城建档案工作创新的若干思考探究

刘蓉

摘 要：新时代下我国经济发展和建设中，必须要明确城市建设工作的重要性，而在实际的城建工作中，也是需要有充足的文字总结和资料为支持，以此来为城建工作的开展提供保障。因此在新时代环境下，必须要加强城建档案工作的研究，明确城建档案工作的关键性意义，并对当前城建档案工作的实际情况进行探究，最后加强对城建档案工作的创新和优化，由此为我国城市建设工作的开展提供坚实保障。

关键词：城建档案工作;工作创新;策略

针对实际的城建档案工作，就是对在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种载体的文件材料进行收集、保管及利用，对城市建设工作的良好开展有极大意义。当前我国的城市化建设在进一步提升，城建档案工作也加快了自身步伐，在不断地创新发展，从最原始的纸质档案归档到纸质、电子档案双套制归档，再到与互联网结合的数字档案归档，加上数字档案馆建设，城建档案管理水平不断提升。城市建设工作的发展对城建档案利用服务也提出了更高的新要求，如何才能有效地开展城建档案工作，并实现增强其利用率的效果，这是新时期下城建工作必须要重视的一点。因此，在实际的城建档案工作中，必须要加强研究力度，并针对实际工作情况进行分析，再制定完善的创新策略，由此为城市建设工作的有效落实奠定坚实基础。

一、新时代下城建档案工作意义分析

针对当前的城建档案工作来说，属于城市中城区建设以及改造的关键性的依据，该工作对于城市发展是非常关键的。城建档案在实际的城市建设中有非常广泛的应用和意义，它能够为建设工程的管理、维修、改建、扩建、恢复等工作提供依据，为规划审批、工程设计、建设施工、产权纠纷等提供可靠的凭证及依据。它可以作为城市建设历史考察、总结经验、技术交流、科学研究的信息资源，还是建设工程质量核查的重要标准，是工程验收和工程评优的必要条件，是可否决的项目之一。城建档案也能给城市经济的建设提供更多依据，因城市建设与改造前是要针对工程的投资以及耗费资源的情况等进行全面分析，在运用科学合理的手段来制定完善的建设方案，而城建档案信息的准确性和完善性，是保障城市建设质量和效率的关键，进而为控制城建资金和工程效率提供保障。

针对实际的城市建设工作，一般会包含很多新城区规划、旧城区改造在内，例如，在城区改造中，会遇到市民搬迁，在道路拓展时，会有市政工程的建设等，对于这些过程，其城建档案信息能够结合各项工作的需求来提供相应的依据。而城建档案工作是包含特定的建设要求的，其中的管理者必须要以不同的形式在城建资料库中做好档案分类工作，由此将其公共效应展示出来，这属于城建档案的重要价值。是实际应用城建档案时，其工作人员必须要加强重视度，将其价值和作用展示出来，由此将其社会服务的价值展示出来。

二、新时期下开展城建档案工作中的问题表現

针对当前新时期之下，在开展城建档案工作中会出现很多问题，而下面就针对实际中存在的问题进行全面分析，由此为城建档案工作的创新和优化提供保障，为我国城市建设工作的开展也奠定坚实基础。

1.档案信息欠缺全面性

针对当前新时期下城建档案工作中存在的内容不够全面的问题来说，因我国当前城建档案在利用人次、卷次的效率在不断的上升，城建档案也逐渐展示出自身在城市建设中的意义，但在实际工作中，却会因档案资料的不健全和部分档案不能有效利用等因素的影响，这样会对城建档案工作效率的提升带来影响。另外，因城建档案的种类多样、形成量大、涉及规划、建设各个领域，各涉及部门欠缺较高重视度，档案不能得到全面有效地收集，导致馆藏门类单一、结构不均衡，档案信息不全面等，这些都会对城建档案工作的开展带来影响。

2.档案管理不够规范，复合型人才缺失

城建档案管理工作包含了“收、管、用”，在管理过程中，因受到人为因素的影响，各个环节的管理标准存在一定的差异性。针对一些档案管理的机构中，因档案整理的标准欠缺统一性，使得档案信息的录入存在不规范的问题，甚至对内容的准确性也会带来影响，难以确保录入工作的有效开展。这些都将会影响到档案管理的规范性，难以确保档案资源发挥自身优势和作用。

