浅析高校档案信息安全管理措施

汪文鑫

摘 要：为适应国家经济高质量发展的现状，提高我国就业人员素质，高校实行积极的招生政策，扩大招生规模。随着学高校生数量的不断增多，高校档案信息安全面临极大考验，急需采取行之有效的安全管理措施高校档案信息。

关键词：高校档案;档案安全;管理措施

2020年2月28日，教育部副部长翁铁慧表示今年将扩大高校招生规模，硕士生和专升本扩招人数约为51.1万人。

随着招生规模的扩大，在校生数量逐年增加，增加了档案管理的工作难度和强度，对档案管理工作是一个极大的挑战。“互联网+”时代的到来，大数据技术在高校档案管理中的应用，为档案信息管理带来便利的同时，也增加了档案信息安全的风险性，只有全面分析当前档案信息安全管理方面存在的问题，才能更有针对性地提出相应的解決措施。

一、高校档案信息的重要性

于高校自身而言，高校档案包括教学科研、党政建设、学校基本建设及财会等九大类别，真实记录了自办校以来学校的发展历程，能直观反映出高校在建设和发展过程中取得的成绩以及存在的问题，对高校今后的发展规划及办学定位具有极为重要的作用。

于教育科研而言，高校档案信息记录了学校学科教学发展的历程，记录了教师开展教学科研活动的情况，客观真实地展示教科研过程中的优缺点，通过研究分析，可以把握不同学科的特点及发展规律，制定出更适合本校学科发展的政策及规划，同时对学校学位点评估和科研成果展示等方面提供强有力的材料支撑。

二、高校档案信息安全管理的必要性

高校档案在学校发展和科研教育等方面发挥着不可替代的作用，能客观真实地还原各个历程阶段所发生的事件。究其根源，这种客观真实性源自于档案的原始性。档案原件的参考和还原价值是任何材料都无法替代的。只有档案原件才能真实客观全面地展示某个时间点发生的某个事件，因此具有真正的参考价值和不可动摇的权威性。目前，对高校而言，档案信息安全管理主要存在以下两方面的问题。一是纸质档案面临着损坏和丢失等风险，二是大数据技术存取的档案面临着信息泄露及黑客攻击等风险，因此急需系列行之有效的措施去规避这些风险，提高档案信息的安全性。

三、高校档案信息安全管理存在问题

（一） 档案管理人员缺少档案安全管理意识

在高校档案信息管理过程中，存在档案安全管理重视度不高的问题。从高校层面看，部分高校缺少具体细致的档案安全管理制度及相应的处罚条例，存在档案管理制度混乱和档案管理工作不严谨等问题。从高校档案管理人员看，目前高校在职的档案管理人员缺少系统的培训教育，相关档案安全管理的理念、意识和技能等存在不同程度的欠缺，部分档案管理人员认为，档案归类到档案室即可，不需后续的管理，档案始终处于安全的状态。在开展相关档案管理工作时，难免出现因专业素质不强造成的纰漏，对档案安全管理造成负面影响。

（二） 档案管理设备安全性不高

随着科学技术发展，档案管理设备的安全性不断提高。高校纸质档案的保存设备处于落后的状态，保存档案的专业性过低，存在因环境等因素变化造成损坏的隐患，防火防盗性不强，很难保证纸质档案的安全性。

大数据技术的普及为高校档案管理提供了技术支持，同时增加了档案管理的风险。目前很多高校借助大数据技术管理档案还处于起步阶段，相关设备不够完善。

（三） 高校师生的档案安全管理重视度低

高校教师档案安全管理重视度低。高校教师承担教学和科研两方面的责任。从教学方面看，高校教师需要做好任教科目的教学档案的管理工作;从科研方面看，高校教师需要做好参与主持项目等的资料管理，但多数教师缺少档案管理方面的意识，易造成资料外泄。

高校学生档案安全管理重视度低。部分档案须有学生自我保管，由于在校时间长，经常发生学生部分档案资料丢失的情况，尤其是临近毕业时，学生补办各种档案资料，为高校相关部门造成较大工作压力。

