大数据背景下科研单位数字档案室建设研究

杨晓红

【摘要】在信息数字化、管理网络化的大数据时代，科学技术的发展推动了档案管理工作的变革，促进了档案信息资源的开发利用，也为海量知识管理提供了快捷有效的技术保证。科研单位开展数字档案室建设既为产品研发工作提供有力的技术保障，也是迎接信息时代知识管理挑战的重要策略，因此科研单位应当在明确数字档案室建设目标的基础上采取有效措施，积极推进数字档案室的建设。

【关键词】数字化;档案室;建设

随着信息技术的不断发展，各种载体的信息资源越来越丰富，数量庞大、种类繁多的数据信息已成为众多企业和科研机构主要的信息战略资源，现有的档案管理模式已难以适应现代技术研发工作发展的需要，建设现代化的数字档案室已成为科技档案工作提质增效与创新发展的必由之路，它既是创建“一流”研究所的根本保障，也是衡量科研单位信息管理工作水平的重要标志，为此，科研单位应根据技术发展和管理创新的需求，不断提升知识管理和信息管控工作水平，积极探索科研单位数字档案室的建设策略，制定切实可行的实施方案。

一、科研单位档案室管理工作现状

科研单位档案室集中统一管理各种类型具有保存价值的信息资源，为科研、生产、管理提供具有利用价值的知识信息，在保障支持本单位的产品研发和管理创新的基础上，实现科研成果的保值、增值。目前，科研单位档案室的管理水平常常局限于本单位的信息技术应用水平，同时受制于科研单位的规模效益，每年投入的人员、经费是有限的，相对于综合档案馆来说，科研单位数字档案室的建设刚刚起步，OA、PDM、ERP等项目管理系统和企业资源管理系统产生的信息资源呈分散存储、管理状态，以至于影响了技术人员、管理人员充分有效地利用各类档案信息资源，在一定程度上制约了技术创新和产品研发工作的进程。由于传统的档案管理方式及初中级档案管理系统已不能满足大数据环境下科研工作快速发展的要求，同时档案室部分人员因信息管理技能的缺失，难以满足数字档案室现代化管理的要求，在为用户提供高质量、深层次的信息资源服务时具有一定的局限性，因此科研单位需要大力加快数字档案室的建设。

二、科研单位开展数字档案室建设的意义

数字档案室是机关在履行职能过程中建立的档案信息集成管理平台，通过运用现代信息技术，对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，利用网络和计算机技术实现档案信息存储电子化、传输服务网络化，主动、全天候为用户提供服务，最大限度地实现档案信息资源共享，实现知识资源的有效整合、利用，从而实现档案室从文件资源管理中心向知识信息管理中心的转型。为了引领机关企事业单位档案工作的升级转型，积极推进数字档案室的科学建设和管理，国家档案局根据《中华人民共和国档案法》《数字档案室建设指南》等有关规定，制定了《数字档案室建设评价办法》，建设数字档案室已成为科研单位信息化建设的重点工作。数字档案室的建设不仅改变了人们获取信息、组织信息、利用信息的工作方式，而且提高了产品研发能力和科研工作效率。

三、科研单位数字档案室建设

（一）确定科研单位数字档案室建设的目标——知识管理。数字档案室是科研单位具有重要查考利用价值的知识资源中心，科研单位首先要明确数字档案室的建设目标——知识管理，在档案信息化建设过程中，深入调查研究科技工作特点和发展规划，重点是科研工作对信息资源的需求情况，建立一个高质量、规范化、集成度较高的能满足科研单位研发需求的信息资源管理系统，从而实现信息资源的快速检索和共享利用。通过建设数字档案室，实行网络应用权限的合理配置，改变落后的信息资源管理、利用、保管方式，使信息资源7×24小时发挥其效用。为了实现科研项目信息资源的有效管控，中国电科第38所通过建立完整系统的工作机制和实施方案，大力推进数字档案室建设，应用PDM系统，综合管理图纸、文件资料的编制、审核、归档、更改、检索、统计、借阅等工作，建立基于局域网的产品数据管理系统，可以为用户提供项目信息生成、审签、利用一站式服务，项目组成员通过该系统查询所需要借阅的文件，浏览科研项目归档信息，并在网上进行核查，以表单的形式提供科技管理部门、研发部门所需文档的名称、文号、责任者、归档时间等综合信息，档案管理人员通过网络及时处理归档文件，极大地方便科研人员快速获取所需要的信息资源，提高了档案信息的利用效率。随着OA、ERP系统的广泛应用，科技研发过程电子信息呈现快速增长态势，我们积极推进数字档案管理系统升级改进，通过网络对OA、ERP、PDM等系统中产生的有保存价值的信息进行集中收集整理，从而实现高效便捷的统一管控及提供利用。

