浅析退休人员人事档案管理工作

李杰

摘要：随着中国老龄化速度的不断加快，事业单位不断的创新改制，其退休人员的数量也在日益增多，与此同时退休人员的人事管理工作就变得尤为重要。但现阶段各个单位对退休人员的人事档案的管理问题均存在着一系列的问题。文章以该方面为题，分析了退休人员的档案管理工作的现状。就其中存在的一些问题进行了一些浅析。也对此提出了一些相关的解决方法。

Abstract： With the rapid aging of China， continuous innovation and restructuring of public institutions， the number of retirees is also increasing， at the same time， the personnel management of retirees has become particularly important. But at present each unit has a series of problems in the management of personnel files of retired personnel. This paper analyzes the current situation of retired people's archives management. Some of the existing problems are analyzed. Some relevant solutions are also put forward.

關键词：人事档案;退休人员;档案管理

Key words： personnel files;retirees;archives management

中图分类号：G271                                        文献标识码：A                                  文章编号：1006-4311（2020）14-0106-02

0  引言

本人就职于某医院的综合档案室，日常工作为管理医院职工的档案资料。在本院的工作过程中，发现档案管理存在着一些问题。例如：本院档案室人事档案现存1100卷左右，其中离退休人员占比近30%。其中在职人员档案严格按照国家规定进行装订收录，但离退休人员中由于其本人工资已经转入社保，档案的建立、收录、调用等均存在着诸多争议性的问题，甚至其中还存在档案记录不全、丢失的现象。经了解，这一问题并非个例，其他各个单位在这方面也存在着类似问题。档案与人们日常生活息息相关，方方面面的问题均需要依据档案来进行解决，档案的重要性由此可见。退休人员人事档案的管理问题不容忽视。

1  人员人事档案管理的意义

人事档案主要为记录个人的经历情况，也被称为中国人事管理制度的一项重要特色指标。从个人角度方面来说：“它记录个人的学历情况、工作经历以及资历等重要的情况资料，其中个人的薪资情况、社会保障、组织关系也与此紧密挂钩。”从单位角度来说：“人事档案被各个单位充分利用，在录入员工、员工转正、员工的职称申报等方面评判均依靠档案资料。并合理利用档案资料对人员进行分析，寻找合适岗位，提高工作效率，增加单位收益。”从国家角度来说：“国家的发展离不开人才，在人才的评估过程中档案就显得尤为重要。”由此可见，人事档案的整理工作，不仅对个人有着尤为重要的作用，对国家、对各个单位的作用也同样不可忽视。

在档案管理过程中，管理体系的建立至关重要。管理体系的建立，能够体现出单位对人事档案建立的重视程度。良好的档案管理体系，不仅能够方便档案信息的查询、更改、调用，而且能够提升交流和沟通的效率、提高获取信息的速度和准确性，满足管理时效的需要，让医院的工作效率得到显著的提升，达到事半功倍的效果。各个单位在人事档案管理过程中怎样才能更高效利用管理人员档案信息是一种智慧的体现。

2  退休人员人事档案管理的现状

2.1 档案管理中存在的问题

2.1.1 管理体系不健全  工作都应建立完整体系、讲究效率分工。但目前由于各单位的管理体系、档案管理制度并不完全相同，造成的差异性，给档案管理工作带来了很大的不便性。现阶段国家高速发展，特别是计算机行业的发展处于空前盛世，国家也曾出台过相关政策，推进各行各业利用现代信息技术发展的优势，提高工作效率，加速自身的发展。但目前仍有个别单位依旧选择延用“传统的制度体系”，一味的整理录入“纸质化档案”，最终导致出现档案利用率低下、检索困难等等问题，而致使大量的人力物力被浪费，也使得整个档案管理体系并不完整，最终导致档案工作的收益并没有得到最大化实现。

2.1.2 退休人员的档案管理机制混乱  目前随着国内人口不断老龄化，退休人员也日渐增多。由于退休人员本身存在着明确的社会特征性，牵扯到社会补助、医疗保险等相关问题，方方面面均需依靠档案资料。这样的情况下，个人档案信息的保存和使用就显得尤为重要。但由于退休人员离开其原有的事业单位，其具体收入档案的单位、机制却一直含糊不清。档案的收入到底是属于原先事业单位还是社保等相关机制，社会各方面均存在着疑惑，这就给退休人员人事档案的管理工作带来了一些问题以及难度。问题如果不得到及时有效的解决，档案不完整甚至丢失很有可能就是最后的结果。到那时，将对退休人员以后的生活产生各种各样的影响。例如：资产的调用、过户、劳保资金的申请、查询等等，如出现问题，后果将无法想象。但现阶段，如退休人员档案管理混乱的问题得不到有效解决，该现象将持续存在，这一问题应该引起人们的足够重视。

2.1.3 档案管理人员专业性差  很多单位对人事的档案管理工作没有给予足够重视，也没有在此方面投入足够的资金，最后可能会导致档案信息没有得到很好的管理。现阶段，很多单位的档案管理人员存在“鱼龙混杂”的情况，兼职人员从事档案管理工作的现象屡见不鲜。这些非专业人员对档案管理工作缺乏足够的了解，也不了解该项工作的重要性，只是盲目的收录档案，而缺乏对档案进行专业化的整理。最终可能会导致档案信息资源无法得到有效利用，甚至有可能导致档案的丢失、收入错误等情况发生。

2.2 社会中各个基层意识浅薄

2.2.1 单位不注重员工人事档案管理  在单位的日常工作中，更加注重的是经济发展、人才调用等具有收益化的工作。很多单位往往重视人才的能力水平，但常常忽视了对人才本身的档案信息管理。据相关调查研究表明，大多数单位对员工的生产生活条件能够给予足够重视，但却对员工的人事档案管理却漠不关心。目前，忽视人事档案管理特别是忽视退休人员的档案管理，已经是现在很多单位的“通病”， 各个单位在人才方面的档案管理工作都存在类似问题，这一问题已经成为各单位在录用优秀的人才中的“绊脚石”。

