从《黑图档·嘉庆朝》看清代地方档案的移交

赵彦昌 姜珊

摘 要本文旨在分析嘉庆年间盛京地区档案的移交工作，选取清代地方档案代表性整理成果《黑图档·嘉庆朝》内的档案为研究的来源，可以发现清代盛京移交的档案可以根据移交的目的，划分为定期移交以备查考的档案与因损毁原因而移交的补充档案，档案也可按照形式划分为原件与汇抄件。

关键词《黑图档》 档案房 清代地方档案 档案移交 档案汇抄 盛京内务府 盛京将军衙门

Abstract This article aims to analyze the archives transference in Shengjing during Jiaqing period. Jiaqing period of Hetu Dangse， which is the representative achievement of local archives in the Qing Dynasty， is taken as sources of research. It is found that according to the purpose of transference the archives can be divided into two types， one is regularly handed over for reference， the other is transferred due to damage. Archives can also be divided into originals and transcripts by form.

Keyword Hetu Dangse; archives; local archives in the Qing Dynasty; archives transference; archives transcript; Shengjing Imperial Household Department; Shengjing General Office

清代檔案史的研究多利用传世典籍的记载，档案管理制度的研究成果较为笼统，少见对清代档案管理实际工作的研究。《黑图档》现保存于辽宁省档案馆，是清代盛京总管内务府衙门形成的公文抄存档案，其内容“涉及以盛京为主体整个东北地区的政治、经济、军事、教育、风俗、建筑、司法、民族、外交等内容。”[1]193《黑图档·嘉庆朝》收录了嘉庆元年（1796）至嘉庆二十五年（1820）的衙门间往来公文的抄件，记录了其间盛京内务府与盛京各部及北京等部的交流与往来。《黑图档·嘉庆朝》共58册，收录了21004件档案，2016年由辽宁省档案馆在线装书局整理出版。其中包含大量记载当时盛京内务府档案工作情况的档案。《〈黑图档·嘉庆朝〉所见清代公文撰拟用字及用印问题研究》[2]22-25一文利用《黑图档》对清代地方文档工作中公文撰拟用字与印信问题做了初步的探讨。“关注某一专题展开持续挖掘与系列研究，不仅能够增加地方档案研究的深度，而且更有利于研究群体找到学术创新增长点，挖掘出地方档案的潜在价值。”[3]182其中，《黑图档·嘉庆朝》内多次提到需要移交档案的种类，根据移交的目的可以划分为定期移交以备查考的档案与因损毁原因而移交的补充档案。档案的移交工作保证了档案的完整性，实现了档案以备查考的价值。移交的档案内，一部分为原件，一部分为汇抄件，清代的汇抄存查制度为我们留存了大量的档案，《黑图档》同样是汇抄存查制度的产物。本文以盛京地区在嘉庆年间的档案移交工作为例，探析清代地方档案移交工作的具体实施情况。

一、定期分类移交以备查考的档案

现代档案移交工作中，不同档案的移交时间是不同的，《黑图档·嘉庆朝》内所见各类档案的移交时间也是不同的。嘉庆年间虽未对移交的时间进行统一规定，但能够规定档案定期进行移交也能看出其先进性。移交的档案中一部分为原件，一部分为汇抄件。

1.定期移交档案的原件。档案的原件真实地记载了各个人物、活动等的真实情况，为还原历史情况提供重要的参考。嘉庆年间，盛京内务府需要按照要求，定期对档案的原件进行移交，以备查考。

（1）官员经制册。清朝考核职官时，有功绩者，依据官员的加级记录给予议叙奖励。盛京内务府的武职官员的加级记录需要定期进行移交。嘉庆八年（1803）以前，盛京各部须在每年的春秋两季造具武职官员的经制册，送往兵部留存备案。“盛京内务府为咨送经职册事，档房案呈，前准兵部咨开，嗣后武职官员每年春秋二季，造具经职册咨送本部备存等因在案。”[4]64嘉庆三年（1798）四月（春季），《盛京内务府为造报武职官员经制册事咨兵部》记载：“今届造具册之期，相应将佐领八十四强谦、延福，骁骑校郑义演、石雄等员之加级记录造具经职册三本，咨送兵部查照外，骁骑校阿林保现年病故，此缺尚未补放，俟补放之日，再行补送可也。”[5]142档案《盛京内务府为造报武职官员秋季经制册事咨兵部》记录了嘉庆六年（1801）九月（秋季），武职官员经制册移交情况，“今届造册之期，相应将佐领八十四强谦、延福，骁骑校郑义演、石雄、王孔彩等员之加级纪录，造具经制册三本咨送兵部可也”[6]345。无论是档案的记载还是档案的时间，都可以推测出当时武职官员的经制册是在春秋两季进行移交的。嘉庆八年（1803）以后，则改为每年移交一次，《档案房为造送武职官员经制册事呈请咨总管内务府》记载：“嘉庆八年，准兵部咨开，嗣后武职官员每年一次造具经制册，咨送本部备查等因在案，今将镶黄旗佐领岫云、正白旗佐领兆麟、镶黄旗骁骑校福安、正白旗骁骑校际德等之加级纪录造具经制册二本，理合呈请先行咨送兵部。”[7]377由档案房负责将盛京内务府的武职官员的加级记录按照兵部来咨册式，整理成经制册，然后移交给兵部。

