PDCA循环在医院文书档案管理中的应用

刘英霞

【摘要】对医院文书档案管理的最佳方式是PDCA循环。本文主要分析了目前医院文书档案管理存在的不足，接着探讨如何将PDCA循环应用到医院文书档案管理工作中。

【关键词】PDCA循环;医院;文书档案管理;应用

医院文书档案管理工作是一项意义重大的工作，需要相关管理人员将公文内容转化为档案，记录重要时间，整合医院的人文事件，整理历史事迹等，并进行归纳总结，最后通过医院实践等方式向外部展现出来。其中对医院文书档案管理的最佳方式是PDCA循环，这种循环包含计划、执行、检查、处理等环节，这四个环节紧紧相连，能让档案管理更加多元、规范及制度化，能够使得医院文书档案管理工作更顺利。

一、现阶段医院文书档案管理存在的不足

（一）医院文书档案管理的制度不完善。作为医院评审关键的要素之一是医院的文书档案管理内容，因此需要提高档案管理质量，但是有些医院对相关文书档案管理工作的关注度不高，缺乏文书档案管理的意识，存在不规范的档案管理行为，导致这项工作凌乱无序，难以顺利开展。最主要的原因是缺乏规范标准的文书档案管理制度，使得医院各部门难以进行有效沟通，导致很多重要文件信息遗失，难以获得准确的档案信息。

（二）档案管理人员专业能力、综合素质能力不足。很多医院文书档案管理人员缺乏相应的专业能力，不懂得档案管理工作，有些是年龄较大的工作人员，不懂得如何利用信息化技术办理文书档案，存在文书档案整合及归纳不合理的行为。相关医院缺少对管理人员定时培训环节，导致文件管理知识不能按时更新，管制制度没有及时更新。此外，文书档案管理工作人员并不是固定的，存在着极大的调动，并且管理人员的专业性不够，甚至有些人员缺乏责任心，自我约束管理能力差，导致管理工作效率及质量差。

（三）医院文书档案管理投资力度不足，硬件设施差。很多医院办公条件较差，造成医院文书档案难以拥有独立的办公空间，主要原因是医院投资力度不足，导致文书档案管理相关设备不够，缺乏存储档案专用电脑，扫描机、打印设备等，硬件设施差，严重影响医院文书档案管理进度。

（四）医院文书档案管理信息化建设不足。现阶段，很多医院比较重视建设医院治疗体系的建设，却忽视了文书档案的建设，导致档案管理信息化建设不足，此外，医院管理人员自身的能力不足，信息操作水平差，自我管理能力不足，对信息化管理不熟练，导致信息录入不及时，档案管理不全面、不标准，导致很多文书档案遗失浪费，缺少科学完善的档案管理，难以发挥医院文书档案价值，工作效率低。

二、PDCA循环在医院文书档案管理中的应用

PDCA循环大致分为四个主要环节，包括计划（P）、执行（D）、检查（C）、行动（A），现如今很多管理项目都采用PDCA循环提高管理的效率和质量，这四个环节是密不可分的关系，不是一味地重复循环使用，而是在管理过程中如果发现问题，及时解决问题。若没有解决方案，之后再循环，最终解决问题，一环扣一环，相互促进，直至档案管理效率阶梯式上升。在医院文书档案管理中，PDCA循环主要应用部分如下：

（一）计划（Plan）环节。计划（P）环节一般是制定方针及明确文书管理质量目标环节，要想维持文书档案管理的正常运行工作，需要提前做好计划。因此需要做好以下几点计划：1.一般来说医院的文书管理工作能清晰反映出医院实际运行状况及整体管理情况，因此相关工作人员需要妥善保管文书材料，并对相关档案进行科学规范整理，最重要的是构建一套医院文书档案管理方针制度，使得文书档案能够有效收集管理，提高管理质量。2.制定文书档案管理流程，节约管理时间。医院文书档案内容很多，需要长时间的收集、归档文书，针对这个问题，首先，需要制定归档方案，需要考虑档案的自身特征，明确档案整理目标，根据档案的差异性，提高医院科室之间的沟通交流，明确各科室的特点，合理制定归档范围，制定合理的归档方案。其次，需要根据具体目标方针，收集文书档案，在整个收集过程中，相关的工作人员需要明确自身的责任，持有认真严谨的态度，严格分类、统计、总结，确保文书资料的完整性。最后需要合理分类各个科室的文书档案，明确分类，区分各个科室的实际情况，做好年度规划，将各科室人员的合同协议、医院重大会议记录、年度综合以及工作规划内容进行分类总结，以便提高文书档案管理工作质量。3.需要完善制度流程、规范使用，满足文书档案管理需求，利用信息化技术，实现自动化的档案管理，提高工作效率。

（二）执行（Do）环节。一般执行环节主要是针对计划环节展开执行任务。首先，年度计划任务制定。医院文书管理人员需要严格制定的计划，并及时向上级反馈工作进展。在相应的时间段完成医院年度归档任务，分类总结归档信息，防止信息的遗漏，提高文书档案管理的效率。其次，需要开展文书档案管理培训工作，改变传统意识，增强管理人员的责任感，明确医院明确文书档案的价值。其次，医院需要引进文书档案管理人才，招聘专业性人才，之后通过专业培训、学习后，正式上岗，提高管理人员的综合素质及专业水平能力。另外，还需要形成信息化管理制度，医院需要重视文书管理环节，增强硬件设施，例如扫描仪、打印机、计算机等，提高文书档案管理的效率，及时增加信息。最后，需要打造一支医院文书档案管理人才队伍，定时开展集中学习培训，提高管理水平，让相关人员能够应对突发事件，保证文书档案的完整性和精确性。

（三）检查（Check）环节。检查（Check）环节主要针对执行环节内容进行监督检查。档案管理人员需要针对制定细节、归档情况、文书管理制度进行监督检查，检查计划环节的年度完成情况，检查执行过程进度，检查完成的、未完成的和正在进行的项目的情况。在这个环节需要及时发现执行环节中存在的问题，并且及时根据医院实际情况，进行改善文书档案管理制度，改善不合适的管理行为，及时解决问题，监督检查整改方案是否可行，并对管理环节中存在不足之处进行不定时抽检，进而提高文书档案管理的质量。

（四）行动（Action）环节。行动（Action）环节主要是分析检查环节的可行性和有效性。需要定期开展文书档案管理人员的考核工作，针对检查和行动环节存在的问题，根据问题的来源进行系統分析，最后找到有效的改进措施。例如找到文件档案的遗漏、错误、拖延等情况，及时分析其不足之处，采取有效措施改善这些不足。让档案管理工作更加规范、标准。此外，医院文书档案管理人员需要及时做好实践相关方面的总结，使得整个档案管理工作能顺利进入下一循环中，提高文书档案管理的整体质量。

三、结束语

推动医院文书档案管理工作顺利进行的有效原理是PDCA循环，这个原理能有效提高管理水平，促进医院文书管理朝着更规范的方向进行。医院相关领导需要足够重视文书档案管理工作，提高基础硬件设施，通过PDCA循环完善档案管理工作质量，提高档案办理效率，同时档案管理工作人员还需要不断实践，找出PDCA循环在档案管理中存在的不足之处，采取不同的措施去改进不足，促进医院文书档案管理工作不断发展。

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