2.2.2 退休人员自身意识浅显  退休人员在此方面意识不强，对自身权益问题并没有做过系统的了解，对于国家出台的相关法律规定漠不关心，法律保护意识淡薄，在自身利益遭受侵犯时并不懂得用法律武器保护自己。甚至有很多人觉得自己退休之后，人事档案也就失去了意义，并没有了解其内在价值，更没有把自身利益与档案信息紧紧联系在一起，这就导致退休人员档案管理得不到其个人本身的重视监督，致使档案管理问题频发，很多问题也就由此产生。

3  退休人员的人事档案管理的改进方案

3.1 明确退休人员档案的管理体系

退休人员在退休之后档案，是在原有单位保存还是转入社保等组织的档案中，存在着不明确性，整個管理过程中牵扯大量的社会管理部门，存在普遍混乱的情况，最后可能会导致档案无人过问、无人整理的现象发生。要想改变现状首先应该明确退休人员的档案管理事宜究竟应该归属那个部门管理，明确人员的岗位职责，建立完善高效的档案信息管理体系。与此同时，单位也应加大资金投入，成立专门管理退休人员档案的机构，聘请档案管理方面的专业人才，对退休人员的档案信息进行合理、专业、准确、有效的整理，为退休人员的退休生活提供保障。

3.2 转变观念完善制度提高效率

3.2.1 转变传统观念  现阶段，纸质的档案录入方法依旧被大多数的单位所用，但这种方法浪费大量的人力物力，也不方便对档案信息进行检索、获取、传输、处理、存储、应用等。随着现在社会的不断信息化，电子档案应被更好的利用。但如果把机械的抄写档案变成机械的录入，那就失去了电子录入的意义。应为退休人员建立专门的平台，处理退休人员的相关档案，规范档案格式，整理档案信息，对档案进行整理分类。例如：可以按照入职时间、工作表现、职称竞升等方面进行具体的分类，对退休人员档案进行合理化管理，以便方便其档案的查找、调用、管理。

3.2.2 完善制度提高效率  建立健全的管理制度，规范流程，落实到各个部门，进行合理分工落实到各个人手中，确保档案的规范性、标准性、系统性，使整个工作流程规范起来。也为日后的工作带来了便利、提升了效率。退休人员牵扯的社会关系复杂，牵扯的监管部门较多。各个部门的协调调用也是一大问题，合理的建立各个部门之间的配合枢纽，应建立良好的工作配合关系，进行相应的协调调用。把工作合理落实、合理分配，避免出现不必要的错误，最大限度的保护退休人员的自身权益，完善各个方面制度，最终提高效率。也可以适当增加一些监管部门，使退休人员的自身权益得到最大的保障。[1]

3.3 社会上各个方面提高重视程度

3.3.1 提高退休人员自身的重视情况  退休人员应提高自身责任意识，关心个人人事档案。无论你是在职还是准备离退休，档案都应该是你最为关心的事情。可以利用网络进行相关规定的查询，落实档案信息的具体位置，保护自己的档案信息完整，使自己不至于因为档案管理信息缺失，影响到今后的生产生活。与此同时，自己也应该对单位档案管理进行一定的监督。只有自身责任意识上去了，才能保护自己应有的权益，使自身利益得到最大化。

3.3.2 提高单位的重视情况  作为员工的“第二个家”，单位也应该尽到应尽的责任和义务。首先，单位应该有一定的责任感，率先把退休人员的档案管理问题重视起来。在现阶段，各单位应加大经费的投入，建立专门的人事档案管理库房，逐步完善档案管理的信息技术及手段，建立具体的人事档案管理体系，招收专业高素质的档案管理人员，对人事档案进行整理收录。特别是要发挥现代化信息技术在医院档案管理中的积极作用，用专业技能对退休人员的档案进行合理化的整理、录入，做好各个方面的硬性保障等。

此外，针对目前退休人员普遍存在着对自身对权益以及相关法律规定概念模糊不清的现状，各单位也应通过不同角度采用各种方法，在日常工作中组织开展相关的档案知识等方面的宣传培训工作。可以在员工离退休之前进行专业的知识培训，以提升退休人员自身的重视程度为目的，把档案信息管理责任意识与日常工作相结合，这样员工才能真正重视起来，自己保护自己应有的权益。

4  总结

目前，人口老龄化严重，退休人员已经成为一个庞大的群体，就医院的现阶段情况来看退休人员的档案问题已经“迫在眉睫”，整个社会上，退休人员均存在类似的问题，更应引起相关部门的重视。对于社会化管理而言，服务性的工作中“以人为本”最为重要，而退休人员的档案管理工作更是一项基础性工作。它作为退休人员的老年生活的保障，单位不能推卸责任，让退休人员寒了心。作为档案管理工作人员，我们更应该充分意识到，这份工作的重要性，做好每一位退休人员的人事档案管理工作，建立并完善有效的管理制度、管理体系、相关制度等。重视退休人员档案的管理工作，不断完善体系，提升服务品质，让社会各个行业放心，更让退休人员放心。

参考文献：

[1]秦书贞.浅谈社保档案信息化管理[J].华章，2011，27：325-326.

[2]陆燕华.从干部人事档案专项审核看高职院校的干部人事档案管理[J].价值工程，2019，38（35）：37-38.

[3]陆冬梅.高校电子文件一体化管理中人事档案管理机制与对策研究[J].价值工程，2019，38（23）：115-117.