（2）由京运到物件清册。盛京作为陪都，经常接收由京城运送到的书籍及物件，存储备用。而这些由京城送到的物件也需要记录下来，并从乾隆四十三年（1778）起，在每年的年终造具清册，送往总管内务府，以备查核。《盛京内务府为造送嘉庆六年由京运来书籍等项清册事咨总管内务府》记载：“盛京内务府为咨报事，广储司案呈，据司库六格等呈称，查得乾隆四十三年内，经将军弘奏准，嗣后凡系由京运至各项什物，俱于年终造册咨报总管内务府，以备查核等因在案。今届年终造报之期，理合将本年正月初一起至十二月底止，所有由京运至书籍等项造具堂印清册三本，一本咨报总管内务府可也。”[8]364《盛京内务府为造送由京运来的书籍清册事咨总管内务府》记载了嘉庆十八年（1813）应移交由京运来书籍清册，“今届年终造报之期，理合将嘉庆十八年正月起至十二月底止，由京运至书籍，造具堂印汉字清册三本，咨报总管内务府可也。”[9]484盛京内务府负责记录本年正月初一至十二月底，由京送到物件的清册，并在每年年终的时候移交到北京的总管内务府。《黑图档·嘉庆朝》内有记录每年移交由京运到书籍等物件清册情况的档案，也可以发现，到了每年年终，盛京内务府便会造具年初至年终由京运来物件的清册，送往京城的总管内务府。

（3）红本。“朱笔红本是实录修纂中经常使用的材料。朱笔是指皇帝诛批的奏疏，因称红本，收藏在红本库中。”[10]37经由皇帝红笔批示后的奏章称为红本。内阁设有红本库，用于保管红本。“清档是清入关后形成的各类档案，包括内阁承宣、进呈的官文书，内阁各机关日行公事的档案文件，以红本、史书、黄册为大宗。”[11]131红本是存世清代档案的重要组成部分，从《黑图档》可见，盛京内务府档案房定期将红本整理，派专员移交到批本处，再由批本处转行进呈。

①官员红本。官员等第红本。嘉庆三年（1798），《盛京内务府为进送考察官员等第红本事咨批本处》记载：“盛京内务府档案房案呈，乾隆三十九年十月二十九日，准都虞司来文内，开准吏部议复都统安太奏称，各处大臣官员奏事俱令出具随咨交赍奏员，弁同奏折，交奏事官查明转奏等语，自是慎重稽察之意，应如该都统所奏，出具随咨，交奏事官转奏，以凭查核等因，乾隆三十九年八月十四日奉旨，依仪，钦此钦遵等因，移咨前来，查本府应进红本俱系派员赍送到京，照内务府例，露递批本处转行呈进，此次考察本府官员等第红本一件，差笔贴式金洪亮赍送，前去之处知会批本处可也。”[12]135嘉庆九年（1804），《档案房为呈进京察官员等第红本事咨批本处》记载：“本府应进红本俱系派员赍送到京。照内务府例，露递批本处转行呈进。此次考察本府官员等第红本一件，专差掌稿笔贴式刘斌赍送，前去之处知会批本处可也。”[13]110军政红本，《盛京内务府为进呈军政官员红本事咨批本处》记载：“此次军政本府官员红本一件，差笔贴式刘斌赍送，前往之处知会批本处可也。”[14]359军政官员的红本也需要差专员移交到批本处。

