智慧校园环境下民办高校档案工作创新研究

金冬梅

摘 要随着新一代信息技术的发展，民办高校快速适应时代发展要求。通过在民办高校智慧校园背景下智慧档案馆建设的提出，简要阐述了智慧校园建设为民办学校档案发展创造的机遇，以及在智慧校园环境下智慧档案馆的创新服务表现和智慧档案馆创新建设策略，实现学校档案建设的可持续发展。

关键词智慧校园 智慧档案馆 创新服务 建设策略

随着社会的发展进步，新一轮科技革命和产业革命已到来，大数据、人工智能、物联网等新技术、新应用的发展，为互联网带来了更广阔的发展空间。以教育信息化带动教育现代化，充分发挥现代信息技术的优势，不断改革创新培育人才。在此背景下，民办高校智慧校园建设应运而生，同时也对高校的档案工作提出了更高的要求，充分利用互联网、大数据和云服务等现代化信息技术提升档案管理工作，积极探索走出一条具有民办高校自身特色的智慧档案馆创新之路。

一、智慧校园背景下智慧档案馆的提出

2017年1月，《国家教育事业发展“十三五”规划》颁布，“十三五”规划中指出：支持各级各类学校建设智慧校园，综合利用互联网、大数据、人工智能和虚拟现实技术探索未来教育教学新模式。互联网时代的高等教育，尤其是民办高校正面临着重大的转型和挑战。民办学校建立智慧校园作为改革发展的战略目标，有利于获得竞争优势，提升核心竞争力[1]101。随着智慧校园的建设，对民办高校的档案工作提出了更加精准、专业的要求，档案工作要想求得发展和创新，必须紧跟学校的发展步伐，以自动化、智能化为目标，提升档案工作科学技术管理水平，以智慧服务技术为依托，借助网络载体，实现智能化服务转变，构建新时代背景下的智慧档案馆。

二、智慧校园建设为民办学校档案发展创造机遇

智慧校园的建设是一个全方位的智慧教育系统的建设，融合大数据、物联网、云计算、智能控制等先进技术，建立教育教学、智能管理、生活服务、互动互联等网络平台，实现全网络智能化管理的智慧校园[2]205-206。智慧校园的建设和发展，为学校档案告别传统的“围墙”式管理模式创造了条件，档案人员要抓住发展机遇，更新观念和知识结构，利用智慧校园实现学校档案工作的改革和创新。

1.智慧校园建设解决档案建设经费不足的问题。民办学校受其办学条件的制约，对档案工作经费投入非常有限。档案部门在经费不足的情况下想发展档案的信息化，对档案工作进行改革创新更是难上加难。在智慧校园建设中无论从基础设施配置，還是网络空间搭建都已做好了规划与投入，档案建设只需纳入到学校智慧校园建设中同步进行，为智慧校园平台提供有价值的档案信息资源。

2.智慧校园建设解决档案技术开发难的问题。民办学校档案专业技术人员配备不足，一人身兼数职，至于懂得计算机编程又掌握档案信息化的现代高端技术人才更是稀缺。学校的技术开发人员由于工作任务重再加之对档案管理工作不了解，也使档案技术开发遇到瓶颈。在智慧校园建设中，会聘请专业的技术团队专门进行开发管理，这样既解决了档案技术开发难的问题，又解决了档案和技术人员配备不足的问题。

3.智慧校园建设解决档案数据库资源的问题。在学校的业务发展过程中，各部门根据工作需要各自开发了相应的数据库，像教务部开发了教务管理系统;科研部开发了科研管理系统;人力资源部开发了人事管理系统。各个系统相对独立且接口不同。档案工作是一个全校性的基础工作，单靠档案部门的力量把各个部门的数据资源整合起来并不容易。在智慧校园的背景下，档案部门可以与各业务部门无缝对接，直接利用信息技术进行整合，获得更多的资源，对于有价值的信息进行归档，不断地完善数据库资源[3]68-69。

三、智慧校园环境下智慧档案馆创新服务表现

智慧档案馆的建设是为了更好地服务于智慧校园，服务于学校各项事业发展。新时代社会大众对档案服务的需求，促使档案管理不断改变固有模式，不断创新，向智慧化档案馆迈进。

1.档案资源增值服务创新。传统的档案服务仅能提供单一的档案信息。智慧档案馆充分利用云计算、大数据、互联网等新技术，收集、整理、利用大量数据库，对信息进行全面过滤，根据信息内在的联系和特征价值进行鉴定、编选、关联、组合，将各类档案数据库通过深度加工，使原有扁平式的档案资源共享整合成360度立体空间化资源，变被动查询服务为主动增值服务，发挥档案的最大价值[4]274。

