区县民国档案的特点及著录工作浅析

靳潇飒

一、西城区馆藏民国档案现状

西城区作为北京市核心城区之一，在民国时期便是内城社会活动的中心，因此民国档案生成数量在北京市各个区县中理应排在前列。但正是因为居于北京市（北平市）核心位置，历届政府及其所属机构皆在此办公活动，各类中高等学校也多在西城区域内办学，大部分民国时期地方政府公文档案皆保留在北京市档案馆内，而很多高校的民国档案也都留存于校园内部，部分名人档案也都保留在其后人手中。中国第一历史档案馆、北京市档案馆、各学校内部档案室以及各类名人故居都有大量西城区的民国档案。这样的特点导致西城区域内虽然民国档案丰富，但西城区档案馆保留下来的馆藏民国档案数量却相对较少，并且以向社会征集而来的档案为主。

西城区档案馆是在原来的西城区档案馆和宣武区档案馆的基础上合并而成，基于此历史原因，西城区档案馆馆藏民国档案也分属南北两馆，并各自具有自己的特色。西城区档案馆北馆保存着原西城区档案馆所留民国档案，多为北平市西单、西安菜市场管理处在1945～1948年前后所形成的档案资料以及北平市政府公用局与两个管理处的来往文件，例如北平市政府公用局关于对西安市场管理处按时交纳租金的规定;市场管理规则等问题的通知、规定;西单管理处移交图记、账簿、档案、现金、家具、薪饷费、生活补助费等各种清册[3]。

西城区档案馆南馆保存着原宣武区档案馆所留民国档案，主要涉及昔年宣武区域内各类房产地契、执照、民事诉状、债务纠葛判决书等，如买卖房地契，典房契，建筑契、财产分割契约、佃地契约、倒佃契约、退佃字据;土地、旗产、官产等执照，户部、财政部执照，铺底执照;买房置地验单;民国时期京师地方审判厅、商事公断处民事诉状、债务纠葛判决书以及银行商股股票息摺等[4];反映北京回民教育史的国立成达师范学校的各类档案史料。

二、西城区馆藏民国档案特点

1.形式上以向社会征集的各类档案为主

与北京市档案馆相比，西城区档案馆更加贴近基层，因此长年以来所搜集和保留的民国档案皆与社会征集工作密不可分，南馆（原宣武区档案馆）表现的尤为明显，所藏民国档案几乎全部来自征集全宗内。

2.内容上更加贴近国计民生，形式较为灵活

无论是北平市西单、西安菜市场管理处对市场内的各项管理规定，还是国立成达师范学校的各项校规通知，亦或是地方审判厅的民事诉状和债务纠葛判决书，涉及民国时期区内教育问题、法律问题、市场管理问题等，其内容都与社会民生息息相关，对民国时期社会生活史的研究很有意義。

3.数量上虽然不多但较为杂乱，互相之间没有关联性

由于馆内民国档案大部分都是向社会征集而来，这就造成了其进馆时间有早有晚、进馆数量有多有少的情况。西城区档案馆民国档案虽然整体上数量较少（总数不超过1500件），但内容上较为杂乱。除国立成达师范学校，北平市西单、西安菜市场管理处等机构所形成文件较为完整外，其余大部分文件之间皆缺少关联性，很多房产地契仅为一张孤零零的凭据。零散的征集进馆现状导致管理人员在征集过程结束后，只能根据其类型、形成时间以及接收进馆时间进行简单归类。

4.南北两馆馆藏各具特色且管理方法迥异

西城区档案馆北馆（原西城区档案馆）馆藏民国档案资料完整，都集中于西安和西单菜市场管理处这一机构，并且档案数量相对较少，因此采用案卷级档案管理方式。而西城区档案馆南馆（原宣武区档案馆）馆藏民国档案数量较多且较为分散，在征集进馆过程中采用的是文件级档案管理方式，每一个目录号下面并没有组卷，而是根据接收进馆时间直接进行文件排序。