②销算红本。黑牛馆为喂养永陵祭祀牛羊之处，记录每年祭祀所用牛羊数量的销算红本同样需要每年定期进行移交。《盛京内务府为进呈黑牛馆一年祭用牛羊数目销算红本事咨批本处》记载：“盛京总管内务府为知会事，档案房呈乾隆三十九年十月二十九日，准都虞司来文内，开准吏部议副都统安奏称各处大臣、官员奏事若系差员俱令出具随咨交赍奏员，弁同奏折交奏事官查明转奏等语，自是慎重稽查之意，应如该都统所奏，出具随咨交奏事官转奏，以凭查核等因，乾隆三十九年八月十四日奉，旨依仪钦此钦尊等因，移咨前来，查本府应进红本俱系派员赍送到京，照内务府例，露递批本处转行呈进，此黑牛馆所奏一年祭用牛羊数目销算红本一并交笔帖式张荣赍送批本处可也。”[15]233-234红本由专员（多为笔贴式）进呈，在清晨下露水的时候送到批本处。红本汇缴虽形成了制度，但具体移交的时间及对红本的整理要求等方面并未进行详细的规定，同时并未形成统一的归档制度。不同红本的移交时间也不同，根据档案的时间可以推测，官员红本每三年移交一次，而黑牛馆的销算红本需要每年移交一次。

2.定期移交档案的汇抄件。除了档案原件，抄录原档也是移交的主要形式。这种抄录原档的行为也叫档案的汇抄，“在清代，文书办理完毕归档后，原件不叫档案，而称之为文案、文卷、案件，将各种文书原件分门别类（按文种、问题等不同特征），再依年月日顺序排列汇总，抄录成册，称为‘清档”[16]307。《黑图档·嘉庆朝》内所见档案的汇抄为专题汇抄，“专案汇抄，这一类档册采用纪事本末体，以重大事件或重要专案为纲，将同一事件或同类事务方面的谕旨、奏折等，按年月日顺序抄录成册”[17]35。专题汇抄将同一事件、案件的文件，按照时间的顺序抄录成册。

如钦奉恩旨事件，盛京内务府在每年十一月将本年正月初一至十月之间的钦奉恩旨事件抄录后移交军机处。而此后十一、二月如有，则随时抄录移交。《盛京内务府为嘉庆四年以后奉到恩旨事件事咨总管内务》记载：“盛京总管内务府为咨复事，档案房案呈，准都虞司咨开为移会事，堂交，由内阁抄出，吏户礼兵刑工部、内务府、理藩院、值年旗，本年十月以前欽奉加恩谕旨，即详细查明，抄录汇送隆宗门汉军机处，毋迟至。此后十一、十二月内遇有续奉恩旨，亦即随时录送……再嗣后各处，遇有一切钦奉加恩谕旨事件，即时径行录送汉军机处可也，等因前来，本衙门随将嘉庆四年正月初一日以后，十月以前，并十一月、十二月内所有接准各部院衙门奉到恩旨事件共九件，查明造具满汉清册一本，咨送总管内务府，查照可也。”[18]257嘉庆五年（1800）三月，盛京内务府查找到嘉庆四年内各部院衙门奉到恩旨事件共九件，随即抄录成满汉清册一本，送往北京总管内务府。

从上述档案的记载可以看出，嘉庆朝虽然对某些档案规定了在固定的时间进行移交，但由于用途与接收的部门不同，所以无法形成统一的归档制度，体现出一定的随意性。但能确定定期移交档案已经能表现出档案移交工作具备一定统一归档的思想。武职官员经制册、由京送到物件清册、红本，移交的都是档案的原件，钦奉恩旨事件移交的为汇抄件。汇抄制度为我们留下了大量的档案，专题汇抄将相关案件的档案集中，更利于档案利用。且汇抄制度为我们做出了保护档案的先例，汇抄的档案用于利用、查阅，档案原件则留存下来，得到更好的保护。

二、因损毁原因而移交的补充档案

档案破损或烧毁的情况时有发生，为了弥补损失，需要将损毁部分的档案抄录后进行移交。嘉庆年间，全国多次发生意外事件导致大量档案损毁，盛京各衙署存贮的相关档案抄录后进行移交，补充损毁的档案，避免造成更大的损失。