2.为用户提供多元服务创新。智慧档案馆服务的本质是以用户智慧需求为导向，为用户开展智慧服务[5]230。教师可通过智慧档案馆整合的科研、教学、人事、图书、获奖等系统，从海量的碎片化信息资源中通过某一个共有的字段进行超链接，快速而精准地定位所需档案信息，实现以点带面的信息检索模式。学生（包括在校生和毕业生）亦可通过智慧档案馆透过感知空间、虚拟空间及共享空间获得所需的教学、培训、活动、生活等数据服务。外部公司通过权限设置在智慧档案馆中可全面了解师生在校期间的表现，职称职务、学籍学位等基本信息的核查。

3.个性化订制服务。个性化订制服务是依托智慧档案馆的智慧环境向用户提供个性化的档案服务，拓展档案服务时空，提升用户的服务体验。以信息库为基础利用大数据技术，跟踪用户反馈信息，分析用户兴趣和偏好，联想猜测用户潜在需求。根据用户定制选择，推送用户感兴趣的最新信息及动态。利用移动功能使档案服务范围、服务水平更高更强，最大限度地满足用户个性化需求。

4.为领导决策提供参考。智慧档案馆是一个综合性的处理平台，是实体档案馆与虚拟档案馆相融合的档案服务环境。通过云计算、自动化控制技术、自动化处理及通信网络技术，调用各种资源来支持用户对知识的获取需求。动态监测用户需求，对档案数据进行进一步挖掘，通过数据的拓展分析和对比，为领导决策提供参考。

四、智慧校园环境下智慧档案馆创新建设策略

1.以数字档案馆为基础，推进智慧档案馆建设。智慧档案馆建设的核心在于档案数字资源的积累与深度加工、各智能数据库建设接口对接、协同合作及整合共享[6]17。其中，档案数字资源的积累与加工正是数字档案馆建设的目标。所以数字档案馆所积累的资源正是智慧档案馆的基础，也是最为关键、最重要的一个环节。从学校实际工作出发，现阶段需要把传统档案管理抓好、抓实，从数字档案馆发展建设入手，逐步把物联网等先进技术引入档案实际管理中，扎实基础，做好向智慧档案馆建设的过渡。

2.依托智慧校园大数据平台，推进智慧档案馆建设。利用大数据平台信息资源，不断充实完善数字档案馆，提高档案管理各个层面的科学性、系统性。按照智慧校园的基本要求，做好档案系统与学校各业务系统的集成对接，实现资源的高度融合共享，更好地支持学校教学、科研、管理等各方面业务，持续推进智慧档案馆建设。

3.加强制度规范建设，建立智慧档案馆保障体系。完善各项规章制度和标准，构建档案信息资源的安全体系保障。無规矩不成方圆。网络平台的建设更需要数据操作的规范化、标准化。健全大数据安全保障体系，制定包括数据的采集、整理、存储、处理、利用、共享等各层面的规则流程制度，完善高校电子文件管理相关制度，制定安全防控应急预案，实现档案标准体系管理[7]59。

4.增强网络安全意识，做好网络安全防护。无论是智慧校园还是智慧档案馆建设，都是以互联网为载体进行构建开发的。人们对互联网的依赖程度越高，安全防范的要求也就相应提高。技术服务大众的同时，它也是一把“双刃剑”，保证网络信息安全既是防线，又是底线。在安全设计方面，从底层的服务器系统、网络层面，统一部署保证基本的访问安全、防病毒、安全审计等环境。在管理系统层面，设计身份认证、权限管理、日志审计、脱机文件管控等安全管理措施。通过系统实时监测，构建安全、开放、合作的网络空间，保证系统内数据安全，完善隐私数据保护。

随着互联网技术的不断发展，现在已经进入智能互联的新时代。在智慧校园背景下，档案工作也要主动迎接现代化技术革新的挑战，以数字化档案馆为基础，现代化技术手段为保障，智慧服务大众为根本，跨域智能创新为目标建设智慧档案馆。因此，档案管理人员也要不断更新知识结构体系，立足自身工作实际，参考学习国内外档案管理先进经验，扩展工作思路，通过云计算和大数据，不断创新档案服务智慧化路径，实现学校档案信息化建设的可持续发展。