三、西城区民国档案著录工作浅析

1.开展工作前应仔细谋划部署，做到理论方法先行

民国档案目录数据采集工作是一项系统工程，这一劳动一共包含三种要素：著录工具，即标准和分类表;著录对象（馆藏民国档案）;著录标引的主体，即著录标引人员。[5]要想搞好民国档案的著录标引工作， 首先就需要认真学习研究、熟练掌握并灵活应用有关的著录规则、细则，如《北京市民国档案文件级目录著录细则》《文献著录总则》（GB/T3792.1）、《档案著录规则》（DA/T18）等。从而解决在民国档案著录标引实际工作中的具体问题，提高著录标引的质量和效率。

此外，还应在开始著录前对馆藏民国档案的数量进行摸底排查，根据自身馆藏民国档案的多寡来决定文件级著录工作开展方式。工作量大人少，可通过向社会公开招投标进行著录;若是量小人又不算少，可采用全局总动员，由档案馆工作人员著录的方式。[7]西城区档案馆经过摸底排查，最终没有采取外包形式，而是依靠自身力量完成。

2.针对实际情况灵活看待文件级与案卷级之间的关系

关于民国档案著录工作的著录形式，有学者认为“一些案卷， 组卷时玉石不分，一部份档案材料已失去了继续保存的价值，……民国档案宜进行案卷级著录，没有必要进行文件级著录。”[8]但随着时代的发展，案卷级目录已经显示出其粗放、笼统、模糊的特点，单纯依赖于案卷级目录数据库的检索已越来越不能满足用户对于细节性检索的要求。“十三五”时期将全面开展对于重点档案的保护与开发工作[9]，民国档案文件级目录基础体系建设已然势在必行。

民国档案案卷级整理和民国档案文件级整理是民国档案整理工作的两个不同阶段，前者侧重于档案实体的归位、还原，后者则是着重于档案内在信息的深层挖掘，是对前者的一种完善、延伸，二者间应是一种互补的关系[10]。因此在文件级整理和著录的过程中，应努力实现与案卷级的有机衔接。北京市档案馆所制定的《北京市民国档案文件级目录著录细则》，明确要求各区县在原有的案卷级整理基础之上，详细地做好卷内每一份文件的著录工作。西城区档案馆针对南北两馆馆藏的不同特点相对灵活地开展文件级目录著录工作，北馆馆藏原已存在案卷级整理和著录，因此需要在原有基础上细化和深入;南馆馆藏自征集之日起便就以文件级的形式进馆，并不存在案卷级管理，因此需要直接按照档案实体内容进行逐条著录。

3.著录人员除档案业务水平外，还应增加一定的文史知识储备及对市情区情的了解

档案著录质量的好坏，关键在于著录人员[11]。虽然《北京市民国档案文件级目录著录细则》在实践经验的基础上提出了符合北京地方民国档案特点的、更加细致的、可操作性更强的著录要求[12]，对必要著录项、文件题名的基本结构、题名拟写要求等都有详细的规定和案例示范。但由于各区县历史发展情况不同，因此导致在面对实际问题时需要具体问题具体分析。著录人员在从事民国档案著录工作时，不但要了解档案实体的管理保存情况，更应对馆藏民国档案的历史背景及当时的区内情况有一定的了解。只有全面知悉档案内容， 才能判定档案的价值， 才能检验出原有案卷题名是否有修正、补充直至重新拟写的必要[13]。尤其是依照实体内容进行著录时，还需要具备一定的文言阅读水平和识别能力，对公元纪年与其他纪年方法之间的换算、天干地支表、韵目代日表等了然于胸，方能在著录过程中做到准确无误。

参考文献：

[1]曹兴华.集体记忆视角下高校档案管理工作研究[J].兰台世界，2017（16）：11-13.

[2]邱迎春.集体记忆视角下的艺术档案管理[J].中国档案，2012（09）：52-53.

[3]曹兴华，强飚.基于集体记忆视角下的高校档案资源建设研究[J].兰台世界，2015（02）：116-117.

作者单位：中央戏剧学院