1.补充因火灾损毁的档案。山东司收掌办兵部、太仆寺、东河总督等处的文书，乾隆五十五年（1790），山东司失火，烧毁了大量的档案。要求盛京各部存贮的乾隆五十五年（1790）以前，凡有山东司案呈一切奏议、题咨、部复原案抄录归册成书送部。据嘉庆六年（1801）的档案《盛京内务府为山东司案呈一切奏议题咨部复原案业已抄报事咨户部》记载：“盛京内务府为咨复事，档房案呈准盛京将军衙门咨开，为咨行事左户司案呈，嘉庆六年六月初一日，准户部咨开，为再行咨催事，山东司案呈查本部山东司案卷，曾乾隆五十五年间被焚，当经行文各该管监、督抚、盐政等并盛京、吉林、黑龙江三处将军、盛京户礼兵刑工五部、奉天府府尹、山东巡抚、河东总河，将乾隆五十五年以前，凡有山东司案呈一切奏议、题咨、部复原案抄录归册成书送部。”[19]342“各该督抚将军、总河、盐政、府尹暨盛京五部遵照单开年分期限逐一抄录造册，同具取具承办各官并无遗漏印结送部，如逾期限未送，即行饬取迟延职名一并附参。其从前送过各案有无遗漏之处，亦即转饬承办官出具印结，先行送部备查可也，须至咨者等因准此案。……按年查明，务于限内造具清册二分，取具承办官并无遗漏印结，专差经手承办，妥人作速呈送以凭查核，事关报部，案件慎勿延缓，致于未便可也，须至咨者等因前来。卷查本衙门当准来咨，除将五十一年起至五十五年九月十五日止，各案造册业经送部外，至查五十一年以前本衙门并无现在支销各案，必须援照比较办理者等因，于乾隆五十八年十一月内径行咨报户部在案。今准咨查前来相应将从前咨报并无遗漏之处，出具印结一纸，咨报户部外，并知照盛京将军衙门可也。”[20]342盛京内务府在收文后，立即查照本部所存档案，并命令其他衙门按照年份查明，将相关案卷抄录成册后移交。档案内记载了盛京内务府收文后采取的措施，以及查找情况。

嘉庆六年（1801），盛京兵部的司务厅烧毁了大量的档案，“嘉庆六年（1801）10月初旧盛京兵部司务厅失火，延烧科房文册，所有直辖等省绿营科房官册文移，自乾隆二十七年以后历年案卷俱已烧毁”[21]36。据《盛京内务府为抄送兵部被焚毁之官册文移等事咨兵部》记载：“嘉庆六年十月初一日，本部司务所失火延烧料房文册，业经奏明行文各处咨取办理在案。所有职方司直隶等省绿营科房官册、文移，自乾隆二十七年以后历年案卷俱已烧毁，抢出文案官册，亦系残缺不全，不堪应用，请将十年以内各案卷应行文各衙门咨取办理。职等谨将酌定章程分别款项具稿呈堂办理备案可也，计开一行，会兵科将本年正月起至九月二十九日止，所有关系议处、议叙、议恤告病、休革官员，并造补船只、添建兵房、衙署等项，科抄。业经本部具题，奉旨，尚未行文及科抄交部，未经题复各案，将具题正本，速即交部抄写，以便办理，俟完结后，移还备案，行文各省督抚、将军都统、副都统、提镇、转饬各营将乾隆五十六年起至本年九月二十九日止，事关绿营议处、议叙、议恤，军政卓异、荐举及添建营房、船只等项，凡有职方司案呈，已经核复行文案件，按到部文□，悉行抄录原案并将奏题、奉旨日期按年分别造册，限三个月送部备案，其有送部尚未接到部文、题咨各案于文到之日，迅即逐案查明补行送部核办，至本部行取职名案件尚未送部者，务须逐案开送，均不得笼统造送，以致遗漏含混。各属营衙大小武职官员经制官册，行文各督抚、提镇、衙门，造具实在年岁、履历并将级功加及任内一切参罚、限缉、限赔事故案件，毋论已未抵消，详细查明案由，造册转赍送部，补行核对，注毋得舛错、遗漏。”[22]357此份档案内记载了司务厅需要的档案的要求，盛京内务府在收文后，将所需汇抄的档案原件按年抄录。除了盛京内务府需汇抄的档案内容外，档案内也记载了盛京内务府所存兵部损毁档案的抄录情况：“本衙门正在抄录咨送之际，旋于本年十二月初八日复准盛京将军衙门来咨内开，右兵司案呈，准兵部咨开，相应知照该将军查照，自七月初一日起至九月二十九日止，有送本部文移，即抄录补送，以便办理等因前来。随将本衙门自乾隆五十六年等起至本年九月二十九日止，历年来行案卷检查，除将五十六等年并无来行案件外，仅将五十七、九、六十并嘉庆元、二、三、四、六年来文二十一件，五十七、八、九并嘉庆二、三、五、六年行文十六件，抄录清册二本，并补造本衙门三旗，现年春秋二季，经制册六本，一并咨送兵部查收外，仍知照盛京将军衙门可也。”[23]358盛京内务府在查阅本衙门自乾隆五十六年（1791）起至嘉庆六年（1801）九月二十九日止的案件后，按照年份抄录清册二本后移交兵部。