另外，针对当前新时期环境下，城建档案工作逐渐向信息化工作转变，档案管理人员采用传统的档案管理模式无法适应新形势的发展要求，面对“互联网+政务服务”信息化建设工作时，无法熟练地掌握计算机技术，对于互联网技术以及大数据技术知之甚少，造成了无法适应当前的工作环境以及要求。

3.信息技术应用的力度有待提升

对于新时代下，城建档案工作中，应重视信息技术的应用，但我国一些城建档案机构在实际工作中，未能实现信息技术的全面落实，整体的管理系统也欠缺稳定性，欠缺齐全的配套设备。例如网络组建不通畅、硬件设备配备不足、资源共享率不高、电子档案没有背景信息，不能前端控制、缺乏元数据、档案信息录入的不完整、数据安全性等问题，会给档案收集、查阅、统计分析工作的开展带来困难，难以确保城建档案管理工作的有效落实。

4.档案管理的重视度有待提升

在城市建设中，建设者及部分管理部门对工程档案关注度较低，往往遇到问题才会想到查询城建档案，缺乏重视，也在很大程度上影响了档案管理工作的效果。另外，部分的城建档案管理机构中，因未能实现馆藏档案的有效宣传，导致市民群众的了解程度欠缺全面性。如果城建档案的利用率不能进一步提升，也难以确保城市建设工作的有效开展。针对实际调查进行分析，虽然会有工作者到城建档案馆中查阅相应的档案，可是他们却未能明确城建档案馆具体情况，忽视了档案馆职责、性质以及具体用途等，这样对档案资源的有效利用会带来一定影响。

5.档案接收、利用服务模式有待转变

传统的城建档案接收方式较为被动，多为建设单位在建设项目工程竣工后，将工程（纸质、电子、声像）文件进行整理立卷提交到城建档案管理机构验收归档。而建设单位普遍存在“重建设，轻档案”的思想，档案工作职责划分不清晰，建设单位重视度不够，人才流动量大、不稳定、层次不齐等情况，造成档案收集工作开展滞后，档案完整性、真实性得不到保障。

目前城建档案管理机构提供档案利用的方式也比较单一，多为采用电话咨询和现场查阅的方式。服务对象需要持本人有效证件及介绍信等相关证明到档案管理机构现场办理查档手续。这样的服务模式实现不了让群众少跑路的目标，也无法适应“互联网+政务服务”的要求。

三、新时期下对城建档案工作进行创新的策略

针对当前时代环境下，城建档案工作的创新思路必须要注重多样性的原则，并且要从多个角度来创新和优化城建档案工作形式，由此为城建档案工作的有效开展提供保障。

1.加强长期宣传工作的开展

针对当前新时代下，城建档案工作的创新首要工作，就是要加强长期宣传工作的开展，其城建档案工作人员，应先通过普及实际的城建档案知识，让更多的人能够认识到城建档案工作的关键性和意义。对于该工作中，其工作人员可以借助灵活有效地媒体、展板等形式来为群众介绍城建档案的概况，将集体的馆藏的数量、分类以及对外的服务项目和档案查阅手续等相关内容进行介绍，使得群众能够明确城建档案馆的重要性。另外城建档案工作者在长期宣传工作中，也要重视服务模式的创新，要主动的贴近群众的要求，例如，其档案管理者可以通过制作相应的《城建档案馆指南》或是相关的档案知识手册、利用“6.9”档案日举办城建档案巡展、创建城建档案微信公众号等方式，以此让更多市民群众了解到城建档案工作的重要性，实现全民宣传工作的开展。而且，城建档案工作者对于长期宣传工作中，也要增强城建声像档案的编研管理，可以通过制作《城建档案》宣传片、《重点工程建设》记录片、《城市规划发展》、《城市建设》等影片，努力建立城市的记忆工程，积极挖掘城建档案优势以及潜力等，并展示出声像专业技术的优势，加深市民群众对城建档案的认识，进而为城市建设工作的开展奠定坚实基础。

