信息化背景下加强事业单位财务档案管理构想

丰金云

内容摘要 随着信息化时代的到来，我国事业单位的档案管理工作也融合了信息化技术，使财务档案管理效率有了大幅提高。然而，档案管理信息化程度越高，暴露出来的问题也越多。文章旨在通过分析档案信息化的含义、档案信息化建设的重要性，找出当前档案信息化过程中存在的主要问题并找到有效的解决措施，力求让档案信息化管理工作简单、高效、安全。

关键词 信息化 事业单位 财务档案管理

1 档案信息化概述

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程[1]。随着时代进程的不断加快，档案信息化建设势在必行。如何加强事业单位财务管理值得深入研究探析，事业单位需要认清时代发展特征，按照时代发展方向改革财务档案管理工作模式，充分利用现代化技术加强档案管理，完善档案信息化建设。财务档案作为重要的研究资料，其价值较大，实现财务档案信息化管理，可以增加档案资料的利用率，有助于提高事业单位的整体管理水平，确保项目顺利实施。

2 档案信息化建设的必要性

在信息化背景下，建设档案信息化尤为重要，是时代发展的必然趋势。事业单位财务档案管理工作必须要落到实处，其影响较大。通过档案信息化建设，能够提高事业单位财务档案管理的工作效率，更加完整地保存档案，并且保存的时间会更长久。同时，也便于档案管理人员进行资料查找、检索，这无疑减轻了工作人员的工作量，大大节省了工作时间，有助于实现管理工作效率的提升[2]。随着信息技术的不断发展与成熟，事业单位需要保持先进的管理理念，转变财务档案管理方式，充分把信息技术利用起来，从而更好地对财务档案进行管理，使其优势呈现出来，提升档案管理的价值意义。

档案信息化建设是应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程，可以提高档案的利用率，把档案的作用充分发挥出来。实现事业单位财务档案信息化建设，能够满足当前形势发展需要，可以保障档案安全，从而增强档案管理的有效性，保证事业单位的各个项目正常运作。在信息化时代背景下，我国各项事业都已向信息化方向加速发展，加强档案信息化发展至关重要[3]。长期整理冗长烦琐的财务档案资料，会降低档案工作人员的工作热情，与当今时代发展趋势不相符合。为此，事业单位需要重视档案信息化建设，确保财务档案管理满足时代发展特征，以此跟上时代发展步伐，提高财务档案管理的实效性。

3 当前档案信息化过程中存在的困境

3.1 档案信息化建设参差不齐

档案信息化建设依赖于信息技术的应用，因各地的信息技术发展存在差异性，档案信息化建设参差不齐，这影响了档案信息化建设的整体水平。一般来说，在经济水平较高的一线城市，档案信息化建设相对完善，其投入的资金和技术比较充足。而对于经济发展落后的城市，其档案信息化建设还存在诸多问题，档案管理水平还有很大的提升空间。

3.2 档案信息化管理专业人才不足

档案管理必然离不开专业素质较高的人才，档案管理涉及的事物较多，其工作烦琐冗杂，管理人员需要具备一定的专业素质，才能实现档案管理工作水平的提升，充分利用档案资料发挥其应有的价值。财务档案管理区别于普通的档案管理，尤其在信息化背景下，储存的财务档案量较多，管理人员需要对其整合、归档，把相关的档案归纳到同一级目录中，便于日后在信息系统中查找、提取。

档案信息系统的应用，需要档案管理工作人员具备一定的硬件应用能力，能够规范使用。在新形势下，档案信息化管理制度显得极为重要，它是开展档案信息化管理的思想指导，是确保有序开展档案管理工作的重要因素，档案信息化管理工作人员需要将完善的制度作为工作依据。因此，事业单位需要制定完善的財务档案信息化管理制度。

3.3 档案管理人员缺乏信息化网络管理意识

在信息化背景下，档案管理从以往的纸质归档管理转变成了网络管理，其工作模式发生了很大的改变，一些档案管理人员仍旧保持以往的工作思想，对新型的信息化管理不太适应，缺乏信息化网络管理意识，这影响了档案信息化建设进程。在当前形势下，若是档案管理人员缺乏网络意识，可能会导致档案存在风险，混淆档案资料，在很大程度上会影响档案的利用率，造成不必要的损失。数字化处理档案是时代发展的必然趋势，档案管理人员必须要保持与时俱进的工作理念，提高自身的网络管理意识，以此促进档案管理工作效率的提升。

