快速创建标准合同;合同收入确认根据2017年7月，财政部发布的“新收入准则”，依据时间节点、合同的履行计划综合分析，可通过系统待办、邮件或者短信等多种方式向相关人员发起提醒;合同收付款通过合同收付款具体情况，根据不同维度分析收付款的各项指标，对履行过程中发生的异常情况和风险予以及时关注，并与财务系统进行集成，满足财务单据和合同管理系统之间的收付款信息实时共享，减少信息不对称等问题;合同完成/变更允许合同因总金额变化、履行期限变化、合同税率变化等因素而对合同产生变更，并与原合同进行关联，从而对后续款项履行等事项产生影响;合同根据合同金额、票据金额及收付款金额情况的对等或者差额情况自动完成合同执行，减少手工关完成同可能带来的误差;合同查詢支持权限范围内的多条件组合查询，并可以将查询结果导出Excel格式，合同查询界面示例图如图3所示。

2.3  合同管理信息系统的实施

虽然合同信息化的建设对企业来说是重中之重的基础工作，但为了保证信息化系统后期能够顺利实施，建议要采用分步实施的方式。一阶段首先完成合同管理系统的基本框架搭建，实现合同管理功能模块在全企业的推广实施，二阶段再考虑在一期建设的信息系统之上，与其他各相关信息系统的集成。企业在总结过往管理经验的基础上，必须保证主要的设计思路和工作流程来进行阶段化设计方案的实施。企业合同管理信息平台的构建必须要坚持效益原则，在企业合同管理信息平台构建和实施的过程当中，应该本着成本节约和时间节约的原则，将操作简化、流程优化以及降本增效作为主要的任务，并且切实围绕着这几个方面的开展信息平台搭建工作。

3  合同管理信息化平台的运行效果

在企业合同管理信息化平台构建完成以后，由于合同管理实现了从传统手段到信息手段的过渡，所以其管理质量也实现了质的飞跃，为企业合同管理工作带来了更大的便利。首先，合同管理信息系统的实施，对经营、采购、科研、生产等各业务线的合同规范了管理，在一定程度上降低了合同纠纷的风险;其次，通过系统看板功能，将各项数据按要求统一展现，将各类报表数据分类汇总给各级授权用户，减少了以往各类业务统计报表的工作量，提高了工作效率，便于关键数据的实时展示;第三，合同的后续各环节，如确认收入、开票、收付款等都与合同相关联，打破了以往以相对方为中心的管理思路，实现了对每个合同的全过程监控和管理，为下一步诉讼管理系统的搭建奠定了基础;最后，根据系统采集到的大量合同数据及多维度数据组合，结合数据管理驾驶舱，将采集的数据形象化、直观化、具体化，为决策提供趋势分析、决策分析、绩效分析等决策依据，将经营决策由经验化管理转变为数据化、科学化管理[4，5]。看板示例如图4所示。

4  结  论

综上所述，在信息化的时代背景下，企业通过运用信息技术来打造合同管理信息化平台是企业的必经之路，这样能够大大地改变传统的人工管理模式下合同管理的诸多问题，对此企业还需要优化合同管理流程，制定合理的管理方案，深入挖掘信息平台优势，强化信息化平台运行效果。

参考文献：

[1] 尹自林.论建筑工程承包项目施工合同信息管理与风险控制 [J].低碳世界，2016（19）：160-161.

[2] 原蕊.建筑工程现施工合同管理风险控制 [J].陕西建筑，2013（10）：53-55.

[3] 尚军莉.企业合同管理中的风险控制对策研究 [J].现代国企研究，2018（22）：9.

[4] 印凡扬.论合同管理与工程造价控制 [J].新材料新装饰，2014，（8）：579.

[5] 刘水庚.论合同管理对控制工程造价的重要性 [J].浙江冶金，2020（3）：5-8.

作者简介：罗江琴（1987—），女，汉族，重庆人，工程师，本科，研究方向：信息系统建设。