2.增强工作人员的综合素质和能力

在当前环境下，城建档案工作的创新重点就在于，强化工作人员的综合素质以及工作水平等。其档案管理机构在增强工作者素质时，应先树立以为人民服务的理念来增强创新和优化，真正有效的将城建档案资源的优势展示出来。而且在增强工作人员素质时，要加强研究利用者的心理，针对实际情况来优化服务动向，由此满足各项工作的要求。例如，档案管理人员必须要针对所有的来访者进行热情接待，并保持认真负责的态度，真正为查阅者提供高效便捷的服务。工作人员应努力的完善其内部查档借阅的制度，要注重查档记录的完善，收集相应的利用反馈信息。另外，在档案管理机构中，随着档案信息化工作的开启，要改变原有的业务人员队伍专业结构，不仅需要档案管理专业技术人才、规划建设专业技术人才，还需要引进计算机、信息化专业技术人才。同时，城建档案管理机构要适应新形势发展，重视理论、业务和技能等不同方面的学习，针对不同岗位人员开展相对应的业务培训，提高档案人员掌握和运用信息化技术的技能，这样才能为城建档案管理工作的有效开展提供保障。

3.对档案馆藏进行丰富和优化

当前环境下，城建档案工作的创新应确保其档案馆藏的丰富性，并保障其能够满足城市规划、建设工作的要求。而丰富的馆藏需要达到面广量多、质量优化、结构均衡、信息丰富等要求，因此，应根据城市的性质、规模和对档案利用的需求来确定接收进馆的范围和内容，提高进馆档案的质量。而档案管理机構在优化自身档案资料的同时，应增强收集的力度，不断的丰富其馆藏资源。城建馆藏档案是城建档案工作开展的基础，也是提供利用的根本出发点。这就要求馆藏档案的多元性，保证具有保存价值的各种载体、各种门类的城建档案都能进馆，而且其储存信息资源的丰富性，是能确保信息资源有效性的关键。因此在档案管理机构中，必须要注重馆藏的方法，通过加大收集渠道以及提升收集的力度，而且也要强化其业务指导效果，杜绝档案资料重复、散失以及残缺不全等问题的出现，以此来为城市建设工作提供健全的依据。

4.科学有效地运用信息技术

新时代下，科学技术的快速发展，也为各个行业工作效率和工作质量的提升提供了保障，而对于城建档案工作的创新，也应重视先进信息技术的运用。城建档案信息化的建设将以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整过程，实现电子文件的流程管理;并充分考虑文件档案管理环节、活动内容、介入时间、承担者及文件档案管理各环节的相互关系，通过文件管理流程与业务流程的集成，实现电子文件的前端控制，确保采集文件的真实性、完整性。其档案管理人员可以有效地运用计算机信息技术，构建在线电子档案接收系统、档案管理系统平台，与各部门实现信息共享，与各移交单位实现在线档案业务指导、在线档案验收，做到前端控制，接收原生电子信息，提取精准信息进行统计分析。并且做好档案异地备份，确保档案数据安全。这样将传统的档案管理模式转变为高效快捷的现代化模式，为城建工作的落实提供了有利保障。

5.创新利用服务方式

按照“让数据多跑路，让群众少跑腿”的要求，利用互联网，通过信息化技术，搭建数字化城建档案管理服务平台。让服务对象可以通过城建档案管理服务平台在网上提交申请和上传有效证件，远程查阅档案。也可以通过城建档案管理服务平台查看城建档案业务办事指南、进行在线业务咨询、预约现场查档。

现场查档除一对一人工服务外，还可以借鉴图书馆自助查询系统运作方式，结合城建档案自身特性，实现自动登记功能，查档人员在进行自助查档操作前先使用二代身份证在身份证阅读器上登记个人身份信息，阅读器识别出正确查档人员信息后方可进行档案信息查询。查询到结果后，查档人员可根据预设的权限导出电子文件或直接在配置了打印机的电脑打印电子文件利用，以此来提高办事效率，落实便民服务。

四、结束语

在城市化发展的过程中，城建档案为城市的规划、建设及管理提供重要的参考依据，城建档案管理工作十分重要。对城建档案工作进行创新，属于一项长期的工作，在开展该工作时，必须要明确城建档案的重要性。在针对管理工作中存在的问题进行分析，结合具体情况制定完善的应对策略。为了提高城建档案管理工作的效率和质量，更好地发挥出其作用和价值，当前应当加强长期宣传工作的开展、提高各级部门对城建档案工作的认知、丰富和优化馆藏档案、积极推进数字化城建档案管理服务平台的建设、加强档案管理队伍人员建设、创新利用服务方式。以此加强城建档案工作的创新和优化，为城市化建设工作的开展提供保障的同时，也为我国社会经济快速发展奠定坚实基础。

参考文献：

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（作者单位：郴州市城乡建设档案馆）