4 加强事业单位财务档案信息化管理的有效途径

4.1 明确财务管理工作目标

在信息化背景下，事业单位需要明确财务管理工作目标，从实际出发，对自身的财务情况进行全方面的分析，根据实际情况，做出科学合理的财务规划，以便更好地推动财务工作的有序实施。事业单位的财务工作相对比较复杂，其中涉及的内容较为繁杂，明确财务管理工作目标，是实现财务档案信息化管理的根本条件，是重要的指导思想。事业单位需要具体情况具体分析，结合所开展的项目，综合各个因素，设立明确的财务管理目标，确保有效地开展财务档案信息化管理工作，促进财务管理整体水平提升。

4.2 建立科学合理的信息化财务管理制度

目前，仍然有一些事业缺乏科学合理的信息化财务管理制度，影响了档案管理工作的有效性，制约了财务管理水平的提升。基于信息化视域下，事业单位必须认清时代发展趋势，革新财务管理制度，根据自身的发展实际情况，建立科学合理的信息化财务管理制度，以此确保档案管理工作的有序实施。财务管理制度的规范性，与事业单位的项目运作有着紧密的联系，对事业单位的影响颇深，事业单位可从自身的项目运作出发，制定符合自身发展的信息化财务管理制度，并严格按照制度开展工作，切实有效地发挥出信息化财务管理制度的作用，确保高效开展管理工作，在工作开展中取得较好的效果。

4.3 加强财务档案信息化管理工作人员的专业培训

事业单位需要加强对档案信息化管理工作人员的专业培训，使之专业素质不断提升，更好地为工作服务，以此促进财务档案管理工作效率的提升。事业单位可定期对财务档案管理工作人员进行考核，把考核结果纳入综合测评之中，以此鞭策档案管理工作人员不断完善自我，主动学习专业知识。另外，事业单位可以给财务档案管理人员提供学习机会，如与其他单位交流学习，或组织集中培训，或开展专业知识竞赛活动，激发财务档案管理工作人员的学习热情和工作热情，以此实现对财务档案信息化管理工作人员的培养，确保财务档案管理工作有序进行，保证事业单位各个项目正常运作。

4.4 加快档案信息化基础设施建设

信息技术的发展为加快档案信息化基础设施建设提供了便利条件，事业单位需要把信息技术充分地利用起来，建立完善的财务档案信息系统，通过强大的技术支撑保证网络办公环境安全，确保财务档案管理工作高效开展。事业单位需要充分保证网络条件能够满足工作需求，能够保证网络办公实现档案的归档、查阅、提取、修改、补充等活动进行，确保减轻财务档案管理人员的工作量，节省办公时间，提高管理效率，以便跟上信息化档案建设发展进程。因此，需要加快档案信息化基础设施建设，便于更好地保存档案资料，确保档案的完整真实性，以此提高事业单位财务档案管理工作的有效性。

5 结语

总而言之，在信息化时代背景下，信息技术的应用为加强事业单位财务档案管理创造了有利条件，以信息化建设带动了档案工作的规范化，能夠有效实现档案信息化管理，有助于提高事业单位财务档案管理工作水平，增强档案管理的实效性。事业单位需要积极应对困境，结合本单位的实际情况，通过多种途径，加强财务档案管理，保证高效地开展财务档案管理工作，并充分利用档案资料，发挥档案的价值作用，促进档案工作水平进一步提高。

（作者系山东省农业农村厅机关服务中心 助理会计师）

【参考文献】

[1]文建.探究行政事业单位专项资金的管理[J].财经界（学术版），2017（14）：55.

[2]张金艳.新时期行政事业单位强化专项资金管理探究[J].行政事业资产与财务，2016（3）：26+25.

[3]李玉辉.浅议大数据背景下加强事业单位财务管理的策略[J].中国商论，2018（24）：176-177.