四、高校档案信息安全管理策略

（一） 加强对档案管理人员的培训

高校应定期对高校档案管理人员组织开展线上线下的档案安全管理教育培训，通过邀请学者讲座、承办档案管理类会议和线上专业培训等方式，宣讲科学合理的档案管理原则，让档案管理人员明确自身工作的基本准则，提高安全意识，保证档案信息管理的安全性;分享档案管理的方法，提高档案管理人员的专业知识素养和专业技术能力，保证档案信息管理有序安全开展;借助高校因档案信息管理不当而出现问题的反面案例，为档案管理人员敲响警钟，切实明确档案安全管理的重要性。同类别或同地区兄弟院校可以不定期开展档案管理交流会，交流在档案管理方面的出现的问题及积累的经验，互学互鉴，共同提高高校档案管理水平。在进行档案管理人员招聘时，可选聘档案专业的应聘者，提高高校档案管理方面的专业性，使档案信息的安全管理更成体系，保证档案信息管理的规范性及安全性。

提高档案管理人员安全意识。通过制度规范和专业培训，确保每位档案管理人员明确自己的职责，明确档案安全管理工作的重要性，提高档案管理的安全意识，增强日常工作的保密意识。在日常档案管理过程中，分工明确，责任到人。如出现涉及档案安全问题，必须按照相关制度规范，明确主体责任，采取相应的惩罚措施。

注重提高档案管理人员的职业认同感和职业素养，明确档案管理人员的职业价值，以更积极高效专业的态度开展档案信息安全管理工作。

（二） 升级档案管理设备

档案管理设备是保证档案信息安全的重要举措。针对纸质类的档案材料，除了要做到分类整理归档外，还要注重保护档案的原始性及无损性。通过先进的档案管理技术及设备，尽量避免因气温和湿度等环境自然因素对档案造成的损坏，同时注重储存管理的条件，严格限制档案借阅，提高档案管理设备的安全性，避免因管理不当造成的损坏或因其他因素造成的丢失。

大数据与档案信息管理结合紧密，给高校档案管理带来便利高效的同时，也带来了相应的安全隐患。在借助大数据技术实现档案信息化管理的过程中，信息技术和设备成为保证档案信息安全的关键一环。目前高校对档案信息化管理的安全性关注度不高，设备升级引进等受到资金难以申请等多方面的限制。需相关档案管理人员明确设备技术与档案安全之间的相关性，通过合理合规流程申请安全性强的设备支持。档案管理信息技术引进也是重要一环。档案管理信息技术与档案安全密切相关。近年来，报道中出现不少学生入侵学校系统修改档案等情况，为高校档案管理工作造成极大的压力。因此高校要引进相关技术，保证档案管理系统的稳定性和安全性，避免因非法入侵造成的负面影响。

（三） 增强高校师生档案管理的安全意识

通过学校官网及校园横幅等方式，提高高校师生档案管理的安全意识。对于高校教师来说，可借助隶属学院及教研室进行集中教育，引导高校教师分类整理好相关档案资料。教学方面的资料除了上交学院外，对重要档案资料要做好备份，对任教科目的教学资料按类别归纳整理，为后续教学研究和评估做好准备。科研方面的资料要注重保护，尤其是涉及项目的资料，要增强档案保存的安全意识，避免资料泄露造成的损失。对于高校学生来说，要明确档案资料的重要性，尤其是毕业生，应加强档案安全意识的教育，明确学校档案管理的制度和流程，明确档案在升学就业过程中的重要作用，避免因档案丢失而影响升学就业等。

高校档案所具有的重要价值决定了档案信息安全管理需引起极高的关注。高校要提高档案管理人员的专业素养和安全意识，升级档案管理的设备和技术，通过宣传教育，在全校范围内明确档案信息安全管理的重要性，推动学校整体档案安全管理的进一步发展。

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[2]赵跃.档案安全体系研究的理论溯源[J].档案管理，2017（2）：14-16.

[3]李瑞.高校档案工作安全体系构建浅议[J].陕西档案，2015（4）：18.

（作者单位：山东传媒职业学院，山东  济南   250000）