由上述档案可以发现，嘉庆年间各地多次发生火灾，损失了大量的档案，而为了补充这些损毁的档案，便于日后的核对，需由各相关部门将本部门存贮的相关档案重新抄录并移交。盛京移交了本处存贮的大量档案，这部分档案为补充烧毁档案发挥了重要的作用，将档案进行汇抄，补充损毁档案的同时，档案原件继续存储在盛京，起到档案保护的作用。

2.补充因保护不当损毁的档案。除了失火造成的档案损失，因为档案的保护、管理不当，也有大量的档案被毁坏。浙江司职掌审核浙江省的刑名案件，嘉庆年间，其保存的所有历年档案损毁严重，因此要求包括盛京在内的各省衙门将凡浙江司案呈的案件，造冊送部备案。《盛京将军衙门为户部浙江司档案残损请造送各紧要案件清册等事咨盛京内务府》内记载：“盛京将军衙门为咨，行事左户司案呈，嘉庆十六年四月十八日，准户部咨开为咨取事，浙江司案呈嘉庆十六年闰三月初二日，本部浙江科房所有历年档案多有残毁，难以查对，除题销各案职司，现在清查，俟查竣之日，另行呈明办理外，所有办过各案已经核复，行知各该省者，应通行各直省督抚、将军、府尹，盐政及在京各衙门，并值年旗，转行八旗都统，凡有浙江司案呈之件，自嘉庆十一年正月初一起，至十六年闰三月初二止，应题咨紧要事件，于文到日起算，外省限三月，京咨限一月，全行造册送部备案，其现在未奉部复及紧要之案，迅即查明，先行咨报，如有应行随案核对之各案册，应一并咨送，以凭核办。事关钱粮出入，各该处接到部文，赶紧造报，立候查办，毋任延缓可也等因前来。除查有浙江司案呈之件，即行抄送外，应先行声明咨复户部查照，并咨行盛京五部、三陵总理事务衙门、六边衙门、盛京内务府、奉天府尹衙门、熊岳、锦州副都统衙门查明，经行报部，暨移付兵刑工三司，恩赏银库、官参局一体查明，经行报部可也。”[24]44-45盛京内务府在收文后，需要将嘉庆十一年（1806）正月初一起，至十六年（1811）闰三月初二止的浙江司呈送归案的紧要案件，在三个月内全行造册，送往户部备案存查。

嘉庆十三年（1808），巡察衙署倒塌所有存贮的档案被毁，须盛京各部将巡察稿案，抄录后移交巡察衙门。《盛京内务府为造送嘉庆八年至十三年所以来行事件注销清册等事咨盛京巡察衙门》内记载：“巡察衙署倒塌，所有存贮稿案俱被浸污糟烂，本堂无凭查照，相应咨行盛京五部将军衙门、奉天府府尹并三陵事务衙门、总管内务府希即派员，所有嘉庆八年巡察行取稿案，逐件详细抄录，毋得草率遗漏，务于三日内咨送巡察衙门，以备查照办理。”[25]169“嘉庆八年闰二月二十一日起，至十三年十二月二十九日止，库内存贮各项银两及仓存粮石数目造具四注清册各一本，咨送钦命巡察衙门。”[26]170盛京内务府在收到文后，于嘉庆十三年底移交到巡察衙门。从《黑图档》可见，盛京内务府将本部存贮的档案汇抄件进行移交，为其他部门损毁的档案补充了重要的内容。档案的记载也表明了当时对于档案保管的不重视，导致了大量档案的损毁。

利用清代地方档案整理成果《黑图档》，以盛京为例，分析清代地方档案移交工作情况。与现代档案移交工作有所区别，清代地方移交的档案并非移交到统一的档案管理机构，而是根据档案性质的不同分别移交到不同的管理部门，实现不同的价值。移交工作不只是为了以备查考，同时补充了大量损毁的档案。通过档案汇抄，汇集了大量的档案，档案专题汇抄将相关的档案集中，更利于档案的利用，且促进了档案的保护。利用档案的汇抄件，而保存档案的原件，是现代档案工作中普遍采用的利用方式，可以看到汇抄存查制度在当时的先进性。