（二）提升档案管理人员专业能力——信息挖掘。数字档案室是运用现代计算机技术和网络技术建立的数字信息资源管理中心，优秀的档案专业人才和良好的软硬件设备是建设数字档案室的必要条件。优质的人力资源是数字档案室建设的关键，面对日益增多的信息资源和“用户第一”的服务要求，引进和培养具有先进管理思想和专业技术的高素质人才尤为重要，档案室管理人员要有与时俱进的思想，在不断地学习中充实自己，更新专业知识，优化知识结构，利用计算机技术、网络技术、多媒体技术、信息存储检索技术管理数字档案室的各种信息资源。档案人员要有管理创新思路，及时关注用户需求，根据科研单位产品质量审核的要求，以产品研制生命周期为主导，以智能应用系统为辅助，做好信息采集关联匹配工作，快速实现“项目—人员—档案”同步管理。

（三）制定数字档案室管理规范——制度优化。管理制度是实现数字档案室规范化管理的根本保证，我们在贯彻实施《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价办法》等相关规定的基础上，研究制定全面系统的、具有科研单位特色的数字档案室管理制度标准，如：《PDM系统中科技文件、研试文件、任务书归档管理规定》《PDM系统中设计文件归档管理规定》，完善电子文件归档管理、长期保存等标准规范，如：《软件文档编制要求》《ERP系统基础数据管理规范》等，在有序开展电子文件国家標准采标的基础上，参与制定本单位相关标准。我们按照《纸质档案数字化规范》《录音录像档案数字化规范》《档案数字化光盘标识规范》等标准，对传统载体档案进行数字化整理，按照《电子文件归档与电子档案管理规范》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》《基于XML的电子文件封装规范》等标准，对电子文件实现规范化管理。

（四）构建数字档案室硬件平台——智能高效。数字档案室的硬件设备主要包括数字档案室专用服务器和存储设备，科研单位建设数字档案室时，应在统筹规划的基础上，以智能高效作为构建数字档案室硬件平台的准则，明确配置要求，确定采购计划，采用主流产品和先进技术建立网络，具备大数据访问处理能力及良好的兼容性，对计算机、服务器、扫描仪、刻录机等设备的购置、改善、升级要优先考虑。数字档案室的硬件设备建设既要满足目前的实际应用，又要考虑未来技术发展的需要，同时加强数字档案室安全保密体系建设，严格执行涉密信息系统分级保护管理要求，开展应用系统安全测评，以保障信息系统的安全性、可靠性。

（五）加强馆藏档案数字化建设——集中管控。传统载体档案信息资源数字化是数字档案室建设的一项基础工作，数字化信息的收集积累是开展信息资源服务的首要条件，档案室的数字化资源主要包括本单位的研究项目、情报资料、管理文件等，我们在丰富和优化数字馆藏资源的同时，不僅要做好传统载体档案数字化处理，还要做好数字化资源的开发利用工作。在传统载体档案数字化建设方面，对现有重点项目的纸质文件进行扫描等数字化处理，转换为数字资源。为了快速准确地提供数字信息资源，档案人员按照专业、专题对网络信息资源进行科学系统地收集、分类、整理，根据用户需求按项目建立专题数据库，使用户能够快速、准确地查询所需信息。

（六）创新数字档案室的服务模式——实时联动。面对信息资源急剧增加的状况，以知识管理为中心，最大限度地开发利用信息资源是数字档案室建设的核心，因此开展档案数据挖掘和信息资源共享，可以充分满足用户对文献资料的需求。在建设数字档案室过程中，我们运用了系统集成、大数据技术，对现行的各类数字资源进行整合开发，建立跨平台信息管理检索系统——数字档案管理系统，在统一界面的系统中对不同数据源的信息进行综合处理，用户可以通过该系统快速获取不同的数据源信息，跨平台信息检索系统建设提高了信息资源的查全率和查准率，有利于提高项目研发、设计、生产的效率。为了提高档案信息资源的利用率，我们拓展了档案信息服务的方式，通过建立网络信息咨询平台，开展了网络咨询服务，用户利用网络平台和网络通信系统，在网上提出问题，管理人员可以立即给予解答，及时为用户提供信息咨询服务。

运用先进的信息技术建设数字化档案室，是档案工作的发展方向，大数据技术和人工智能的广泛应用，不仅促进了档案事业转型发展，而且推动了数字档案室建设。科研单位加快建设数字档案室的进程，是在对传统档案管理模式进行变革的基础上，为科研院所的知识管理提供了先进高效的信息资源服务平台，通过对各种信息资源统筹管控，实现知识共享，推进科技信息服务的深度和广度，增强了科研单位的技术竞争力和科技创新能力。

【参考文献】

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